Pentingnya Penilaian Kinerja Karyawan bagi Perusahaan

Ajaib.co.id – Penilaian kinerja karyawan atau employee performance appraisal biasanya juga disebut sebagai tinjauan kinerja, evaluasi kinerja, atau penilaian karyawan.

Hal ini dapat diartikan sebagai sebuah upaya dalam menilai prestasi yang bertujuan untuk meningkatkan produktivitas seorang karyawan maupun perusahaan.

Namun sayangnya, tujuan tersebut seringkali tidak tercapai karena banyak perusahaan yang kurang efektif dalam menerapkan penilaian kinerja terhadap karyawannya, Sehingga dampaknya adalah demotivasi kerja dan turunnya pencapaian sasaran perusahaan dari tahun ke tahun.

Oleh karena itu, ada baiknya perusahaan memang dituntut untuk mengetahui dan memahami seluk beluk tentang penilaian kinerja yang efektif agar dapat terhindar dari dampak-dampak negatif atau dampak apapun yang tidak diharapkan tersebut.

Apa itu Penilaian Kinerja Karyawan?

Penilaian kinerja karyawan merupakan evaluasi sistematis yang dilakukan oleh HR terhadap kinerja karyawan untuk memahami kemampuan karyawan tersebut sehingga dapat merencanakan pengembangan karir lebih lanjut bagi karyawan yang bersangkutan.

Penilaian kinerja dibutuhkan untuk mengetahui tingkat keberhasilan kinerja setiap karyawan. Penilaian kinerja digunakan untuk menilai keberhasilan atau kegagalan pelaksanaan kegiatan atau kebijaksanaan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan dalam rangka mewujudkan misi dan visi perusahaan.

Dengan kata lain, penilaian ini dilakukan untuk menilai dan mengevaluasi keterampilan, kemampuan, pencapaian serta pertumbuhan seorang karyawan.

Tujuan Penilaian Kinerja Karyawan

Perusahaan sering menggunakan penilaian kinerja karyawan sebagai dasar dari kenaikan gaji, promosi, bonus, atau bisa juga sebagai dasar untuk melakukan penurunan jabatan dan pemutusan hubungan kerja.

Di sisi lain, penilaian kinerja karyawan yang dilakukan dengan baik dan profesional dapat meningkatkan loyalitas dan motivasi karyawan sehingga tujuan perusahaan juga dapat tercapai sesuai dengan yang diharapkan. Dilansir melalui Sleekr.co tujuan dari penilaian kinerja karyawan adalah sebagai berikut ini:

• Sebagai acuan untuk menentukan kompensasi, struktur upah, kenaikan gaji, promosi dan lain sebagainya.
• Untuk mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan karyawan, sehingga manajemen dapat menentukan karyawan yang tepat pada posisi pekerjaan yang tepat.
• Untuk menilai potensi yang ada di dalam diri karyawan sehingga dapat merencanakan perkembangan karir secara lebih lanjut bagi karyawan yang bersangkutan.
• Agar dapat memberikan feedback atau umpan balik kepada karyawan tentang kinerjanya terhadap pekerjaannya.
• Sebagai suatu dasar untuk mempengaruhi kebiasaan karyawan.
• Untuk meninjau dan menyelenggarakan program pelatihan, promosi atau program-program pelatihan lainnya.

Manfaat Penilaian Kinerja

Penilaian kinerja karyawan dapat dirasakan manfaatnya oleh ketiga pihak, yaitu karyawan, penilai dan perusahaan.

1. Manfaat untuk Karyawan

Berikut adalah manfaat yang utama dirasakan oleh karyawan dari penilaian kinerja adalah:

• Karyawan dapat termotivasi untuk selalu bekerja lebih baik lagi.
• Dapat meningkatkan kepuasan kerja karyawan di kantor.
• Karyawan dapat mengetahui kelebihan dan kelemahannya serta memperbaiki kelemahan dan meningkatkan kelebihan.
• Dapat mengetahui standar hasil yang telah ditetapkan.
• Terjadinya komunikasi yang baik antara atasan dengan karyawannya.
• Dapat berdiskusi mengenai masalah pekerjaan dan cara atasan dalam mengatasinya.
• Terjalin hubungan baik antara karyawan dengan atasan.
• Karyawan dapat melihat lebih jelas konteks pekerjaannya.

2. Manfaat untuk HR

Sementara itu, ada pula manfaat yang dirasakan HR atau penilai sebagai bagian inti dari sebuah perusahaan. Maka, manfaat yang dirasakan penilai atau HR adalah sebagai berikut :

• Penilai dapat mengukur kinerja karyawan dan perbaikan pada masa yang akan datang.
• Dapat mengembangkan sistem pengawasan.
• Identifikasi peningkatan nilai pribadi.
• Meningkatkan kepuasan kerja.
• Dapat memberikan pemahaman terhadap karyawan tentang rasa takut, percaya diri, harapan dan aspirasi.
• Dapat mengembangkan dan bertukar ide antara penilai dengan karyawan.
• Kesempatan untuk dapat menjelaskan apa yang diinginkan oleh perusahaan agar karyawan dapat bekerja lebih baik lagi.
• Terjalin hubungan baik antara karyawan dengan penilai (manajer).
• Dari penilaian kinerja karyawan, manajer dapat merevisi target dan prioritas.
• Memotivasi karyawan.

