Ajaib.co.id – Jika kamu adalah Milenial yang berkarir di bidang keuangan, atau giat berwirausahaan, atau pekerja lepas, kamu pasti akrab dengan invoice, karena itulah dokumen kunci bagi informasi dari seluruh produk atau jasa yang ditransaksikan, jumlah tagihannya, serta termin (batas waktu pencicilan) tagihan tersebut.
Tapi ada 1 lagi jenis invoice lain yang digunakan dalam dunia bisnis, yaitu Proforma Invoice. Apa sih bedanya dengan invoice biasa? Seberapa penting perannya dalam transaksi bisnis? Bagaimana kaitannya dengan kewajiban pajak?
Tak sedikit pebisnis masih bingung membedakan kedua dokumen penting yang sepintas mirip itu, meskipun sebenarnya punya perbedaan signifikan. Gawatnya, jika ceroboh menyamakan kedua dokumen tersebut saat melakukan transaksi – terutama bisnis ekspor yang berskala besar – bisa jadi kamu dan perusahaan akan mengalami kerugian besar.
Definisi Umum
Proforma Invoice adalah suatu jenis surat dagang yang diberikan oleh penjual jasa/produk (supplier) kepada pembeli/pelanggan, sebelum melakukan finalisasi pengiriman jasa/produk secara keseluruhan.
Dokumen ini hanya bersifat sebagai surat dagang sementara saja, karena diberikan saat penjual melakukan pengiriman jasa/produknya secara bertahap dan belum diterima sepenuhnya oleh pihak pembeli sebagaimana kesepakatan transaksi di awal.
Pembeli hanya perlu membaca isinya, mengkonfirmasi jenis dan jumlah jasa/produk, besaran harga, dan total tagihan yang harus dibayarkan nantinya pada saat finalisasi transaksi. Ada pula sebagian praktisi bisnis yang menyebut dokumen ini dengan sebutan: invoice pengganti sementara.
Dikutip dari.taxnesia.com, dokumen ini dapat didefinisikan sebagai:
• Surat dagang yang dikirim oleh penjual jasa/produk kepada pembeli sebelum pengiriman barang, yang memuat ringkasan dan perkiraan jenis dan jumlah produk/jasa, nilai transaksi beserta biaya tambahan seperti transportasi/pengiriman jika ada.
• Biasa digunakan sebagai surat dagang tahap-tahap awal, dan perannya adalah pengingat dan pernyataan komitmen penjual untuk menyediakan produk/jasa tertentu kepada pembeli dengan harga tertentu, namun tidak dicatat sebagai hutang oleh pembeli.
Perbedaan Antara Keduanya
Perbedaannya dapat dilihat dari perbandingan antara FUNGSI dan kapan JADWAL kedua jenis dokumen tersebut dirilis.
Invoice
Dokumen ini diberikan sebagai surat tagihan kepada pembeli setelah seluruh jasa/produk yang dipesannya telah diterima, dengan jenis dan jumlah yang sesuai dengan kesepakatan transaksi di awal. Setelah menerima dokumen ini, pembeli hanya tinggal melunasi pembayaran tagihannya saja.
Proforma Invoice
Dokumen ini diberikan sebagai ringkasan pengingat jenis dan jumlah pesanan, serta nilai kesepakatan transaksi kepada pembeli, saat melakukan tahapan pengiriman jasa/produk yang dipesannya. Informasi spesifikasi jasa/produk biasanya dilengkapi dengan rincian biaya-biaya yang lebih detail dibanding invoice.
7 Alasan Mengapa Perlu Ada Proforma Invoice
1. Menjamin tidak adanya risiko kecurangan salah satu pihak dan meningkatkan kepercayaan antar penjual dan pembeli.
2. Memberikan informasi harga atau jumlah tagihan yang harus dilunasi oleh pembeli, sesuai dengan kesepakatan transaksi di awal.
3. Memungkinkan penjual memperkirakan jumlah produk yang dipesan pelanggan.
4. Memungkinkan pembeli mengkonfirmasi jenis jasa/produk dan jumlah pesanannya, sesuai kesepakatan transaksi di awal.
5. Sebagai rujukan (pedoman) sah yang bisa dimasukkan ke dalam catatan keuangan pembeli maupun penjual. Dokumen ini juga bisa dijadikan dokumen sementara untuk pengingat jumlah barang yang diterima, ketika si pembeli akan menjualnya jasa/produk itu kembali.
