Pengadaan barang atau istilah kerennya procurement punya peranan penting dalam menentukan suatu keberhasilan dari bisnis yang Anda jalankan. Jika pada procurement konvensional memiliki sejumlah kelemahan, maka untuk memperbaiki hal tersebut ada e-procurement yang sudah dikembangkan untuk mengatasi kekurangan pada procurement tradisional. Untuk itu mari kita sama-sama mengenal e-procurement dan apa manfaatnya untuk kegiatan bisnis.
Pengertian Procurement Konvensional
Sebelum masuk ke pembahasan e-procurement, kita mulai dulu dengan mengenal procurement konvensional. Procurement adalah proses dari suatu pembelian barang yang diperlukan untuk bisnis dengan nominal yang sesuai kualitasnya. Proses procurement sendiri terdiri dari pemesanan, pemilihan vendor, penentuan syarat transaksi pembayaran, menyeleksi barang, perjanjian kontrak, sampai pada pembelian barang tersebut.
Karena dilakukan secara manual, maka procurement konvensional memerlukan koordinasi yang kuat dari para pekerja untuk mengurus semua berkas-berkas yang dibutuhkan seperti purchase order, invoice, surat kontrak, pengiriman barang, penerimaan barang, dan lainnya. Dengan sistem yang seperti itu, tentu memiliki sejumlah kelemahan yang bisa berdampak pada efektivitas kegiatan bisnis Anda. Di bawah ini merupakan faktor-faktor yang jadi kelemahan dari procurement konvensional.
· Dibutuhkan banyak sekali dokumen pendukung
· Pesanan barang yang berulang-ulang
· Jumlah supplier yang musti diorganisir
· Data inventaris yang sering tidak akurat karena human error
· Proses yang seringkali diabaikan, sebab cenderung mementingkan pekerjaan lain yang dianggap darurat
· Perlu pengesahan dari beberapa pihak
· Pelaksanaannya yang seringkali memakan waktu lama
Nah, untuk meminimalisir faktor-faktor di atas sudah saatnya Anda beralih dan mulai menerapkan e-procurement demi kelancaran bisnis Anda.
Apa Itu E-Procurement?
Seperti namanya, e-procurement merupakan proses pengadaan barang menggunakan software. Sistem di dalam software tersebut sudah secara otomatis melakukan semua proses yang ada pada procurement konvensional. Dengan begitu, pemakaian kertas untuk dokumen-dokumen bisa dikurangi sehingga prosesnya lebih cepat dan kesalahan dapat diminimalkan.
E-procurement tidak hanya digunakan untuk transaksi secara online saja. Menariknya software ini bisa membuat semua fungsi, prosedur, serta kebijakan secara otomatis. Tentunya e-procurement sangat membantu agar bisnis Anda lebih efektif dan efisien.
Manfaat E-Procurement untuk Bisnis
Dengan menerapkan sistem e-procurement, perusahaan Anda akan mendapatkan banyak manfaat. Seluruh sistem procurement bisnis Anda akan menjadi terotomatisasi sehingga tidak perlu repot-repot mengulangi proses procurement terus menerus. Lalu waktu proses procurement bisa lebih efisien sehingga pihak-pihak lain yang terlibat dapat mengalokasikan tenaga dan waktunya untuk tugas-tugas lainnya.
Selain itu Anda pun dapat menekan biaya karena penggunaan kertas dan mesin cetak yang mungkin sudah tidak dibutuhkan. Di samping itu, Anda pun dianggap telah menerapkan proses procurement ramah lingkungan.
Kemudian soal kualitas barang yang dipesan pun dapat terkontrol. Sebab seluruh informasi detail barang dapat dilihat pada katalog digital. Hal ini juga dapat membantu Anda untuk meriset dan mencari barang lebih praktis dengan melihat spesifikasi dan keunggulan dari barang tersebut.
Kesimpulan
E-procurement adalah suatu inovasi dari pengembangan proses procurement konvensional yang berbasis paper atau kertas. Dengan adanya e-procurement, Anda sebagai pebisnis diuntungkan dalam berbagai hal seperti penekanan biaya, hingga menjaga kualitas barang. Melalui software e-procurement, Anda mampu mengelola seluruh kegiatan procurement lebih mudah, mulai dari identifikasi barang sampai pembuatan laporan kegiatan procurement jadi lebih cepat dan efisien.
Ajaib merupakan aplikasi investasi reksa dana online yang telah mendapat izin dari OJK, dan didukung oleh SoftBank. Investasi reksa dana bisa memiliki tingkat pengembalian hingga berkali-kali lipat dibanding dengan tabungan bank, dan merupakan instrumen investasi yang tepat bagi pemula. Bebas setor-tarik kapan saja, Ajaib memungkinkan penggunanya untuk berinvestasi sesuai dengan tujuan finansial mereka. Download Ajaib sekarang.
