Bisnis & Kerja Sampingan, Dunia Kerja

Simak! Fungsi dan Jenis Invoice Adalah Seperti Ini

invoice adalah

Ajaib.co.id – Kamu mungkin pernah mendengar istilah invoice dalam keseharian kamu sebagai pekerja. Lalu secara sekilas, kamu mengerti bahwa invoice adalah penagihan. Lalu apa sebenarnya arti invoice? Invoice adalah sebuah dokumen penagihan yang berisi detail produk. Bisa dimaknai juga bahwa sebagai sebuah faktur yang berasal dari perusahaan dagang ataupun jasa sebagai bukti penagihan resmi dalam jejaring bisnis.

Dari penjelasan di atas, dapat disimpulkan juga bahwa invoice adalah penagihan yang berisikan detail produk / barang yang dibeli, harga per item, total produk yang dibelidan nominal total harga yang perlu dibayarkan.

Invoice umumnya memiliki tiga rangkap, dimana lembar pertama diberikan kepada pembeli jika sudah membayar dan melunasi tagihan. Lembar kedua akan menjadi arsip bagian penjualan dan lembar ketiga untuk laporan bagian keuangan perusahaan.

Pengertian Invoice Menurut Ahli

Nah, beberapa ahli juga memiliki pandangannya masing-masing dalam mengartikan invoice. Simak ulasan berikut:

#1 Sugeng Hariyanto

Menurut Sugeng Hariyanto, invoice adalah sebuah catatan yang menunjukkan barang-barang yang dikirim kepada pembeli beserta dengan rincian harga masing-masing barang tersebut. Catatan dibuat oleh penjual dan dikirim kepada pembeli untuk dimintai pembayaran atau hanya sebagai informasi tagihan pembayaran dengan sistematika kredit.

#2 Andrian Sutedi

Menurut Andrian Sutedi, invoice adalah sebuah bentuk faktur yang cukup penting dalam jual beli karena melalui data yang dijabarkan dapat diketahui berapa nilai yang akan ditarik dan seluruh biaya yang dibebankan kepada pembeli.

#3 Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI)

Menurut KBBI, invoice adalah sebuah daftar barang kiriman dilengkapi catatan berupa nama barang, jumlah barang, harga barang dan total yang dikeluarkan oleh penjual dan wajib dilunasi oleh pembeli.

Dari beberapa pengertian di atas, invoice sering kali digunakan sebagai alat tagihan antara penjual kepada pembeli. Di mana, tenggat waktu yang dibutuhkan untuk melakukan pembayaran yang tertera dalam invoice akan disesuaikan dengan kesepakatan pada purchase order. 

Cara Pembuatan Invoice

Umumnya, pembuatan invoice dilakukan sebanyak tiga rangkap, pertama untuk pembeli, yang kedua disimpan oleh penjual sebagai lampiran penagihan, dan yang ketiga disimpan di dalam buku faktur. Tidak ada format baku dalam pembuatan invoice, namun ada beberapa komponen yang harus dicantumkan di dalam sebuah invoice. Apa saja itu?

a. Nama pelanggan sebagai tujuan penagihan

b. Identitas penjual

c. Nomor invoice

d. Daftar barang yang dibeli, termasuk nama dan jumlah harga yang harus dibayar, serta pajaknya.

f. Diskon dan biaya pengiriman (bila ada)

g. Sistem pembayaran. Apabila pembayaran dilakukan secara transfer rekening bank, sebagai penjual kamu perlu mencantumkan nomor rekening perusahaan. 

h. Nomor NPWP untuk kebutuhan perpajakan.

i. Tanggal pengiriman barang.

Bagi sebagian orang, invoice sama dengan kuitansi. Padahal, keduanya memiliki fungsi yang berbeda. Di mana, invoice merupakan dokumen transaksi yang berisi perhitungan penjualan dengan pembayaran di kemudian hari . Sedangkan kuitansi merupakan tanda bukti yang diserahkan penjual kepada pembeli setelah pembayaran dilakukan dan dibubuhi tanda tangan penerima uang.

