Ajaib.co.id – Komunikasi bisnis adalah istilah yang kerap disebutkan ketika belajar lebih jauh soal dunia bisnis. Namun memahami definisinya saja tidak cukup jika tidak diimbangi dengan penguasaan tekniknya. Komunikasi bisnis memang sangat penting untuk perkembangan usaha yang kamu jalankan bukan hanya soal bertukar informasi saja.
Para ahli menjelaskan pengertian komunikasi bisnis dalam berbagai versi. Menurut Djoko Purwanto dalam buku Komunikasi Bisnis, ini adalah komunikasi yang dipakai di dalam dunia bisnis yang termasuk berbagai macam bentuk komunikasi. Bentuknya bisa komunikasi verbal maupun komunikasi non-verbal untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Sedangkan Katz, ahli dari Amerika Serikat, menguraikan pengertian komunikasi bisnis adalah aktivitas pertukaran ide, pesan, dan konsep yang berhubungan dengan pencapaian sejumlah target komersil. Berbagai definis yang ada menjelaskan bahwa proses menyampaikan pesan selalu dengan motif tertentu khususnya dalam hal pencapan target bisnis.
Komunikasi Bisnis Adalah Pertukaran Informasi Bisnis, Hanya Itu?
Secara umum, kita bisa menjelaskan jika komunikasi bisnis adalah kegiatan yang meliputi pengiriman dan penerimaan pesan-pesan di antara dua orang, kelompok kecil, atau dalam satu lingkungan atau lebih dengan tujuan untuk memengaruhi perilaku di dalam suatu organisasi.
Selain memengaruhi perilaku dalam suatu organisasi, komunikasi bisnis tentunya diarahkan untuk mencapai tujuan bisnis atau komersial. Di dalamnya, ada berbagai macam unsur, bentuk, dan fungsinya masing-masing.
Komunikasi bisni syang efektif jelas adalah kunci keberhasilan usaha yang kamu jalankan. Misalnya di lingkup internal, komunikasi yang baik akan meningkatkan kinerja baik staf maupun atasan. Sedangkan di lingkup eksternal, penerapannya yang tepat akan meningkatkan laba, memperluas jaringan dan masih banyak lagi tujuan komunikasi bisnis lainnya.
Namun jika bicara soal tujuan dari komunikasi bisnis, ada beberapa poin yang bisa kita garisbawahi.
Unsur dalam Praktik Komunikasi Bisnis
Unsur dalam komunikasi secara umur bisa diuraikan sebagai pesan, media, efek, komunikator dan komunikan. Jika ditarik dalam konteks bisnis maka komunikasi bisnis, baik verbal maupun non verbal, memiliki tambahan unsur tertentu. Berikut ini adalah unsur-unsur komunikasi bisnis antara lain:
- Tujuan. Komunikasi memiliki tujuan yang telah ditentukan dan sejalan dengan tujuan organisasi.
- Pertukaran. Komunikasi melibatkan setidaknya dua orang atau lebih.
- Berisi informasi, gagasan, opini, atau instruksi. Isi dalam komunikasi dapat beragam sesuai situasi dan kondisi.
- Menggunakan saluran personal atau impersonal. Komunikasi dapat dilakukan dengan tatap muka atau menggunakan media.
- Memakai simbol atau sinyal. Ini adalah metode atau alat yang digunakan untuk berkomunikasi sehingga pesan dapat dipahami.
- Pencapaian target atau tujuan. Target atau tujuan telah ditetapkan sebelumnya dalam organisasi.
Komunikasi bisnis sendiri bertujuan untuk memberikan informasi (informing), melakukan persuasi (persuading), dan melakukan kolaborasi (collaborating). Seperti halnya komunikasi pada umumnya, komunikasi ini pun berbentuk verbal (lisan) dan nonverbal.
Tujuan Komunikasi Bisnis
Komunikasi bisnis bisa dijabatkan menjadi berbagai hal tergantung dengan penerapannya. Namun para ahli membagi tujuan komunikasi bisnis menjadi 3 hal antara lain memberi informasi (informing), melakukan persuasi (persuading), dan melakukan kolaborasi (collaborating).
- Memberi Informasi (informing)
Sama seperti komunikasi pada umumnya, tujuan komunikasi adalah memberikan informasi kepada lawan bicaranya. Dalam hal ini, informasi yang diberikan berkaitan dengan dunia bisnis. Contoh komunikasi bisnis untuk tujuan ini adalah adanya lowongan pekerjaan yang dipasang di sosial media, surat kabar, dan situs resmi perusahaan.
