Ajaib.co.id – Dari kamu masih sekolah pasti kamu sudah sering mendapatkan surat pemberitahuan bukan? Di mana surat ini biasanya berisi informasi tentang suatu hal yang akan terjadi di masa depan. Ini juga menjadi salah satu jenis surat formal yang paling banyak ditemui sehari-hari oleh masyarakat Indonesia.
Meski sering dibuat dan diterima masyarakat, pembuatan surat ini masih banyak yang tidak sesuai dengan aturan. Sehingga, informasi atau hal yang ingin disampaikan dalam surat menjadi tidak sesuai atau memiliki persepsi yang kurang tepat saat dibaca penerimanya.
Hal tersebut sangat berisiko karena bisa menyebabkan fungsi utama dari pembuatan surat pemberitahuan menjadi berkurang dan menjadi tidak berguna karena tidak mampu menyampaikan informasi secara akurat dan tepat.
Apa itu Surat Pemberitahuan?
Sesuai dengan namanya, surat pemberitahuan merupakan sebuah surat yang dimanfaatkan untuk menyampaikan informasi dari sebuah instansi perusahaan untuk orang pribadi atau ke instansi lainnya. Biasanya, surat pemberitahuan berisi informasi mengenai sebuah kegiatan yang bakal datang. Sayangnya, kamu pasti sering melihat surat pemberitahuan yang berantakan. Hal itu dikarenakan ada beberapa orang yang tidak memahami aturan pembuatan surat pemberitahuan.
Umumnya, surat ini dibuat untuk menyampaikan informasi mengenai suatu hal atau kegiatan yang akan dilangsungkan di masa yang akan datang. Sehingga, isi serta penulisan informasi yang ingin disampaikan harus jelas serta mudah dipahami pembacanya.
Pasalnya, jika penulisan informasi tidak jelas dan rancu dapat memberikan pengertian yang tidak tepat, surat formal tersebut tidak akan bisa menjalankan fungsinya dengan baik. Itulah mengapa mengerti tentang definisi surat pemberitahuan dan cara membuatnya menjadi suatu perihal yang penting, terlebih jenis surat tersebut cukup sering dibuat.
Surat ini tidak memiliki aturan yang baku, sehingga bisa dibuat dengan format yang berbeda antar satu dengan yang lainnya. Namun, pastikan informasi yang ingin disampaikan dalam surat pemberitahuan tersebut dapat diterima dengan akurat oleh penerimanya. Dengan begitu, surat tersebut dapat menjalankan fungsinya dengan semestinya.
Format Surat Pemberitahuan
Pembuatan surat pemberitahuan harus benar dan jelas agar informasi serta tujuan yang ingin disampaikan surat tersebut dapat diterima oleh pembacanya. Sebagai salah satu jenis surat formal, surat pemberitahuan tentu harus ditulis dengan menggunakan gaya bahasa baku atau formal.
Selain itu, penggunaan bahasa yang tepat menjadi kunci penting agar surat pemberitahuan dapat menyampaikan informasi dengan jelas dan tidak rancu. Penulisan surat pemberitahuan juga disarankan untuk menggunakan bahasa baku dan sopan agar dapat diterima oleh pembaca dari kalangan manapun
Tak hanya itu, dalam menulis surat pemberitahuan, pembuatnya harus paham tentang penggunaan tanda baca. Pasalnya, penggunaan tanda baca yang tidak tepat dapat membuat maksud yang ingin disampaikan dalam sebuah kalimat menjadi berbeda. Jadi, pembaca tidak menyalah artikan maksud dari sebuah kalimat atau informasi hanya karena memiliki kesalahan tanda baca.
Selain penggunaan gaya bahasa dan tanda baca yang tepat, membuat surat pemberitahuan juga harus memiliki format yang telah ditentukan. Format dalam membuat surat formal tersebut biasanya dibagi menjadi empat bagian, yaitu, kop surat, nama serta alamat, isi, dan tanda tangan.
Untuk itu sangat penting bagi kamu memahami bagaimana cara membuat surat pemberitahuan yang tepat dan benar. Berikut ini, format surat pemberitahuan dapat dibagi menjadi:
1. Kop atau Kepala Surat
Identitas dari penulis surat biasa dikenal dengan kepala surat atau kop surat. Ada banyak informasi atau keterangan dalam kop surat antara lain nama instansi, alamat, nomor telepon, alamat emai, fax, hingga nama website. Jadi, tuliskan identitas selengkap-lengkapnya pada bagian kepala surat agar penerima surat dapat mengetahui siapa pengirimnya dan kemana harus menghubungi saat ingin mendapatkan kejelasan.