3. Manfaat untuk Perusahaan

Perusahaan atau bisnis juga memiliki manfaat dari melakukan penilaian, yaitu:

• Adanya komunikasi yang efektif tentang tujuan perusahaan.
• Dapat meningkatkan rasa kebersamaan.
• Mengembangkan kemampuan, keterampilan dan kemauan para karyawan dalam bekerja.
• Dapat meningkatkan pandangan secara luas mengenai tugas para karyawannya.
• Dapat meningkatkan pencapaian tujuan perusahaan.

Kriteria Penilaian Kinerja Karyawan

Melakukan penilaian ini hanya akan efektif jika dilakukan secara adil dan objektif. Adil yang dimaksud adalah berdasarkan standar yang telah disepakati, sedangkan objektif merupakan nilai-nilai yang diberikan sesuai dengan tingkat pencapaian. Di bawah ini adalah beberapa kriteria penilaian kinerja karyawan.

#1 Adil

Agar penilaian dapat dilakukan secara adil, ada 5 elemen yang harus diperhatikan seperti:

• sasaran kinerja yang jelas,
• sasaran disepakati bersama,
• sasaran berkaitan dengan uraian jabatan,
• pertemuan tatap muka, dan
• diskusi.

#2 Objektif

Objektif adalah nilai-nilai yang diberikan sesuai dengan tingkat pencapaian. Untuk melakukan penilaiana secara objecktif terdapat enam pertimbangan yang harus diperhatikan, yaitu:

• data aktual,
• perilaku karyawan yang positif dan negatif,
• keberanian atau ketegasan kamu,
• sistem penilaian yang terstruktur,
• formulir yang tidak rumit, dan
• kemampuan menilai.

Tahapan Penilaian Kinerja Karyawan yang Efektif

1. Perencanaan

Tahap ini diambil untuk menyusun sasaran kinerja yang diharapkan kepada karyawan dan kompetensi apa yang diharapkan oleh perusahaan untuk setiap karyawan.

Dalam tahap ini, cobalah pertimbangkan apa saja yang harus menjadi standar dalam penilaian kinerja agar penilaian menjadi ideal. Pastikan juga penilaian haruslah objektif sambil menentukan sistem atau metode penilaian kerja yang akan digunakan.

2. Persiapan Data

Setelah selesai merencanakan, cobalah persiapkanlah data-data yang berkaitan dengan perilaku dan kinerja karyawan, bisa berupa catatan, laporan, hasil bimbingan terakhir, dan sebagainya.

3. Diskusikan

Gunakan data-data yang kamu siapkan sebagai dasar menilai dan memberikan umpan balik atau feedback. Umumnya, kedua hal ini termasuk sebagai draf penilaian (sementara).

Di mana, proses umpan balik dilakukan bisa berupa pemberian coaching dari atasan kepada karyawannya. Pastikan juga kamu memiliki komunikasi yang baik antara atasan dan bawahan agar tidak terjadi kesalahpahaman.

Pemberian arahan atau teguran sangat penting pada langkah pelaksanaan ini agar tujuan yang telah dibuat bisa tercapai. Dalam pelaksanaannya, akan ada proses review baik tiap bulan atau pada tengah tahun.

4. Penilaian Kinerja Karyawan dan Review

Setelah diputuskan, tentunya harus dilakukan penilaian di tiap akhir tahun pelaksanaan. Komunikasi yang intens dibutuhkan mengenai review dari seluruh proses penilaian kinerja sepanjang tahun.

Para pimpinan harus kembali berdiskusi dengan melihat berbagai sudut pandang dan kondisi. Biasanya dilangsungkan di tempat dan waktu yang nyaman, sehingga si pemimpin dan karyawan tidak terganggu aktivitas lain.

5. Laporan Hasil Penilaian Kinerja Karyawan

Langkah terakhir adalah dengan membuat laporan hasil penilaian kinerja yang diberikan kepada setiap karyawan sebagai bahan rujukan mereka.  Berikan waktu yang memadai agar karyawan yang bersangkutan membaca hasil tersebut. 

Sampaikan juga rencana pengembangan yang direncanakan perusahaan untuk selanjutnya agar karyawan bisa melakukan persiapan atau bahkan memberikan saran dan masukannya.

Indikator Penilaian Kinerja

Penilaian kinerja dibutuhkan untuk mengetahui tingkat keberhasilan kinerja setiap karyawan. Sekaligus untuk menilai keberhasilan atau kegagalan pelaksanaan kegiatan atau kebijaksanaan sesuai tujuan yang telah ditetapkan perusahaan. 

Menurut Prawirosentono, ada beberapa hal yang bisa digunakan sebagai indikator penilaian kinerja yaitu:

1. Pengetahuan yang Dimiliki

Pengetahuan karyawan mengenai pekerjaan sangat penting karena menjadi bagian dari tanggung jawabnya. Jadi, pastikan poin ini harus masuk ke dalam indikator penilaian kamu ke karyawan.