Setiap media yang dipilih untuk berkomunikasi ini biasanya ada kaitannya dengan tujuan dari informing itu sendiri. Misalnya saja menggaet lebih banyak talenta muda dengan menyampaikan pemberitahuan via sosial media.
- Melakukan Persuasi (persuading)
Tujuan kedua dari komunikasi bisnis ini erat kaitannya dengan unsur marketing dan promosi. Tujuan untuk melakukan persuasi dilakukan agar pihak lain mendapatkan pemahaman yang beaik dan benar sesuai dengan keinginan pihak pertama.
Hal ini sering dilakukan terutama yang berkaitan dengan negoisasi antara seseorang dengan orang lain dalam bisnis. Untuk dapat memperoleh hasil yang optimal dalam bernegosiasi, setiap pihak perlu memahami prinsip win-win solution. Ada pula proses marketing dengan tujuan untuk menyakinkan pihak lain melakukan pembelian.
- Melakukan Kolaborasi (collaborating)
Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Melalui jalinan komunikasi bisnis, seseorang dapat dengan mudah melakukan kerjasama bisnis baik antara perusahaan dosmetik maupun dengan perusahaan asing.
Komunikasi bisnis ini belakangan semakin efektif dengan adanya email, internet, dan telekonferensi. Teknologi komunikasi tersebut sangat penting artinya dalam memperat kerjasama dalam dunia bisnis. Saat ini kerjasama antar perusahaan di berbagai belahan dunia relatif mudah dilakukan seiring dengan semakin pesatnya kemajuan teknologi komunikasi dewasa ini.
Teknik dalam Komunikasi Bisnis
Untuk mendapatkan hasil yang sesuai dengan yang diinginkan, kamu perlu menerapkan teknik tertentu dalam komunikasi bisnis. Teknik tersebut diterapkan untuk memastikan isi dari pesan yang kamu sampai diterima oleh pihak lainnya.
Tentunya tidak semua orang bisa menguasai teknik komunikasi bisnis ini. Hanya saja, ada baiknya kamu mempelajari berbagai jenis yang ada agar hasil yang diinginkan tercapai. Ada3 teknik utama yang kerap digunakan oleh banyak orang antara lain:
- Teknik komunikasi verbal
Teknik ini digunakan untuk mendiskusikan sebuah gagasan atau ide, mengekspresikan opini, menjawab pesanan dan pendengar yang baik. Komunikasi verbal yang efektif yaitu tentang pesan yang disampaikan dapat diterima dan berani untuk mendapat sanggahan atau tanggapan terhadap pesan yang telah disampaikan.
Kunci dari komunikasi verbal adalah pengolahan nada suara dan ekspresi wajah ketika menyampaikan pesan secara face to face. Kini dengan kemajuan teknologi yang ada, komunikasi dengan telpon semakin kerap diterapkan. Dengan metode ini maka yang menjadi andalan adalah pengolahan nada suara.
Berikut ini beberapa kegiatan yang membutuhkan komunikasi secara verbal:
- Rapat
- Telepon resmi
- Meeting proyek
- Presentasi
- Teknik Komunikasi non-verbal
Menurut data laporan psikologi komunikasi bahwa lebih dari 90% pesan disampaikan melalui komunikasi non-verbal, yaitu 55% bahasa tubuh, 38% nada bicara, dan 7% adalah kata yang disampaikan, data ini menunjukkan bahwa bahasa tubuh adalah hal penting ketika berinteraksi dengan rekan bisnis.
Berkomunikasi menggunakan bahasa tubuh termasuk gerakan, gestur, dan postur, dan kontak mata merupakan hal penting dalam aspek komunikasi non-verbal. Kontak mata menunjukkan apakah kamu tertarik dengan apa yang di bicarakan dan di dengarkan, tetap menjaga durasi selama kontak mata, karena jika terlalu lama bisa menimbulkan arti agresivitas.
Sedangkan jika terlalu sebentar bisa menimbulkan arti kalau pembicaraan yang sedang terjadi kurang menarik. Dan masih banyak lagi komunikasi non-verbal dari gestur tubuh lainnya.
