Ajaib.co.id – Electronic budgeting (e-budgeting) adalah bagian penting dalam aktivitas terkait keuangan dalam perusahaan, terutama saat menyusun anggaran. Meski begitu, e-budgeting memiliki sejumlah kelebihan dan kekurangan yang perlu diperhatikan.
E-budgeting mulai dikenal luas seiring perkembangan teknologi informasi berbasis digital. Khusus terkait pemerintahan, konsep e-budgeting dapat menjawab kebutuhan terhadap transparansi dan akuntabilitas.
Apa itu e-budgeting?
Secara sederhana, pengertian e-budgeting adalah sistem keuangan yang dilakukan secara online. E-budgeting kerap disebut juga sebagai suatu anggaran yang disusun secara digital, baik itu berupa web-based, aplikasi, atau sejenisnya.
E-budgeting mencakup seluruh bentuk dokumentasi keuangan milik perusahaan, organisasi, institusi, lembaga negara, atau entitas lainnya. Siapa saja yang mempunyai keperluan atau akses dapat melihat e-budgeting.
Dalam konteks pemerintahan, e-budgeting dinilai sebagai wujud transparansi dan akuntabilitas bahwa institusi negara telah menyusun anggaran sesuai norma hukum dan etika yang wajar.
Pada praktiknya, e-budgeting dapat disusun berdasarkan dua jangka waktu berbeda, yakni budget taktis dan budget strategis.
Budget strategis
Anggaran yang disusun dengan memerlukan waktu lebih dari satu tahun.
Budget taktis
Anggaran yang disusun dan berlaku untuk masa waktu satu tahun atau kurang.
Suatu perusahaan atau institusi yang menerapkan e-budgeting sebaiknya membentuk tim khusus yang di dalamnya minimal terdapat orang yang paham akan dunia teknologi informasi serta keuangan.
Cara lainnya adalah tim atau divisi teknologi informasi mengadakan semacam pelatihan kepada bagian keuangan untuk menjalankan e-budgeting.
Baca Juga: 7 Cara Mengelola Keuangan Usaha yang Efektif
Kelebihan e-budgeting
Keebihan e-budgeting adalah sebagai berikut:
1. Menjaga akuntabilitas publik
Penerapan e-budgeting berarti menawarkan transparansi. Transparansi ini nantinya dapat mendukung akuntabilitas. Akuntabilitas sangat penting bagi institusi negara maupun perusahaan publik. Institusi negara atau perusahaan publik akan merasa pekerjaan mereka, khususnya terkait anggaran, diperhatikan oleh pihak internal maupun eksternal.
2. Menekan risiko korupsi
Transparansi dan akuntabilitas yang terwujud juga dapat menekan atau meminimalisir potensi terjadinya praktik korupsi. Pengawasan oleh banyak pihak dapat membuat oknum yang berniat korupsi untuk memikirkannya kembali.
Selain pengawasan, e-budgeting yang berbasis digital juga memiliki tingkat kesulitan lebih tinggi untuk dimanipulasi. Jika ada perubahan angka yang tidak wajar dalam e-budgeting, maka akan lebih mudah untuk diketahui publik.
3. Dokumentasi data lebih efektif
Data e-budgeting dapat tersimpan lebih rapi, teratur, dan bertahan lama. Sebelum adanya e-budgeting, penyimpanan berkas-berkas anggaran memerlukan ruang penyimpanan fisik yang cukup luas.
Tambah pula, pencarian berkas-berkas lama berpotensi menyita waktu cukup banyak. Sebaliknya, media penyimpanan e-budgeting tak berbentuk fisik, melainkan file digital.
Pencarian file-file lama pun tak lagi menyita waktu banyak. Media penyimpanan data e-budgeting pun bisa diperbanyak, misalnya dengan menyimpannya di cloud computing atau server khusus.
