Ajaib.co.id – Dalam menjalankan sebuah bisnis, mencatat seluruh transaksi keuangan menjadi hal penting yang harus dilakukan. Di mana, dengan adanya catatan tersebut, semua transaksi keuangan bisnis dapat dipertanggungjawabkan dan dibawa ke laporan keuangan, termasuk bukti transaksi.
Transaksi keuangan memiliki nilai atau dinyatakan dalam satuan uang yang berpengaruh pada kondisi keuangan perusahaan atau unit organisasi. Dengan adanya transaksi, kamu bisa melihat bagaimana perusahaan menggunakan sumber daya ekonomi dan bagaimana cara memperoleh dana yang bisa digunakan untuk membiayai kegiatan tersebut.
Invoice atau kuitansi adalah salah satu bukti transaksi yang sudah tidak asing lagi bagi masyarakat. Apalagi, jika kamu adalah seorang pebisnis atau pengusaha. Dua dokumen tersebut merupakan bukti transaksi perusahaan yang diperlukan dalam pembukuan keuangan. Dengan adanya invoice dan kuitansi, laporan keuangan perusahaan bisa dipertanggungjawabkan.
Kedua dokumen ini memiliki fungsi yang berbeda. Umumnya, invoice digunakan sebagai bukti tagihan. Sedangkan kuitansi digunakan sebagai bukti transaksi atau pembayaran yang sudah dilakukan.
Apa Itu Invoice?
Invoice juga disebut dengan faktur. Meskipun penyebutannya berbeda, namun dua-duanya adalah benda yang sama. Biasanya, invoice dikeluarkan oleh penjual untuk menagih pembayaran kepada konsumen. Invoice juga memuat informasi lainnya, seperti tanggal pengiriman barang, ukuran dan berat barang, nama penerima invoice, dan lainnya.
Selain itu, invoice juga dibuat dalam tiga bagian. Bagian pertama diberikan kepada konsumen. Bagian kedua ditandatangani oleh pembeli, serta disimpan oleh penjual. Nantinya, bagian kedua itu akan berguna sebagai lampiran untuk menagih pembayaran di kemudian hari. Kemudian, rangkap ketiga disimpan dalam bentuk invoice.
Jenis Invoice
Terdapat beberapa jenis invoice yang digunakan dalam transaksi perdagangan, yaitu:
a. Invoice Biasa
Invoice ini sering digunakan dalam transaksi jual-beli harian. Biasanya, invoice tersebut digunakan untuk transaksi yang hanya memerlukan satu kali proses pembayaran saja.
b. Invoice Proforma
Inovice proforma bersifat sementara. Invoice ini diberikan oleh penjual kepada konsumen sebelum barangnya diserahkan secara keseluruhan. Invoice ini digunakan jika barang yang diterima oleh konsumen diberikan dalam berbagai tahap. Jika seluruh barang sudah diberikan dan diterima, maka invoice proforma akan diganti dengan invoice biasa.
c. Invoice Konsuler
Jika kamu melakukan transaksi perdagangan internasional, seperti ekspor dan impor, maka membutuhkan invoice konsuler. Untuk menggunakan invoice ini, kamu harus mendapat persetujuan dari negara pengimpor lebih dulu, di antaranya adalah atase perdagangan, kantor konsuler, dan kedutaan besar negara pengimpor di negara pengekspor.
Mengenal Kuitansi
Kuitansi merupakan bukti transaksi yang dibuat dan diberikan oleh pihak penerima uang. Kemudian, diserahkan kepada pihak yang telah melakukan pembayaran. Kuitansi bertujuan untuk memperkuat legalitas dari suatu transaksi dan membuktikan bahwa ada penyerahan sejumlah uang yang dilakukan.
Oleh karena itu, transaksinya harus dilengkapi dengan tanda tangan dan materai (dalam kondisi tertentu). Berikut ini adalah ciri-ciri kuitansi yang harus kamu ketahui:
a. Ada Dua Bagian
Kuitansi umumnya memiliki dua bagian, yaitu bagian kiri dan bagian kanan. Bagian kiri (sub kuitansi) merupakan bagian kecil yang digunakan sebagai bukti yang ditujukan untuk pihak penerima uang.
b. Kuitansi Rangkap
Beberapa kuitansi pun dibuat dalam bentuk rangkap. Bagian asli dari kuitansi ini diberikan kepada pihak yang melakukan pembayaran. Sedangkan arsipnya disimpan atau diberikan kepada pihak yang menerima pembayaran.
c. Informasi di dalam Kuitansi
Sebagai bukti transaksi, kuitansi tentunya berisi beberapa informasi yang penting. Misalnya, nama lengkap pihak yang menyerahkan uang, uang yang sudah diserahkan, tempat dan tanggal penyerahan uang, hingga nama lengkap dan tanda tangan penerimanya.
