Ajaib.co.id – Skill administrasi adalah salah satu kemampuan yang harus kita miliki termasuk pula membuat surat permohonan izin. Bisa dikatakan dokumen ini sangat penting dan dibutuhkan bukan hanya di dunia kerja namun juga kehidupan sehari-hari. Khususnya ketika kamu membutuhkan izin untuk melakukan acara, kegiatan atau aktivitas tertentu.
Pada praktiknya, kita sudah dihadapkan keharusan untuk membuat surat izin sejak masih sekolah. Misalnya saja panitia pelaksana acara pentas seni SMA yang harus memohon izin untuk acaranya. Bukan hanya kepada pihak sekolah, banyak pula yang mengajukan izin pada orang tua biasanya kaitannya dengan pendanaan.
Ketika masih duduk di bangku sekolah, membuat surat permohonan izin memang terasa sulit sekali. Namun kemampuan ini sangat berguna sampai tahun-tahun mendatang. Bukan hanya mengajukan izin untuj acara yang sifatnya hura-hura namun juga kegiatan yang berkaitan dengan pekerjaan yang kamu lakukan.
Terlebih lagi jika kamu menjadi pengusaha maka izin adalah hal yang amat penting. Dalam proses untuk mendapatkannya kemudian diperlukan surat izin. Sayangnya banyak orang yang tidak menyadari kebutuhan ini sehingga kelabakan ketika tiba masanya dibutuhkan.
Surat Permohonan Izin, Diperlukan Untuk Berbagai Aspek Kehidupan
Ketika hendak mengadakan acara tersebut atau mendirikan usaha maka kita perlu mengajukan izin, sesuai dengan regulasi yang berlaku. Hal ini sendiri sudah jadi aturan main di mana saja dan kebutuhan apapun. Karena itu, membuat surat permohonan izin memang skill yang setidaknya harus dipahami.
Dalam dunia kerja, membuat surat permohonan izin adalah hal biasa. Meski demikian, hal itu terkadang membuat kamu bingung harus mulai kalimat dari mana. Membuat surat resmi tak sesulit yang dipikirkan, kok. Kami punya langkah-langkah membuat surat permohonan izin yang bisa diaplikasikan ke semua hal.
Misal permohonan beasiswa, permohonan meminjam alat, cuti tahunan, pindah divisi, penggantian alat, dan lainnya. Dengan catatan, kamu harus mengganti tujuan, spesifikasi permohonan, dan waktu. Sesuaikan dengan kebutuhanmu dan izin yang perlu kamu kantongi.
Meski demikian, ada sejumlah aspek yang harus dipegang ketika menyusun surat permohonan izin antara lain:
Bahasa
Salah satu hal penting yang harus diperhatikan dalam membuat surat permohonan ini adalah bahasa yang digunakan. Untuk surat permohonan izin sebaiknya formal dan sesuai kaidah Bahasa Indonesia yang baik dan benar. Tak menutup kemungkinan, kamu menggunakan Bahasa Inggris jika memang situasinya menuntut demikian.
Namun pada intinya kamu harus menggunakan bahasa formal. Karena kamu berada di dalam lingkungan yang menerapkan sikap profesional, saling menghargai, dan organisasi kerja terstruktur. Penggunaan bahasa yang formal juga menunjukkan sikap serius atas pengajuan izin tersebut.
Jangan sekali-kali menggunakan bahasa gaul atau bahasa lisan biasa. Bisa dipastikan kamu tak aka memperoleh izin yang diperlukan jika memang demikian.
Hal awal
Untuk mengawali surat, kamu harus menulis keterangan tanggal dan perihal atau hal yang diinginkan. Tujuannya agar pihak penerima surat tersebut langsung paham dengan inti maksud surat yang kamu layangkan. Lalu tulis pihak tujuan untuk memastikan suratmu disampaikan kepada pihak yang tepat. Khususnya jika kamu mengajukan surat kepada suatu instansi tertentu. Cobalah lebih spesifik misalnya pada bidang atau seksi tertent. Contohnya:
Perihal: Izin Meminjam Sound System Kantor
Kepada Yth:
Ibu Rahma
General Affairs Manager
di Kantor
Salam
Sampaikan salam sapa kepada pihak yang kamu tuju. Ucapan salam ini mengawali kalimat pembuka sebuah surat. Misalnya: Selamat Pagi, Salam Sejahtera, dan lainnya. Kamu juga bisa menambahkan salam yang bersifat keagamaan jika memang yang dituju merupakan instansi agama. Namun untuk lebih aman dan netral, salam yang sifatnya nasional sudah amat memadai.
