Ajaib.co.id – Pandemi covid-19 telah mengubah banyak kebiasaan manusia dalam beraktivitas. Salah satunya bagaimana sebuah perusahaan menjalankan bisnisnya dengan konsep bekerja dari rumah atau work from home (WFH) secara total ataupun bergantian.
Pertimbangan dilakukannya kebijakan bekerja dari rumah utamanya untuk melakukan pembatasan orang dan social distancing. Seiring berjalannya waktu, metode ini pun berkontribusi dalam menekan biaya operasional kantor. Seperti biaya listrik, internet, perawatan kantor fisik dan lain sebagainya.
Lalu bagaimana virtual office dilaksanakan? Kantor virtual ini memiliki lokasi di internet. Dengan gambaran para anggota atau pekerja di sebuah perusahaan bisa saling berhubungan melalui lingkungan kerja digital. Tanpa harus memiliki dan melakukan kegiatan di kantor atau lokasi secara fisik.
Misalnya saja tren virtual office saat ini digambarkan dengan manajer sebuah perusahaan yang bekerja di coworking space. Sementara, anggota tim lainnya bervariasi bekerja dari rumah, kafe, atau coworking space juga.
Lewat adanya ruang kantor virtual ini bisnis bisa mempunyai alamat resmi. Namun, tanpa harus menyewa ruang atau bangunan kantor di lokasi tertentu.
Konsep Virtual Office
Apabila perusahaanmu ingin menghemat biaya operasional di era pandemi ini maka kantor virtual bisa menjadi solusinya. Kamu bisa bekerja di manapun dengan memiliki alamat bisnis atau perusahaan di pusat kota besar seperti di Jakarta, Denpasar, hingga Surabaya.
Secara konsep, virtual office ini menyajikan layanan sewa kantor secara nonfisik. Salah satu perusahaan yang memberikan layanan ini adalah vOffice. Di mana merupakan provider yang meng-cover para pebisnis di seluruh wilayah DKI Jakarta.
Lewat vOffice ini akan memberikan kantor nonfisik dengan lokasi di Zona Perkantoran dan bisa digunakan sebagai alamat legal bisnis yang sah. Kamu akan memperoleh sejumlah fasilitas kantor di antaranya, call answering, mail handling, virtual receptionist, Dedicated Phone Number, penggunaan meeting room dan lain-lain.
Berikut penjelasan lebih detailnya seperti diinformasikan melalui website resmi voffice.co.id:
– Video Conference
Sebuah tim bisa bekerja dengan aman, melakukan koordinasi dengan tim dan klien perusahaan dari rumah.
– Mail Handling
Layanan untuk mengurusi semua surat dan paket yang dikirimkan ke alamat perusahaan kamu. Kamu pun akan diberi notifikasi & kamu bebas mengambilnya kapan saja sesuai waktu yang dimiliki.
– Virtual Receptionist
Merupakan layanan Resepsionis Profesional yang siap membantu kamu. Mulai dari menyapa klien perusahaan, menerima dokumen yang masuk hingga memberi notifikasi kepada kamu.
– Call Answering
Ini adalah layanan penjawab telepon resmi perusahaanmu. Tugasnya untuk menerima dan meneruskan setiap telepon dari calon klien ataupun rekan bisnis kamu.
– Meeting Room
Menyediakan akses ke lebih dari 20 lokasi strategis Meeting Room yang mudah diakses jika kamu membutuhkan pertemuan bisnis.
– Zonasi Perkantoran
Akan ditempatkan di zona komersial/perkantoran yang memang sudah disahkan pemerintah untuk menjadi domisili perusahaan.
– Dedicated Phone Number
Menyediakan nomor telepon khusus untuk perusahaan kamu. Sehingga akan membuat bisnis terlihat lebih profesional & tepercaya.
– Alamat Bisnis Strategis
Akan diberikan alamat bisnis yang strategis dan bergengsi. Alamat ini bisa digunakan untuk domisili resmi perusahaan dan memberikan impresi perusahaan bonafid.
– Pengurusan Legal
Akan membantu dalam menyiapkan akta, SKDP, NPWP, SIUP, TDP, BNRI dan dokumen penting lainnya.
– Pengurusan PKP
Membantu dalam meningkatkan peluang kerja sama bisnis dengan pemerintah.
Perusahaan yang Cocok
Namun, memang tidak semua perusahaan bisa menerapkan konsep ini. Ada beberapa perusahaan yang memang cocok dengan konsep kantor virtual ini. Di antaranya, perusahaan yang masih berkembang dan membutuhkan alamat bisnis. Kemudian ingin melakukan penghematan biaya operasional atau sewa kantor.
Selain itu, sedang melakukan pengurangan jumlah staf operasional kantor. Lalu mempunyai tim yang memang bekerja secara remote atau dari rumah. Hingga ingin memberikan kesan yang baik dan memukau bagi klien lewat lokasi kantor yang bergengsi.
Keuntungan Virtual Office
Berikut beberapa keuntungan yang bisa diperoleh bila menggunakan layanan kantor secara virtual ini:
– Memangkas biaya operasional kantor atau perusahaan hingga 90%.
– Menghadirkan kerja yang fleksibel di mana dan kapan saja.
– Meningkatkan citra dan branding perusahaan
– Memanfaatkan waktu secara lebih efektif dan pekerjaan secara efisien.
– Mengurangi stress dan tekanan saat bekerja.
– Mempunyai domisili perusahaan yang sah sebagai legalitas perusahaan.
– Agar perusahaan bisa mengajukan Pengusaha Kena Pajak (PKP). Sehingga bisa digunakan untuk mengikuti proyek bisnis dengan profit yang besar.
– Tidak terkendala macet lalu lintas, terlebih untuk pegawai yang bekerja di kota besar seperti Jakarta. Sehingga tidak menghambat pekerjaan.
– Mendukung untuk pegawai yang ingin lebih dekat dengan keluarga di rumah. Karena memiliki waktu yang fleksibel dan bisa membaginya dengan baik bersama keluarga.
Sebagai informasi juga, saat ini telah terdapat peraturan terbaru dari Ditjen Pajak yang memperbolehkan virtual office atau kantor virtual ini didaftarkan untuk pengukuhan PKP.
Namun, apabila kamu menemui kendala di PTSP tempat mendaftar, bisa untuk melihat pemberitaan terkini dari Ditjen Pajak mengenai hal tersebut. Tetapi berhati-hati dalam memilih provider yang memberikan layanan kantor virtual. Pastikan provider Virtual Office yang dipilih memang bisa PKP. Selain itu, harus dipastikan juga sudah diakui oleh Direktur P2Humas Direktorat Jenderal Pajak.
Sehingga apabila saat mendaftar dari sisi aturan penggunaan virtual office sesuai syarat dan ketentuan maka seharusnya tidak akan menemui masalah. Kantor virtual ini juga bisa digunakan untuk pembuatan SIUP dan TDP. Hal ini berlaku selama penyedia layanan virtual office yang dipilih terdaftar secara resmi.