4. Mempermudah evaluasi
Performa bagian atau keseluruhan perusahaan perlu dievaluasi. Evaluasi ini biasanya dikaitkan dengan anggaran yang telah tersusun.
Terkadang, evaluasi tersebut memerlukan waktu yang lama. Hal ini berpotensi tak ditemui pada e-budgeting. Performa setiap departemen akan bisa dilihat dengan sistem e-budgeting dalam waktu relatif cepat bahkan real-time. Evaluasi pun menjadi lebih efisien dan akurat.
5. Ramah lingkungan
Sebelum e-budgeting diterapkan, penyusunan anggaran menggunakan media kertas. Jumlah kertas yang terpakai bisa bertumpuk-tumpuk. Belum lagi bila terdapat kesalahan penyusunan anggaran. Maka, jumlah kertas yang terpakai bisa bertambah lebih banyak lagi.
Sebaliknya, penyusunan e-budgeting tak lagi memerlukan kertas karena telah berbasis digital. Dengan kata lain, e-budgeting bersifat paperless. Kesimpulannya, e-budgeting lebih ramah linkungan.
6. Menekan biaya operasional
Masih terkait ramah lingkungan, penggunaan kertas tentu memerlukan dana. Dana yang dikeluarkan bisa bertambah seiring meningkatnya jumlah kertas yang terpakai.
Tambah pula, tinta printer yang digunakan untuk mencetak anggaran di atas kertas-kertas. Biaya pemeliharaan printer dan perangkat lainnya juga perlu disiapkan oleh perusahaan atau institusi.
Penerapan e-budgeting tak lagi memerlukan dana untuk keperluan tersebut. Jadi, e-budgeting mampu menekan biaya operasional.
7. Meminimalisir human error
Anggaran yang disusun manual memiliki potensi kesalahan yang bersumber dari pihak yang menyusunnya. Kurang teliti, letih, atau faktor-faktor lain bisa menjadi penyebabnya.
Kesalahan yang bersifat human error ini bisa diminimalisir melalui e-budgeting. Perhitungan anggaran yang sebagian bersifat otomatis dapat mencegah terjadinya human error.
Baca Juga: Cash Ratio Adalah: Pengertian Hingga Cara Hitung
Kekurangan e-budgeting
Selain kelebihan, e-budgeting juga tak luput dari berbagai kekurangan, yakni
1. Tak kebal dari serangan kejahatan siber
E-budgeting tak kebal dari berbagai serangan kejahatan siber, seperti hacking atau peretasan. E-budgeting juga rentan terhadap kebocoran data oleh oknum tak bertanggung jawab.
Kalau data tersebut bersifat rahasia, tentu bisa merugikan pihak yang menerapkan e-budgeting. Kondisi ini diperparah dengan masih belum disahkannya Undang-Undang yang mengatur perlindungan data pribadi di Indonesia.
Oleh sebab itu, perusahaan atau institusi yang menyelenggarakan e-budgeting harus memperketat aspek keamanan siber. Menempatkan orang yang kompeten di bidang keamanan internet adalah langkah bagus.
Namun, itu belum tentu cukup. Pelatihan berkala, khususnya keamanan siber, juga diperlukan karena kemajuan teknologi yang pesat harus diiringi dengan perkembangan kemampuan individu yang mengoperasikannya.
2. Perlu pengamanan ekstra dari virus
Virus yang menjalar melalui jejaring internet juga patut diwaspadai. Serangan virus bisa terjadi karena adanya aktivitas penggunaan internet, browsing, atau men-download data yang sebelumnya memang sudah terdapat virus.
Dampak serangan virus bisa serius, seperti merusak sistem, menghapus data hingga menghilangkan seluruh laporan yang terdapat di dalam e-budgeting. Belum lagi virus tersebut dapat menyerang ke sistem informasi lain dalam perusahaan.
Maka, penting untuk menggunakan antivirus yang baik. Tak kalah penting adalah menggandakan data sebagai cadangan untuk antisipasi.
