Entrepreneur sejati pasti sudah sangat paham dengan istilah invoice dan penggunaannya. Invoice adalah faktur atau dokumen mengenai transaksi yang dilakukan lengkap dengan detail produk dan harga yang harus dibayarkan. Invoice biasanya dibuat dalam tiga rangkap yakni untuk pembeli, arsip penjualan, dan arsip laporan keuangan perusahaan.
Fungsinya memang sangat penting untuk perhitungan keuangan suatu perusahaan. Lewat data dalam invoice, perusahaan bisa mengkalkulasi jumlah produk, pemasukan, dan pesanan yang masuk dalam periode tertentu. Ada berbagai invoice sesuai dengan kebutuhannya tergantung dengan jasa dan produk yang ditransaksikan.
Kamu bisa mencari contoh invoice yang diperlukan dan format yang umum digunakan di internet. Bahkan, kamu bisa mengambil cara praktis dengan membuat invoice lewat aplikasi atau situs resmi. Namun ada sejumlah tips yang harus dipraktikkan dalam membuat invoice bisnismu.
Tips & cara membuat invoice
a. Mudah dipahami
Invoice akan dipegang oleh banyak pihak baik dari perusahaan maupun konsumen. Karena itu pastikan isinya mudah dipahami dan mendetail. Identifikasikan produk yang ditransaksikan secara lengkap mulai dari nama, ukuran, bahan, jumlah, harga, dan lain sebagainya. Tambahkan logo perusahaan maupun kontak yang bisa dihubungi jika sewaktu-waktu dibutuhkan. Ini juga membuat invoice dari perusahaanmu unik dan mudah dikenali.
b. Tulis jangka waktunya
Dalam beberapa kasus, invoice difungsikan sebagai tagihan pembelian kredit baik dalam beberapa tahap maupun tempo tertentu. Tuliskan jangka waktu pembayaran yang harus dipenuhi oleh pembeli dalam invoice yang diberikan. Hal ini agar lebih detail dan antisipasi apabila ada pembayaran yang macet. Tips yang bisa kamu terapkan adalah tuliskan invoice lebih pendek dari seharusnya agar arus kas lancar tanpa tersendat.
c. Kirimkan ke pihak yang tepat
Ada banyak kejadian invoice tidak dipenuhi sesuai dengan ketentuannya karena tidak tersampaikan dengan benar. Karena itu pastikan invoice yang kamu buat dikirimkan ke pihak yang tepat dan bertanggung jawab atas transaksi tersebut. Penerima yang salah bisa membuat pembayaran yang harus dilakukan lebih lama daripada seharusnya. Tipsnya adalah tagihkan invoice kepada akuntannya langsung atau bendahara perusahaan agar cepat diproses.
Membuat invoice vie website
Invoice, sebagaimana dokumen perusahaan lainnya, kerap dibuat secara manual dengan bantuan komputer. Namun karyawan milenial seperti kamu bisa memanfaatkan teknologi dengan memanfaatkan layanan yang diberikan website pembuat invoice. Biasanya banyak tersedia template contoh invoice sesuai dengan jasa dan produk yang diperjualbelikan. Cara ini tentunya lebih mudah dan praktis sehingga pekerjaan kantormu jadi lebih cepat. Ada 2 situs yang direkomendasikan untuk membuat invoice yang sederhana namun efisien.
a. Paper.id
Situs ini bisa digunakan secara gratis dengan membuat akun terlebih dulu. Nantinya invoice yang dibuat bisa lebih personal karena bisa menyertakan logo, informasi perusahaan, dan detail lainnya. Saat pembuatan pertama, kamu bisa memilih desain dan model invoice yang digunakan. Berikutnya tinggal memasukkan detail order lainnya sesuai dengan konsumen. Situs ini juga memberikan layanan untuk pembuaatan data pembukuan termasuk kas dan penjualan bulanan.
b. Invoice generator
Situs ini juga gratis dan bahkan bisa dipakai tanpa harus membuat akun. Halaman utama situs ini akan langsung menyediakan menu untuk pembuatan invoice. Format invoice yang disediakan juga cukup lengkap; mulai dari logo, tenggat waktu, dan jumlah tagihannya.
Itulah beberapa contoh invoice atau tagihan yang bisa kamu berikan kepada klien ataupun pelanggan. Buat kamu yang merasa sulit membuat invoice, kamu bisa menggunakan invoice online seperti paper.id dan invoice generator, pastikan juga nomor invoice yang ada didalamnya sudah benar, ini akan memudahkan kamu dalam mencari dan melacak invoice tersebut.
Bacaan menarik lainnya:
Mace, Janice. (2007). Trip of a lifetime Money Management.
Smith, K.K. & Berg, D.N. (1987), Paradoxes of Group Life: Understanding Conflict, Paralysis, and Movement in Group Dynamics, San Francisco, CA: Jossey-Bass.
Ajaib merupakan aplikasi investasi reksa dana online yang telah mendapat izin dari OJK, dan didukung oleh SoftBank. Investasi reksa dana bisa memiliki tingkat pengembalian hingga berkali-kali lipat dibanding dengan tabungan bank, dan merupakan instrumen investasi yang tepat bagi pemula. Bebas setor-tarik kapan saja, Ajaib memungkinkan penggunanya untuk berinvestasi sesuai dengan tujuan finansial mereka. Download Ajaib sekarang.
