Ajaib.co.id – Procurement adalah salah satu proses penting yang dilaksanakan untuk menjalankan kegiatan bisnis perusahaan. Pelaksanannya begitu penting sehingga bisa menentukan kinerja perusahaan tersebut ke depannya. Hal ini bukan hanya berlaku di perusahaan skala besar namun juga usaha kecil.
Procurement adalah proses mencari dan membeli barang atau jasa untuk keperluan usaha. Barang dan jasa yang perlu disediakan misalnya saja seperti peralatan usaha, mesin-mesin produksi, atau bahkan bahan-bahan bangunan, equipment reparasi, dan jasa yang sedang dibutuhkan oleh perusahaan tersebut.
Dalam praktiknya, proses pengadaan barang ini atau pembelian harus melakukan negosiasi dan mengadakan tender. Pasalnya, setiap perusahaan pasti ingin mendapatkan barang yang sesuai dengan kriteria kebutuhannya baik dalam hal kuantitas, kualitas, lokasi, waktu, dengan biaya yang paling murah.
Tujuannya tidak lain adalah untuk menekan biaya sekecil mungkin sehingga perusahaan dapat memaksimalkan keuntungan sebesar mungkin.Karena itu, procurement adalah proses yang amat sangat pentingdan fundamental untuk kinerja perusahaan.
Profesi Procurement Adalah Peluang Kerja Baru yang Menjanjikan
Procurement secara umum adalah proses keseluruhan untuk pengadaan atau pembelian barang dan sering disebut sebagai procure to pay. Proses pengadaan ini sendiri terbagi kedalam 3 bagian, purchasing, expediting, dan traffic.
Banyak yang kerap menyamakannya dengan proses purchasing saja. Meski demikian, ada perbedaan procurement dan purchasing yang amat mendasar karena merupakan proses yang cukup panjang. Bukan hanya sekedar menyediakan barang atau jasa namun juga memastikan barang tersebut sesuai dengan kebutuhan.
Pembelian dalam jumlah besar akan membutuhkan procurement yang diikuti dengan beberapa proses. Setiap perusahaan perlu menaati proses tersebut agar proses pembelian barang dapat berjalan dengan lancar dan sesuai dengan prosedur. Hal yang juga penting adalah agar barang tersebut tersedia tepat waktu sesuai dengan kebutuhan.
Proses ini biasanya dilakukan oleh karyawan pada divisi pembelian. Divisi tersebut ada di mana-mana, seperti perusahaan konstruksi, perusahaan pertambangan, industri consumer goods, hingga perusahaan startup. Meski demikian tak ada sekolah atau mata kuliah khusus mengenai pengadaan barang atau jasa ini.
Karena pembahasan procurement ada dalam ilmu Supply Chain Management (SCM). Tahapan yang harus dijalani juga cukup kompleks. Mulai dari proses awal untuk membuat purchase order, pemilihan vendor, dan pembuatan kontrak merupakan tanggung jawab dari staf yang bertanggung jawab melakukan procurement.
Profesi Procurement
Salah satu tanggung jawab yang penting ini menghasilkan peluang kerja yang juga menjanjikan. Pasalnya, hampir semua perusahaan apapun bisnisnya membutuhkan staf yang mengelola procurement ini.
Procurement mungkin tidak sepopuler profesi Data Analyst atau Back-end Developer. Namun profesi ini sangat penting dalam kategori perusahaan di atas. Pasalnya, karyawan pengadaan ini akan membantu kebutuhan divisi lain dalam menjalankan kegiatan perusahaan.
Mengingat tak ada jurusan tentang pengadaan barang atau jasa ini, perusahaan yang membutuhkan tenaga ini memiliki kualifikasi pendidikan lulusan D3 atau S1 semua jurusan, menguasai Microsoft Office, dan mampu berkomunikasi dengan baik. Kalau kamu baru saja lulus dan punya kualifikasi di atas, tak ada salahnya menjajal profesi ini.
Karena procurement merupakan profesi menjanjikan, terlebih dengan perkembangan teknologi seperti saat ini. Sebagai pemula, kamu akan belajar banyak hal dan dapat mengikuti workshop dan sertifikasi SCM.