6. Menjamin tidak terjadinya kesalahan dalam kegiatan transaksi oleh pembeli maupun penjual.
7. Juga dapat dijadikan sebagai dokumen pajak pada kasus-kasus tertentu.
Keterkaitannya dengan Peraturan Pajak
Pertanyaan yang sering membebani pikiran pebisnis adalah apakah Proforma Invoice dapat dianggap sebagai invoice komersil (commercial invoice) yang akan digunakan sebagai dasar perhitungan pajak seperti PPN, PPh dan Potongan Pungutan (Withholding Tax)?
Apakah sebenarnya commercial invoice itu? Seperti dikutip dari eksportimport.wordpress.com, commercial invoice adalah dokumen penjualan produk ekpor – impor yang dirilis oleh eksportir pengirim produk, yang juga yang digunakan sebagai dasar untuk menghitung pajak pungutan negara.
Sebuah commercial invoice wajib memuat: nomor dan tanggal dokumen, nama pembeli (importir, consignee, applicant), nama barang, harga per unit, harga total seluruh barang, cara penyerahan barang (FOB, CNF, CIF), nama kapal/pesawat, nomor kontainer dan tempat muat dan bongkar.
Commercial invoice ini juga selain yang digunakan sebagai dasar untuk menghitung pajak/pungutan negara.
Kegiatan ekspor-impor umumnya bersifat transaksi berskala besar, yang melibatkan pengiriman secara bertahap dalam suatu kurun waktu tertentu. Lalu apa yang terjadi jika dokumen ini memuat harga penjualan yang berbeda dengan commercial invoice, karena adanya perubahan kurs mendadak di di tengah masa pengiriman bertahap?
Permasalahan Pajak yang Ditimbulkan oleh Solusi
Solusinya adalah Wajib Pajak perlu membuat dokumen Pajak Pendapatan negara (PPN), dimana Proforma Invoice juga berisi data seperti harga penjualan yang akan dapat digunakan sebagai informasi dalam faktur PPN.
Dirjen Pajak dapat menggunakan kedua jenis invoice ini dalam pemeriksaan pajak, sejak dari pengujian atas pencatatan dalam pembukuan hingga rekening bank, untuk menguji jumlah aktual yang diterima oleh Wajib Pajak. Namun solusi ini tak jarang dirasakan juga menimbulkan risiko beban tambahan bagi eksportir, apakah itu?
Dalam prakteknya, solusi tersebut di atas ternyata juga memuculkan beban bagi eksportir, yaitu:
• Apabila eksportir menggunakan Proforma Invoice-nya sebagai acuan commercial invoice, yang berarti dipakai sebagai dasar dokumen pajak meski importir belum membayar, maka eksportir wajib menalangi terlebih dulu pembayaran PPN yang telah dilaporkan atas SPT Masa PPN. Jadi, belum dapat penghasilan tapi sudah harus bayar PPN!
• Apabila harga jual suatu jenis produk tidak pasti sehingga harus berpedoman pada harga pasar, yang berisiko lebih rendah dari kesepakatan awal (rugi) atau lebih tinggi dari kesepakatan transaksi di awal (untung), karena PPN sudah dibayar duluan di awal.
Meskipun sering dilakukan untuk menghindari pembayaran PPN ketika pembayaran dari importir belum cair, penggunaan dokumen ini berisiko menimbulkan masalah bila terdapat perbedaan informasi jumlah pembayaran dan tanggal transaksi.
Planning Sebagai Antisipasi
Tax planning atas penjualan atau pembelian sangat perlu dilakukan oleh Wajib Pajak, jika Proforma Invoice dianggap sebagai hal yang perlu dilakukan dalam manajemen supply chain si Wajib Pajak.
Tujuannya agar permasalahan pajak akibat perbedaan informasi dalam Proforma Invoice dan commercial invoice nantinya tidak mengakibatkan reklasifikasi penjualan ekspor menjadi penjualan domestik.
Jadi, apabila transaksi yang kamu sepakati memberlakukan pembayaran bertahap (down payment atau termin 1,2,3), atau sudah terlalu lama nggak mendengar kabar dari pembeli/importir, segera kirimi mereka dokumen ini ya.