- Komunikasi tertulis
Email adalah salah satu contoh komunikasi tertulis paling mudah ditemui dalam praktik komunikasi bisnis belakangan ini. Kebanyakan perusahaan menggunakan email atau media pesan elektronik lainnya untuk berkomunikasi dengan timnya. Cara ini dianggap efisien namun tetap profesional.
Meskipun email tampil lebih santai daripada surat biasa, email masih memiliki bobot yang sama tergantung bagaimana kamu menyampaikannya dan perusahaanmu rasakan. Hanya saja, ada hal-hal yang harus dipertimbangkan ketika berkomunikasi secara tertulis misalnya saja seperti:
- Audience
Pikirkan tentang target audience yang akan membaca emailmu sebelum kamu kirim. Mengetahui audience akan membantumu untuk menambah nada pesanmu agar pesanmu lebih efektif.
- Formalitas
Tingkat formalitas harus mengikuti sesuai dengan tingkat audience kamu, misalnya surat bisnis maka harus ditulis secara formal daripada email dengan teman atau keluarga. Kamu juga harus mempertimbangkan pemformatan dalam menulis email, karena hal tersebut menentukan jenis formalitasnya.
- Gaya
Jenis gaya yang kamu gunakan dalam komunikasi tertulis tergantung keinginan yang kamu gunakan. Misalnya, email harus sesingkat mungkin.
Bentuk komunikasi baik secara tertulis, verbal maupun non verbal akan sangat efektif untuk pengembangan usahamu. Namun dengan catatan bahwa aplikasinya sesuai dengan kaidah yang berlaku. Perbedaan kondisi juga mempengaruhi hasil maupun teknik komunikasi bisnis yang digunakan.
Efektivitas dan Kendala Dalam Praktik Komunikasi Bisnis
Komunikasi bisnis yang berhasil adalah komunikasi yang efektif. Namun tidak semua orang bisa menerapkan komunikasi bisnis yang efektif. Efektivitas komunikasi bisnis dipengaruhi oleh hal-hal berikut ini:
1. Persepsi
Pemberi pesan harus dapat memprediksi lewat berbagai persepsi, apakah pesan dapat tersampaikan dengan baik.
2. Keberhasilan teknologi informasi
Komunikasi akan sukses jika didukung dengan keberadaan teknologi informasi dan komunikasi yang dapat diandalkan, termasuk untuk data internal perusahaan, rekrutmen, promosi produk, dan publikasi perusahaan.
3. Ketepatan
Komunikasi harus disampaikan dengan tepat mengingat penerima pesan memiliki kerangka berpikir yang berbeda-beda.
4. Kredibilitas
Pemberi pesan harus menunjukkan bahwa pihaknya dapat dipercaya sehingga dapat memperoleh kepercayaan dari pihak lain.
5. Pengendalian
Penerima pesan sangat mungkin memberikan tanggapan. Di sinilah pemberi pesan harus dapat mengendalikan tanggapan yang datang.
6. Kecocokan
Kepercayaan dan hubungan baik antar pihak wajib dijaga. Di sinilah komunikasi akan berjalan dengan efektif. Komunikasi bisnis pun dapat mengalami kendala, misalnya struktur komunikasi yang buruk. Struktur komunikasi yang baik, misal dalam pidato atau surat akan terdiri atas pembukaan, isi, dan penutup.
Kendala selanjutnya adalah penyampaian yang lemah sehingga tampak tidak meyakinkan dan tidak kredibel. Penggunaan media yang salah juga bisa jadi kendala, sama halnya seperti salah audiens. Penggunaan media komunikasi sudah seharusnya disesuaikan dengan audiens. Perhatikan juga, jangan sampai ada lingkungan yang mengganggu.
Komunikasi bisnis adalah kunci kesuksesan usaha yang kamu rintis. Selain membangun kondisi internal yang kondusif, efeknya di sektor eksternal juga sangat banyak. Karena itu, pastikan kamu menerapkan komunikasi bisnis yang efektif dan efisien khususnya dengan bantuan teknologi saat ini.
Ajaib merupakan aplikasi investasi reksa dana online yang telah mendapat izin dari OJK, dan didukung oleh SoftBank. Investasi reksa dana bisa memiliki tingkat pengembalian hingga berkali-kali lipat dibanding dengan tabungan bank, dan merupakan instrumen investasi yang tepat bagi pemula. Bebas setor-tarik kapan saja, Ajaib memungkinkan penggunanya untuk berinvestasi sesuai dengan tujuan finansial mereka. Download Ajaib sekarang.