Kalimat pembuka
Setelah salam, kamu harus membuat kalimat pembuka yang memperkenal diri dan menyampaikan maksud meminjam barang. Pastikan penjelasanmu mudah dipahami agar penerima surat izin tersebut bisa mengidentifikasi dengan cepat. Misalnya: Perkenalkan, saya, Mahendra Aditya, mewakili divisi Marketing and Communication, ingin mengajukan permohonan izin meminjam sound system untuk acara di luar.
Kalimat yang singkat dan ringkas tersebut akan membuat maksudmu mudah dipahami. Dengan demikian, pihak yang terkait juga bisa cepat merespon permintaanmu itu.
Detail tujuan
Sampaikan tujuan meminjam barang secara detail. Supaya pihak yang bertanggung jawab menyimpan barang mengetahui kegiatan dan bisa mengantisipasi barang agar tidak rusak. Misalnya: Sound system akan digunakan selama dua hari untuk menunjang promosi produk AAA, digunakan oleh MC. Sound system akan diletakkan di booth kantor di arena Festival Jajanan Pasar, yang berlokasi di Parkir Timur Senayan, Jakarta.
Jika ada informasi tambahan, jelaskan di paragraf selanjutnya. Misal: Kami memerlukan sound system pada 26-27 Oktober 2019, minggu ini. Jika Ibu Rahma berkenan, bisakah kami membawa barang tersebut pada hari Jumat, 25 Oktober? Jika memungkinkan kami akan membawanya sekitar pukul 17.00. Hal ini dilakukan untuk persiapan acara.
Terima kasih
Paragraf terakhir, jangan lupa untuk mengucapkan terima kasih. Misal: Demikian permohonan izin yang kami sampaikan. Atas perhatian Ibu Rahma, saya ucapkan terima kasih. Hal ini merupakan bagian dari asepk sopan santun. Meskipun berkomunikasi lewat tulisan, tata krama harus tetap dipertahankan agar tetap terjaga dengan baik.
Mengetahui atasan
Surat permohonan izin ini dapat digunakan dalam bentuk berkas (diketik di kertas dan mencetaknya) dan email. Jika surat berbentuk kertas, harap cantumkan ‘Mengetahui’ atasan divisimu. Letakkan hal ‘Mengetahui’ di bawah ‘Perihal’. Kalau surat di email, ketik alamat email atasan pada kolom CC (Carbon Copy).
Agar ia mengetahui kegiatanmu dan ia bisa membantu jika kamu mengalami kesulitan dalam kegiatan tersebut. Bisa pula menyeratkan dokumen lainnya sebagai pendukung. Misalnya saja foto copy proposal kegiatan atau misalnya surat pengantar yang sesuai. Tujuannya sebagai pendukung dari permintaan izin yang kamu ajukan.
Jika sering membuat surat permohonan izin, kamu dengan mudah membuat surat resmi yang lain. Langkah-langkah di atas bisa kamu jadikan patokan dalam menulis surat resmi. Dan untuk kalimat, tentu kamu harus disesuaikan dengan tujuannya.
Contoh surat izin peminjaman alat
Jakarta, 21 Oktober 2019
Perihal: Izin Meminjam Sound System Kantor
Kepada Yth:
Ibu Rahma
General Affairs Manager
di Kantor
Selamat pagi,
Perkenalkan, saya, Mahendra Aditya, mewakili divisi Marketing and Communication, dalam surar permohonan ini saya bermaksud untuk meminjam sound system untuk acara di luar.
Sound system akan digunakan selama dua hari untuk menunjang promosi produk AAA, digunakan oleh MC. Sound system akan diletakkan di booth kantor di arena Festival Jajanan Pasar, yang berlokasi di Parkir Timur Senayan, Jakarta.
Kami memerlukan sound system pada 26-27 Oktober 2019, minggu ini. Jika Ibu Rahma berkenan, bisakah kami membawa barang tersebut pada hari Jumat, 25 Oktober? Jika memungkinkan kami akan membawanya sekitar pukul 17.00.
Demikian permohonan izin yang kami sampaikan. Atas perhatian Ibu Rahma, saya ucapkan terima kasih.
Salam,
Mahendra Aditya
Marcom Activation Marketing and Communication
Itulah poin penting yang harus kamu perhatikan ketika ingin membuat surat permohonan izin. Dengan mengetahui contoh dan poin di atas, diharapkan kamu bisa melakukan permohonan izin dengan baik dan dengan cara formal. Ini tentu bisa membantu kamu terlihat profesional bukan?
Surat Izin Usaha Dagang, Bekal Paling Dasar Bagi Pengusaha
Menjadi seorang pengusaha memang membutuhkan ide dan modal. Namun hal lain yang juga diperlukan ialah administrasi berupa surat izin. Peraturan yang berlaku di Indonesia sendiri menetapkan perlunya Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) untuk usaha yang dijalankan agar dicatat sebagai sesuatu yang legal.
