Ajaib.co.id – Setiap perusahaan pasti memiliki contoh surat peringatan yang dijadikan sebagai template. Hal ini diperlukan agar memudahkan pihak perusahaan saat hendak membuat surat peringatan bagi karyawan yang melakukan pelanggaran dan kesalahan.
Dalam dunia kerja, surat peringatan adalah sebuah teguran kepada karyawan akibat adanya etos kerja yang dianggap tidak pantas maupun melakukan tindakan indisipliner. Surat peringatan yang diberikan kepada karyawan maksimal hanya tiga kali saja. Oleh karenanya, kita mengenal adanya SP 1, SP 2, dan SP 3.
Surat peringatan ini bisa kamu artikan seperti kamu sedang bermain sepakbola. Di mana, wasit tidak segan-segan untuk memberikan teguran, kartu kuning, dan kartu merah. Misalnya, kamu melakukan pelanggaran saat bermain sepakbola pastinya wasit akan memberikan teguran terlebih dahulu agar tidak mengulangi kesalahan yang sama.
Bila kamu masih tetap membandel untuk melakukan pelanggaran, wasit akan memberikan kartu kuning atau juga kartu merah. Tergantung dari jenis pelanggaran yang kamu lakukan apakah dianggap membahayakan pemain lawan atau tidak.
Ini adalah salah satu analogi atau contoh surat peringatan yang mudah dipahami dan dimengerti oleh orang awam sekalipun. Jadi, tentunya perusahaan juga tidak akan langsung memberikan surat peringatan bila kesalahan karyawan masih bisa ditolerir.
Sehingga, pemberian surat peringatan dari tiap-tiap perusahaan tentunya berbeda-beda dan mengacu kepada aturan perusahaan yang berlaku dalam Perjanjian Kerja Bersama (PKB) antara pemberi kerja dan pekerja.
Surat peringatan SP memang merupakan ganjaran dari pekerja buruh melakukan pelanggaran. Namun pelanggaran ketentuan yang diatur oleh perusahaan juga harus menimbang asas keadilan. Artinya buruh yang dipecat sekalipun harus mendapatkan uang penghargaan masa kerja atau uang penggantian hak yang diatur dalam perjanjian kerja.
Contoh Surat Peringatan Karyawan
Nah, bagi kamu yang belum tahu bagaimana cara menulis surat peringatan karyawan yang baik dan benar. Kamu bisa mengikuti contoh surat peringatan di bawah ini:
PT Maju Sukses Bersama
Jl. Kemenangan No.78
Jakarta Timur, Telp (021) 8888-1234
Surat Peringatan
No. 08/HRD/I/2015
Surat peringatan ini dibuat dan ditunjukkan kepada karyawan sebagai berikut:
Nama : Budi Raharjo
ID : 01234
Jabatan : Staff IT
Surat peringatan ini diterbitkan atas pelanggaran yang sudah saudara Budi Raharjo lakukan. Saudara terlambat masuk kerja selama 5 hari berturut-turut namun tidak ada pemberitahuan seperti izin tertulis kepada perusahaan. Sebagai staff IT sudah seharusnya saudara Budi Raharjo mengikuti aturan kerja yang diterapkan di perusahaan berdasarkan surat perjanjian kerja yang sudah ditandatangani dan disetujui oleh saudara.
Oleh sebab itu, perusahaan akan memberikan surat peringatan pertama bagi saudara. Hal ini bertujuan sebagai arahan bagi saudara Budi Raharjo agar bisa mematuhi aturan yang diterapkan di perusahaan dan tidak mengulangi kesalahan serupa yang dapat merugikan perusahaan.
Demikian surat peringatan ini dibuat agar dapat diperhatikan dan ditaati oleh saudara bersangkutan.
Jakarta, 30 November 2015
Penerima SP Pembuat SP
Budi Raharjo Dewi Yulianti
Staff IT Personalia
Dalam contoh surat peringatan di atas, misalnya kamu sebagai pembuat surat peringatan tersebut harus menulis SP secara baik dan benar dengan memperhatikan hal-hal berikut ini:
· Cantumkan nama lengkap karyawan yang ingin diberikan surat peringatan.