Fungsi Invoice

Ada beberapa fungsi invoice yang bisa kamu terima. Apa saja itu? Simak selengkapnya di bawah ini.

a. Bentuk rincian informasi mengenai barang atau jasa yang dibeli.

b. Informasi besaran tagihan atau jangka waktu pembayaran yang harus dilakukan.

c. Sebagai legal sebuah barang atau jasa yang akan dijual lagi.

d. Untuk membukukan transaksi dalam jurnal keuangan.

e. Dalam kasus tertentu invoice bisa digunakan sebagai rujukan yang bersifat legal untuk kebutuhan faktur pajak.

f. Sebagai bukti bila mana terdapat terjadi kesalahan dalam pengiriman permintaan barang atau perhitungan total penagihan.

Jenis-jenis Invoice

#1 Invoice Biasa

Invooice biasa adalah jenis invoice sangat sering dan umum untuk digunakan saat melakukan transaksi sederhana. Isi invoice juga standar yang terdiri dari rincian item produk, jumlah, hartga masing-masing produk dan total harganya.

#2 Invoice Proforma

Penagihan jenis ini adalah invoice yang bersifat sementara untuk pembeli sebelum penjual mengirim semua pesanan. Invoice ini diberikan sebagai pengganti jika barang dikirimkan secara bertahap. Namun jika seluruh barang sudah diterima, penjual selanjutnya mengirimkan invoice biasa sebagai ganti invoice performa.

#3 Invoice Konsuler

Invoice konsuler merupakan invoice khusus yang digunakan untuk tagihan bersifat internasional. Misalkan saja kegiatan ekspor-impor yang mewajibkan pengesahan dan persetujuan dari wakil negara yang mengimpor atau disebut dengan atase perdagangan, perusahaan konsuler atau kedutaan besar negara pengimpor yang bertugas di negara pengekspor.

Tips Invoice Berjalan Lancar

Ketika kamu menjalankan bisnis dan melakukan penagihan yang sering tertunda, ini akan berakibat bisnis yang merugi bahkan bangkrut. Di bawah ini Ajaib akan memberikan tips yang bisa kamu lakukan untuk membantu kelancaran pembayaran invoice.

#1. Reward & Punishment

Ini bisa kamu terapkan ke pelanggan untuk mendapatkan pembayaran yang lancar. Misalnya, pada saar transaksi tulislah dalam faktur atau bisa disampaikan secara langsung, bahwa perusahaan akan memberikan reward ketika pelanggan membayar tagihan tepat waktu atau lebih cepat dari waktu yang disepakati. Namun, ketika pelanggan tidak membayar tagihan tepat waktunya, kamu bisa memberikan pelanggan Punishment seperti denda atau bunga yang besar.

#2. Siapkan Alternatif Pembayaran

Biasanya salah satu alasan pelanggan telat membayar adalah tidak adanya metode pembayaran yang sesuai. Misalnya, pelanggan A suka membayar transfer, namun perusahaan hanya menerima cash. Maka, kamu harus bisa menyiapkan berbagai metode pembayaran agar mudah dijangkau oleh pelanggan.

#3. Kirimkan Invoice Sebelum Jatuh Tempo

Untuk memberikan waktu bagi pelanggan mengatur pembayaran, kamu bisa mengirim invoice paling lambat 1 minggu atau 2 minggu sebelum jatuh tempo. Perhatikan juga waktu pengiriman, jika memakan waktu lebih dari 1 hari, pastikan invoice sampai di pelanggan tepat 1 minggu sebelum waktu pembayaran. Ini bisa menjadi salah satu cara mengingatkan pelanggan untuk melunasi utang mereka.

Itulah beberapa penjelasan tentang invoice yang perlu kamu ketahui. Dengan mengetahui fungsinya dengan benar, kamu bisa lebih mudah menjalankan bisnis dan melakukan penagihan dengan lebih mudah.

Bacaan menarik lainnya:

Prentice Hall. Kurtz, D. & L.E. Boone. (2006). Principles of Marketing. London: Thomson


Ajaib merupakan aplikasi investasi reksa dana online yang telah mendapat izin dari OJK, dan didukung oleh SoftBank. Investasi reksa dana bisa memiliki tingkat pengembalian hingga berkali-kali lipat dibanding dengan tabungan bank, dan merupakan instrumen investasi yang tepat bagi pemula. Bebas setor-tarik kapan saja, Ajaib memungkinkan penggunanya untuk berinvestasi sesuai dengan tujuan finansial mereka. Download Ajaib sekarang.

Artikel Terkait