Ini adalah surat izin untuk dapat melaksanakan kegiatan perdagangan yang wajib dimiliki oleh perusahaan maupun badan usaha dan juga perorangan yang akan mendirikan usaha dagang agar keberadaan kegiatan usaha bisa mendapatkan izin untuk menjalankan bisnis perdagangan. Untuk membuat SIUP, kamu tidak perlu menunggu bisnis kamu besar, karena dokumen ini juga bisa dibuat untuk bisnis mikro dengan pendapatan lebih atau sama dengan Rp50 juta.
SIUP sendiri dikeluarkan oleh pemerintah berdasarkan domisili pemilik atau penanggung jawab perusahaan. Untuk perusahaan kecil dan menengah, SIUP dikeluarkan Kepala Kantor Perindustrian dan Perdagangan Tingkat II atas nama menteri. Sedangkan, SIUP perusahaan besar dikeluarkan Kepala Kantor Perindustrian dan Perdagangan Daerah Tingkat I atas nama Menteri.
Surat permohonan izin usaha ini memang pada faktanya tidak dimiliki oleh semua pengusaha. Namun ada baiknya kamu memilikinya agar semua urusannmu aman dan lancar di kemudian hari. Membuatnya juga tidak sulit kok asalkan kamu memenuhi syaratnya. Prosedur yang harus dilakukan juga mudah.
Persyaratan Administrasi Pembuatan Izin Usaha
Sebelum mengurus pembuatan SIUP, kamu harus terlebih dahulu mempersiapkan dokumen-dokumen tertentu sebagai syarat administrasi. Persyaratan administrasi untuk pembuatan SIUP ini dibedakan berdasarkan jenis atau bentuk usaha yang kamu jalankan. Contohnya untuk Perseroan Terbatas (PT):
a. Fotokopi Kartu kamu Penduduk (KTP) Direktur Utama atau Penanggung Jawab Perusahaan atau pemegang sahamnya
b. Fotokopi Kartu Keluarga (KK) jika penanggung jawabnya perempuan
c. Fotokopi NPWP
d. Surat Keterangan Domisili atau SITU
e. Fotokopi Akta Pendirian PT yang telah disahkan oleh Menteri Hukum dan HAM.
f. Fotokopi Surat Keputusan Pengesahan Badan Hukum oleh Menteri Hukum dan HAM
g. Surat Izin Gangguan (HO)
h. Izin Prinsip
i. Neraca perusahaan
j. Pas Foto Direktur Utama/Penanggung Jawab atau pemilik perusahaan dengan ukuran 4 x 6 (2 lembar)
k. Materai Rp6.000
l. Izin teknis dari instansi terkait jika diminta
Prosedur Pembuatan yang Harus Dijalani
Setelah seluruh berkas dan dokumen persyaratan administrasi sudah kamu siapkan, kamu hanya perlu mengikuti langkah-langkah prosedur pembuatan Surat Izin Usaha Perdagangan seperti berikut ini.
a. Mengambil formulir pendaftaran atau surat permohonan di Kantor Dinas Perdagangan
kamu sebagai pemilik perusahaan bisa datang langsung ke Kantor Dinas Perdagangan atau Kantor Pelayanan Perizinan setempat. Jika kamu sibuk atau berhalangan, kamu bisa mengurusnya melalui orang yang sudah kamu beri kuasa.
b. Formulir pendaftaran diisi dan ditandatangani
Formulir pendaftaran atau surat permohonan bisa kamu dapatkan secara langsung melalui Kantor Dinas Perdagangan. Silakan kamu isi dengan benar dan lengkap, kemudian ditanda tangani di atas materai Rp6.000 oleh Pemilik/Direktur Utama/Penanggung Jawab perusahaan. Formulir yang sudah diisi secara lengkap, kemudian difotokopi sebanyak 2 rangkap dan digabung dengan berkas persyaratan administrasi yang sudah dijelaskan di atas.
c. Membayar tarif pembuatan SIUP
Tarif pembuatan SIUP ini berbeda-beda untuk setiap kotamadya/kabupaten, dan diatur oleh Peraturan Daerah di masing-masing wilayah.
d. Pengambilan SIUP
Waktu menunggu jadinya SIUP biasanya sekitar dua minggu. Nanti setelah SIUP kamu jadi, kamu akan dihubungi oleh petugas dan kamu bisa datang ke kantor tempat kamu mengurus SIUP tersebut untuk mengambilnya.
Terbiasa membuat surat permohonan izin adalah kebiasaan yang baik dan bermanfaat hingga di dunia kerja. Bermula dari acara kecil-kecilan di sekolah kemudian menjadikan kamu terbiasa melakukan semuanya dengan legal dan sesuai koridor. Jadi, kata siapa mengajukan izin itu susah?