· Berikan penjelasan dan alasan mengapa karyawan bersangkutan diberikan surat peringatan.
· Memberikan keterangan dan tujuan mengapa surat peringatan ini diterbitkan oleh HRD kepada karyawan bersangkutan.
Ketiga unsur-unsur ini harus ada dan dicantumkan oleh kamu saat hendak membuat surat peringatan kepada karyawan. Jadi, jangan sampai pembuatan surat peringatan menjadi ambigu akibat tidak adanya penjelasan mengenai kesalahan karyawan bersangkutan, serta untuk siapa surat peringatan tersebut ditunjukkan.
Mekanisme Pemberian Surat Peringatan Kepada Karyawan
Bagi karyawan yang melanggar poin-poin yang sudah disetujui dalam surat perjanjian kerja. Perusahaan bisa menerbitkan surat peringatan kerja kepada karyawan tidak secara berurutan. Jadi, bisa langsung SP II atau SP III. Namun, besar atau kecilnya kesalahan yang dilakukan oleh karyawan ditentukan oleh atasan langsung dan juga manajer HRD dan disetujui oleh direksi perusahaan.
Setiap surat peringatan yang diberikan memiliki masa waktu berlaku selama 6 bulan. Perusahaan memiliki hak untuk melakukan PHK kepada karyawan yang bermasalah bila dalam kurun waktu 6 bulan setelah penerbitan SP III. Pihak karyawan melakukan kesalahan yang sama di mana perusahaan bisa melakukan PHK dan mempidanakan karyawan tersebut.
Semua aturan tentang penerbitan surat peringatan kepada karyawan ini mengacu kepada Undang-Undang Ketenagakerjaan Pasal 161 Nomor 13 tahun 2003. Untuk mengetahui lebih detail terkait aturan pemberian surat peringatan. Kamu bisa melihatnya di halaman website https://kemenperin.go.id/kompetensi/UU_13_2003.pdf.
Namun, per Selasa (3/11/2020), Presiden Indonesia, Joko Widodo sudah resmi menandatangani UU Cipta Kerja. Sehingga, semua aturan tentang ketenagakerjaan di Indonesia mengacu kepada UU Cipta Kerja dan sudah berlaku secara efektif, termasuk di dalamnya diatur tentang pemberian surat peringatan kepada karyawan.
Perusahaan Sebaiknya Jangan Gegabah untuk Langsung Menerbitkan SP kepada Karyawan
Agar menjaga lingkungan kerja tetap kondusif, pihak perusahaan perlu melakukan proses audit atau investigasi lebih lanjut. Bila ada indikasi bahwa ada karyawan yang melanggar surat perjanjian kerja yang bisa merugikan perusahaan.
Jadi, penerbitan surat peringatan butuh penuh kehati-hatian. Jangan sampai pemberian surat peringatan ini malah membuat kondisi psikis dan performa karyawan bersangkutan menjadi menurun. Hal ini bisa berimbas kepada produktivitas mereka saat bekerja di perusahaan.
Walaupun, pemberian surat peringatan bersifat pribadi namun tentunya seringkali hal ini jadi bahan omongan di antara rekan kerja di satu departemen. Tentunya hal ini menjadi isu sensitif bagi seorang karyawan dan dapat menciptakan lingkungan yang tidak nyaman dan kondusif saat bekerja.
Sebagai karyawan yang sudah diberikan kepercayaan oleh perusahaan sudah sepantasnya kamu mengikuti aturan-aturan yang berlaku di dalam surat perjanjian kerja. Jadi, ketika sebelum bergabung dengan perusahaan. Bila kamu menemukan adanya poin-poin yang dianggap memberatkan pekerja. Kamu bisa meninjau ulang perjanjian kerja tersebut ataupun menolak peluang bekerja tersebut.
Setelah mengetahui contoh surat peringatan dan bagaimana mekanisme pemberiannya. Setidaknya, kamu bisa semakin aware lagi dengan sikap dan etos kerja di perusahaan dimana kamu bekerja agar tidak mendapatkan surat peringatan pertama hingga ketiga yang bisa berujung terjadinya Pemutusan Hubungan Kerja (PHK).