2. Ketepatan Waktu

Apakah karyawan mampu membuat perencanaan dan jadwal pekerjaan? Ini akan mempengaruhi ketepatan waktu karyawan dalam menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tanggung jawab seorang karyawan.

3. Kualitas Pekerjaan

Seorang karyawan juga harus mengetahui standar kualitas pekerjaan yang disyaratkan perusahaan kepadanya. Jadi, pastikan kamu memberikan informasi mengenai seberapa besar tingkat kualitas yang kamu harapkan kepada karyawan.

4. Kecepatan dalam Menyelesaikan Pekerjaan

Hal ini berkaitan dengan mutu pekerjaan dan kecepatan karyawan menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya. Jangan sampai karyawan kamu selalu lewat tenggat waktu yang tentunya menghambat kinerja perusahaan atau bisnis.

5. Pengetahuan Teknis Seputar Pekerjaan

Apakah karyawan memiliki pengetahuan teknis tentang pekerjaan yang menjadi tugasnya? Ini juga berkaitan dengan kualitas pekerjaan dan kecepatan karyawan menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya.

6. Self Confifence

Seberapa jauh karyawan memiliki ketergantungan terhadap karyawan lain dalam menyelesaikan pekerjaannya? Ini akana berkaitan dengan kemandirian (self confidence) seseorang dalam melaksanakan pekerjaan. Jangan sampai karyawan kamu merepotkan karyawan lainnya dan menghambat kinerja karyawan lain.

7. Kemampuan Menyesuaikan Diri

Apakah karyawan memiliki kebijakan (judgment) yang bersifat naluriah yang mempengaruhi kinerjanya? Jika mereka memiliki kemampuan menyesuaikan dan menilai tugasnya dalam menunjang visi dan misi perusahaan.

8. Komunikasi Antar Karyawan

Kemampuan berkomunikasi karyawan, baik terhadap sesama rekan maupun kepada atasannya. Ini sangat penting kamu perhatikan. Apalagi jika pekerjaan mereka membutuhkan kerja sama. Jangan sampai terjadi missed communication yang menghambat bisnis.

9. Kerjasama Tim

Kemampuan karyawan dalam bekerja sama dengan karyawan lain. Hal ini sangat berperan dalam menentukan kinerja karyawan tersebut.

10. Kemampuan Menyampaikan Ide

Kehadiran dalam mengikuti rapat yang disertai dengan kemampuan menyampaikan gagasan atau pendapat kepada orang lain. Karyawan yang berani menyampaikan ide atau gagasan memiliki nilai tersendiri dalam penilaian kinerja seorang karyawan.

11. Kemampuan Mengatur Pekerjaan

Kemampuan karyawan dalam mengatur pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya termasuk membuat jadwal kerja. Dengan begitu, seluruh pekerjaannya tidak akan terbengkalai dan jelasa akan mempengaruhi kinerja seorang karyawan.

12. Kepemimpinan

Kepemimpinan menjadi faktor yang harus dinilai dalam kinerja terutama bagi karyawan yang berbakat “memimpin” sekaligus memobilisasi dan memotivasi teman-temannya untuk bekerja lebih baik.

13. Kemampuan Mengembangkan Diri

Apakah seorang karyawan memiliki minat untuk memperbaiki kemampuan diri sendiri? Jika iya ini menjadi nilai tambah bagi mereka dan menjadi faktor lain menilai kinerja seorang karyawan.

14. Disiplin Ilmu

Faktor kesesuaian antara disiplin ilmu yang dimiliki karyawan dengan penempatan pada bidang kerja.

Indikator kinerja karyawan berbeda-beda tergantung pada bagian (unit) dan perusahaan. Meski begitu, kamu bisa memasukkan beberapa atau semua indikator di atas dalam mendiskusikan atau pun menyusun program penilaian kinerja karyawan tahunan.

Pastikan juga seluruh indikator penilaian kinerja di atas telah kamu sampaikan dengan baik oleh seluruh karyawan.

Dalam melakukan penilaian kinerja karyawan, seorang manajer harus mempertimbangkan beberapa aspek dari karyawannya dan memberikan motivasi yang positif untuk meningkatkan performa karyawan di masa mendatang.

Selain itu, hal penting yang harus diperhatikan adalah agar penilaian kinerja karyawan dapat berjalan secara lancar dan efektif, sebaiknya kamu menghindari konflik antara atasan atau dengan sesama karyawan.

Menciptakan hubungan yang baik antara atasan dan karyawan bertujuan agar karyawan dapat mencurahkan permasalahan, aspirasi dan cita-cita mereka terkait tugas-tugas pekerjaannya.

Dengan demikian, penilaian kinerja tidak lagi menjadi kegiatan yang menegangkan atau sia-sia. Yang lebih menguntungkannya lagi, produktivitas karyawan, unit kerja, dan perusahaan akan dipastikan meningkat dari tahun ke tahun. Jadi bagaimana? Perusahaan kamu sudah menerapkan penilaian kinerja karyawan dengan efektif?