Ajaib.co.id – Mengetahui apa itu manajemen tidak berarti bisa mengaplikasikannya. Ada banyak unsur manajemen yang harus dipertimbangkan untuk memastikan bisnis berjalan dengan baik. Lebih jauh lagi, penerapannya penting untuk pencapaian tujuan yang lebih besar lagi misalnya ekspansi bisnis.
Jika mengacu pada Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), kata manajemen bisa diuraikan sebagai penggunaan sumber daya secara efektif untuk mencapai sasaran; pimpinan yang bertanggung jawab atas jalannya perusahaan dan organisasi. Jika ditarik dalam konteksi yang lebih detail, pengertian manajemen bahkan bisa lebih jauh lagi.
Para pakar sendiri sudah sejak lama mendefinisikan manajemen dalam artian yang berbeda-beda. Apa saja?
- Definisi manajemen menurut Mary Parker Follet adalah: seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Ini berarti bahwa manajemen bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi dan para individu yang ada di dalam organisasi itu.
- Sedangkan menurut Henry Fayol, manajemen hampir sama dengan para ahli lain, yaitu sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, dan pengawasan terhadap sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan yang efektif dan efisien.
- Dikenal sebagai Bapak Ilmu Manajemen, George R. Terry dalam bukunya Principle of Manajemen menyebutkan pengertian manajemen. Manajemen adalah sebuah proses yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Dari definisi inilah yang kemudian dikenal dengan fungsi manajemen.
- Pengertian manajemen menurut profesor Oey Liang Lee adalah ilmu dan seni untuk merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengkoordinasi serta mengawasi manusia dengan bantuan alat-alat sehingga dapat mencapai tujuan.
Sejumlah pengertian ini dirangkum dari tujuan perusahaan melaksanakan manajemen itu sendiri. Apa itu manajemen tak bisa lepas dari fungsinya baik secara umum maupun mendetail. Untuk fungsinya bisa dibagi sesuai dengan unsur-unsurnya antara lain:
- Perencanaan
Fungsi manajemen planning atau perencanaan merupakan fungsi utama dari sebuah manajemen dalam organisasi bisnis. Tanpa perencanaan, fungsi lain dalam manajemen tidak dapat berjalan dengan baik. Dalam hal ini manajemen berfungsi untuk menyusun strategi awal dalam mencapai tujuan yang sudah ditentukan. Dengan perencanaan yang baik, akan berpengaruh pada pencapaian tujuan yang efektif dan efisien.
- Pengorganisasian
Tujuannnya adalah membagi suatu tugas yang besar menjadi kegiatan yang lebih kecil-kecil untuk menjalankan aktivitas yang berkaitan. Melalui pengorganisasian, seorang manajer dapat mengawasi dan mengontrol anak buahnya agar dapat melaksanakan tugasnya secara tepat.
- Penempatan
Penempatan adalah langkah selanjutnya dari pengorganisasian. Pada fungsi ini, seorang manajer harus mengetahui minat dan kemampuan seseorang untuk melakukan suatu pekerjaan. Agar dapat bekerja secara maksimal, seorang manajer harus menempatkan seseorang pada posisi terbaik yang sesuai dengan kemampuannya.
- Pengarahan
Pengarahan atau directing adalah usaha agar setiap anggota kelompok dapat bekerja untuk mencapai sasaran sesuai tujuan perusahaan. Fungsi pengarahan adalah untuk menciptakan lingkungan kerja yang dinamis dan sehat sehingga meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam bekerja.
- Pengawasan
Pengawasan atau controlling harus dilakukan agar pekerjaan dapat berjalan sesuai dengan visi, misi, dan peraturan perusahaan. Fungsi pengawasan dapat digunakan untuk menilai kinerja dengan berpatokan standar yang telah dibuat, juga melakukan perbaikan apabila diperlukan. Salah satu bentuk pengawasan yang baik adalah pengawasaan yang sesuai dengan kebutuhan dan karakter perusahaan.
Unsur Manajemen yang Wajib Ada
Dalam melaksanakan fungsinya, sebuah organisasi atau perusahaan membutuhkan sumber daya yang dikenal sebagai unsur manajemen. Masing-masing unsur ini saling berkaitan yang tidak dapat dipisahkan, jadi jika salah satu diantaranya tidak ada atau tidak sempurna maka akan berdampak pada pencapaian tujuan perusahaan. Unsur-unsur tersebut adalah:
- Manusia
Sumber daya manusia adalah unsur paling utama untuk menjalankan fungsi manajemen karena semua kegiatan dilaksanakan oleh manusia. Mulai dari perencanaan hingga pelaksanaan dikerjakan oleh manusia.
- Uang
Uang merupakan alat tukar sekaligus alat ukur nilai. Tersedianya uang sebagai modal membuat manajemen lebih leluasa dalam mencapai tujuan akhir perusahaan.
- Material
Selain ketersediaan Sumber Daya Manusia, fungsi manajemen juga membutuhkan material untuk mencapai tujuan. Material ini merupakan bahan baku, dapat berupa barang jadi atau barang setengah jadi.
- Mesin
Dengan keberadaan mesin, proses pekerjaan menjadi lebih efektif dan efisien sehingga mesin dan manusia tidak bisa dipisahkan selama perusahaan menjalankan kegiatannya.
- Metode
Untuk memperlancar pekerjaan, diperlukan sebuah tata cara pelaksanaan kerja yang dikenal dengan Standar Operating Procedure (SOP). Metode ini digunakan untuk pelaksanaan kerja dengan mempertimbangkan tujuan, waktu, biaya, dan fasilitas yang ada agar lebih efektif dan efisien.