Dokumen atau Bukti Transaksi Lainnya
Selain invoice dan kuitansi, transaksi jual-beli umumnya juga terdiri dari beberapa dokumen, misalnya:
a. Bon
Umumnya, bon digunakan untuk transaksi yang dilakukan di berbagai toko. Sementara untuk transaksi yang dilakukan dengan perusahaan, biasanya jarang atau tidak menggunakan bon. Bon juga digunakan sebagai salah satu surat keterangan untuk peminjaman uang dan pengambilan barang.
b. Nota
Nota berfungsi sebagai bukti atas pembelian barang yang dilakukan secara tunai. Nota akan dibuat oleh penjual dan diserahkan kepada pembeli. Nota dibuat dalam dua rangkap. Satu rangkap akan diberikan kepada penjual, dan rangkap lainnya disimpan oleh pembeli.
c. Nota debit
Merupakan bukti transaksi yang dibuat perusahaan untuk dikirim kepada pihak di luar perusahaan karena ada barang atau jasa yang tidak sesuai dengan pesanan atau rusak. Dengan nota debit, penjual bisa memberitahukan kepada pelanggan bahwa akunnya sudah didebit dengan jumlah tertentu.
d. Nota kredit
Bukti pemberitahuan atau penghitungan yang dikirim perusahaan kepada pelanggannya bahwa akunnya telah dikredit dalam jumlah tertentu. Nota kredit diberikan konsumen agar mereka mengetahui bahwa akunnya sudah dikredit dengan jumlah tertentu. Penerima nota kredit akan mencatat pada akun pihak pengirim nota.
e. Cek
Surat perintah yang dibuat pihak yang memiliki rekening di bank agar bank tersebut membayar sejumlah uang kepada pihak yang disebut pemilik rekening bank. Cek ditandatangi pihak yang menjadi nasabah, kemudian nasabah memiliki simpanan pada bank dalam bentuk giro.
f. Bilyet giro
Surat perintah dari nasabah bank kepada bank yang bersangkutan untuk memindahbukukan sejumlah uang dari rekeningnya ke rekening penerima yang namanya disebut dalam bilyet giro di bank yang sama atau bank lain.
g. Rekening koran
Bukti mutasi kas di bank yang disusun bank untuk para nasabahnya dan digunakan sebagai dasar penyesuaian pencatatan antara saldo kas menurut perusahaan dan saldo kas menurut bank.
h. Bukti memorandum
Bukti ini adalah bukti yang dikeluarkan pimpinan perusahaan ataupun pihak tertentu yang memiliki wewenang. Bukti memorandum digunakan untuk kejadian-kejadian yang berlangsung di dalam internal perusahaan. Bukti ini biasanya dikeluarkan di akhir periode seperti memo untuk mencatat gaji para pegawai yang masih dibayar.
i. Bukti kas masuk dan bukti kas keluar
Ini merupakan bukti atas penerimaan uang yang masuk dan dilengkapi bukti tertulis, seperti kuitansi dan nota. Sedangkan pada bukti kas keluar adalah bukti transaksi atas pengeluaran uang kas, seperti kuitansi dari kreditur dan nota kontan asli.
Manfaat Bukti Transaksi
Secara khusus bukti transaksi dalam pross dan kegiatan bisnis memiliki manfaat dan fungsi sebagai berikut:
a. Mengetahui pihak yang bertanggung jawab atas terjadinya transaksi,
b. Menjadi media yang berisikan data informasi keuangan,
c. Dasar pencatatan akuntansi,
d. Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan menyatakan transaksi dalam bentuk tulisan,
e. Menghindari duplikasi pada pengumpulan data keuangan.
Itulah beberapa hal tentang bukti transaksi yang perlu kamu ketahui untuk mencatat keuangan bisnis dengan baik. Dengan pencatatan keuangan yang tepat, kamu bisa mendapatkan bisnis dengan keuangan yang sehat, sehingga bisa lebih mudah untuk berkembang.