Namun untuk menambah potensi, kamu juga sebaiknya memahami e-procurement yang saat ini mulai masih diterapkan. E-Procurement adalah kegiatan pengadaan barang atau jasa secara elektronik yang difasilitasi oleh software (perangkat lunak) atau web dan koneksi internet, dengan memanfaatkan teknologi komunikasi dan informasi. Biasanya dimulai dari pelelangan umum, kemudian pra-kualifikasi dan terakhir sourcing secara elektronik dengan menggunakan modu berbasis website.
Australia dan Skotlandia merupakan 2 Negara pertama yang berhasil mengembangkan sistem e-Procurement ini. Melalui perkembangan dari 2 Negara tersebut, akhirnya Indonesia memutuskan untuk mengikuti sistem e-Procurement. Pelaksanannya memang merupakan aplikasi dari procurement manual dengan memanfaatkan kecanggihan digital masa kini.
Lingkup Kerja
Pekerjaan procurement tidak berjalan sendiri. Lingkup kerja divisi pembelian pasti melibatkan divisi lain. Lingkup kerja procurement antara lain mengindentifikasi kebutuhan barang dan/atau jasa divisi lain, survei dan mencari pemasok potensial, membuat daftar vendor yang disetujui, menghubungi vendor yang tepat, negosiasi harga, membuat form, membayar barang dan/atau jasa yang dibeli, dan kegiatan yang menyertainya.
Memang, lingkup kerja procurement cukup banyak. Namun sebagai karyawan pemula, kamu bisa banyak belajar tentang procurement, serta menambah ilmu lain yang berhubungan dengan pembelian. Bukan tak mungkin kamu akan menjadi Head of Procurement dan menguasai dunia Supply Chain Manager.
Menguasai Keterampilan
Setiap profesi menuntut kemampuan tertentu. Hal itu juga berlaku pada procurement. Sebagai pegawai pemula yang terjun di bidang procurement, kamu punya waktu untuk belajar sekaligus menguasai keterampilan yang dibutuhkan. Keterampilan tersebut adalah mampu berkomunikasi dengan baik (lisan dan tulisan), jago negoisasi terutama soal menentukan harga beli, dapat menganalisis pra dan pasca melakukan pembelian, dan detail terhadap permintaan pembelian hingga barang datang.
Keterampilan lain yang tak kalah penting adalah time management, serta memiliki hubungan baik dengan pemasok atau vendor. Perlakukan mereka secara profesional ketika berbisnis dan kekeluargaan saat berada di luar. Namun keterampilan tersebut tak ada artinya, jika tidak diimbangi dengan integritas dan disiplin.
Selain procurement, ada pula divisi purchasing dan sourcing. Purchasing adalah proses memperoleh produk dan/jasa guna melancarkan kegiatan bisnis. Sedangkan sourcing adalah menyediakan produk dan/jasa utama yang dibutuhkan untuk menopang usaha berjalan lancar. Meski demikian tak semua perusahaan memiliki procurement, purchasing, dan sourcing. Walaupun lingkup kerjanya mirip satu sama lain, tergantung kebijakan perusahaan.
Karena memang prosesnya yang detail, tingkat kesulitan dalam menangani procurement cukup tinggi. Butuh kejelian dan tentu saja keras. Namun transformasi digital menjadi e-procurement bisa menjadi salah yang sangat membantu. Termasuk dalam mengatasi masalah yang terjadi misalnya saja tracking order dan masih banyak lagi.
Jangan ragu untuk melakoni profesi ini. Seorang procurement adalah karyawan profesional yang berperan dalam memajukan perusahaan dan mampu beradaptasi terhadap hal baru termasuk perkembangan teknologi. Kamu bisa menambah kemampuanmu dalam hal ini untuk meningkatkan daya saing dibandingkan rekan sekantor.
Tren penerapan digital di dunia usaha kini merambah di berbagai lini. Termasuk dalam hal procurement yang juga semakin mudah dan cepat. Kini juga tersedia sejumlah software yang bisa digunakan untuk melakukannya secara online. Meski demikian, tetap saja SDM yang berkualitas akan menjadi kunci sukses pelaksanannya.