- Pasar
Pasar adalah unsur untuk menentukan apakah produk atau jasa yang dikeluarkan oleh perusahaan diminati oleh pasar. Untuk menentukan pasar perlu dilakukan kajian secara mendalam sehingga produk tepat sasaran. Dalam usaha menguasai pasar, perusahaan perlu memiliki produk yang berkualitas yang sesuai dengan daya beli pasar.
Ada banyak jenis manajemen yang diaplikasi dalam sebuah unit usaha. Besar dan kecilnya unit bisnis tersebut menentukan tipe manajemen yang diberlakukan. Meski demikian, semua jenis usaha, bahkan sekelas UKM dan bisnis rumahan, tetap membutuh pengaturan sendiri untuk memastikan aktivitasnya berjalan lancar.
Pemilik UKM Kerap Tak Paham Apa Itu Manajemen, Jadi Kunci Kelemahan Bisnis
Perusahaan besar memahami benar pentingnya unsur manajemen dalam bisnisnya. Karena itu, mereka tak segan menggelontorkan dana yang besar untuk kebutuhan ini. Pasalnya mereka paham keberadaannya sangat esensial bagi pengembangkan bisnisnya.
Sebaliknya, pemilik UMKM (Usaha Mikro Kecil Menengah) tradisional seringkali tak paham apa itu manajemen. Lebih buruk lagi, mereka merasa kurang perlu memahami apa itu manajemen. Alasannya usaha yang dijalankan berskala kecil. Padahal manajemen yang baik bisa mengembangkan skala usahanya menjadi lebih besar
Bedanya seorang pengusaha/manajer dan pekerja ada pada sebuah penciptaan sistem. Pekerja akan dengan mudah melakukan pekerjaannya karena sudah ada yang menciptakan sistem kerjanya. sedangkan pengusaha adalah pihak yang harus menciptakan sistem itu. Jadi, selama seorang entrepreneur masih melakukan semua tugas kewirausahaannya sendirian, berarti bisnisnya belum tau apa itu manajemen.
6 Unsur Terpenting Dalam Fungsi Manajemen:
- Man (Sumber Daya Manusia)
- Money (Keuangan)
- Materials (Bahan Baku)
- Machines (Peralatan Mesin)
- Methods (Metode)
- Market (Pasar)
Manajemen UMKM Tradisional
Permasalahan Utama yang Kerap Dihadapi UKM
1. Modal
Banyak pemilik UMKM yang yakin bahwa usahanya bisa tumbuh namun terkendala permodalan, dan belum tersentuh lembaga keuangan (bank), sehingga mereka memanfaatkan lembaga keuangan mikro walaupun dengan bunga sangat tinggi.
2. Distribusi Barang
Kurangnya channel untuk pendistribusian barang juga menjadi tantangan yang dihadapi oleh pemilik UMKM. Pemasaran dari mulut ke mulut menjadi channel favorit pelaku UMKM. Kenyataan di lapangan, distribusi seringkali dinomoduakan setelah produksi.
3. Perizinan
Hanya sebagian dari UMKM yang punya kepemilikan badan hukum. Mayoritas UMKM juga mengalami tantangan di bidang pengetahuan legalitas dan perizinan, termasuk proses pengurusannya.
4. Pembukuan yang Masih Manual
Pembukuan yang masih manual seringkali mengakibatkan ketidakcakapan dalam mengkalkulasi omset, laba kotor dan laba bersih, yang akhirnya menghambat UMKM untuk tumbuh dan meningkatkan skalabisnisnya. Data pembukuan yang komprehensif memampukan suatu perusahaan dalam mengukur keberhasilan dan merencanakan strategi perusahaan kedepannya.
5.Pemasaran Online
Pemasaran online masih menjadi tantangan UMKM saat ini. Kurangnya pengetahuan serta keengganan melakukan adaptasi terhadap internet dan teknologi digital menjadi tantangan dan masalah yang harus dibantu oleh kaum Milenial.
Potensi Manajemen Yang Baik Bagi Pengembangan UMKM
Jika seorang pemilik Usaha Mikro ingin skala usahanya berkembang, ia harus menyadari betapa pentingnya pendelagasian kerja. Secara logika sederhana, jika semua fungsi kerja yang dilakukan si pengusaha bisa digandakan dengan mendelegasikan juga tugas-tugas itu ke seorang karyawan kepercayaannya, maka mereka berdua telah menggandakan kapasitas kerja, sehingga produktivitas pun otomatis tergandakan pula.
Apalagi jika karyawannya bertambah jadi 2, 3, 4, 5, dst. Maka skala Usaha Mikro bisa berkembang menjadi menjadi Kecil, lalu berkembang lagi menjadi Menengah. Happy kan?
Akan tetapi sebelum bisa mendelegasikan tugas kerja, seorang pemilik UMKM harus mau membuat sebuah sistem manajemen yang komprehensif, meliputi seluruh 6 fungsi manajemen yang telah disebutkan di atas. Sistem manajemen sektor Sumber Daya Manusia, Keuangan, Bahan Baku, Peralatan Mesin, Metode, dan Pasar akan mempermudah tugas kerja para karyawan di masing-masing divisi tersebut, tapi juga akan mempermudah si pemilik UMKM sendiri dalam menjaga produktivitas dan memperhatikan perkembangan usahanya.
Lebih indahnya lagi, sebuah UMKM yang sistem manajemennya baik memiliki peluang lebih besar untuk mendapatkan support pendanaan dari lembaga keuangan (bank), kreditor dan investor. Jika manajemennya ditingkatkan maka tak menutup kemungkinan bisnis kelas UKM pun meraup keuntungan yang tak kalah dibandingkan perusahaan.