2. Nama serta Alamat Penerima Surat
Bukan hanya identitas dari pengirim surat, identitas dari penerima surat juga harus dituliskan dengan jelas. Meski tidak selengkap identitas pengirim, nama serta alamat dari penerima surat pemberitahuan harus dituliskan dengan rinci. Biasanya alamat juga harus disertakan untuk menghindari salah tujuan. Nama dan alamat dapat dimulai dan diakhiri dengan salam sehingga penerima surat merasa dihormati.
Dalam menulis nama dan alamat dari penerima surat, penulis surat pemberitahuan dapat mengawali dan mengakhirinya dengan ucapan salam atau sebagainya. Dengan begitu, penerima surat akan merasa dihormati oleh pengirim surat tersebut.
3. Isi
Dalam sebuah surat, isinya harus penting. Kamu harus menjelaskan maksud dari program atau kegiatan yang bakal dilakukan pada surat tersebut. Isi surat juga disesuaikan dengan tujuan surat pemberitahuan tersebut, kamu harus memasukkan informasi selengkapnya.
Sebagai contoh, jika surat itu berisikan informasi sebuah kegiatan, maka informasi mengenai tempat, tanggal, lokasi dan tujuan kegiatan tersebut tidak boleh terlupakan. Sehingga, penerima surat tidak akan kebingungan dengan maksud dari kegiatan tersebut saat membaca surat tersebut.
4. Tanda Tangan
Legalitas dalam sebuah surat sangat diperlukan. Karena itu, kamu harus membubuhkan tanda tangan pribadi agar tugas tersebut terjamin keasliannya. Jika surat itu mewakili sebuah instansi, maka harus ada cap dari kantor tempat kamu bekerja. Biasanya di bawah tanda tangan, kamu harus menulis nama serta jabatan kamu di dalam instansi.
Jika itu merupakan surat pemberitahuan, maka akan ada lebih dari satu tanda tangan yang dibutuhkan. Biasanya tanda tangan pertama merupakan tanda tangan penulis surat, dan tanda tangan kedua adalah saksi dari kebenaran pemberitahuan.
5. Informasi Tambahan
Selain keempat bagian di atas, kamu juga bisa menambahkan beberapa informasi lainnya. Misalnya nomor surat yang berada di antara kepala surat dan nama serta alamat dari penerima surat. Keberadaan nomor surat ini biasanya dituliskan oleh instansi atau perusahaan yang sering menulis jenis surat tersebut.
Jika diperlukan, penulis surat resmi juga dapat menambahkan perihal, yang mempermudah penerima surat dalam mengetahui apa maksud dan tujuan penulis surat mengirimkan surat pemberitahuan tersebut. Dengan begitu, konteks dari isi surat tersebut menjadi lebih jelas.
Selanjutnya, kamu juga bisa melampirkan dokumen yang bersangkutan dengan isinya. Saat surat pemberitahuan memiliki lampiran dokumen tambahan di dalamnya, maka dapat dituliskan lampiran yang terletak di bawah bagian perihal.
Informasi tambahan lain yang dapat ditambahkan adalah tanggal serta tempat dibuatnya surat tersebut. Biasanya, informasi ini dituliskan di bagian sebelum dibubuhkannya tanda tangan dari penulis surat pemberitahuan.
Contoh Surat Pemberitahuan
1. Contoh Pemberitahuan Kegiatan Lingkungan
| Karang Taruna RW 12 Kelurahan Bedahan, Kecamatan Sawangan Kota Depok, Porvisi Jawa Barat Sekretariat. Jalan Rivaria Dalam 1 Nomor 15 Telp. 022 330069 Mobile. 09766977925 Depok, 10 Agustus 2019 No: 999/LKN99/2019 Lampiran: – Hal: Pemberitahuan kegiatan Yth. Bapak/ Ibu Camat Kecamatan Sawangan Kota Depok Jalan Bukit Rivaria Dalam 1 Nomot 15 Dengan hormat, Untuk memeringati Hari Ulang Tahun Republik Indonesia yang ke-77, kami selaku pemuda – pemudi RW 12 Kelurahan Bedahan, Kecamatan Sawangan, yang masuk dalam kelompok kepemudaan atas nama Karang Taruna berniat mengadakan lomba makan kerupuk. Acara ini bakal digela pada: Hari, Tanggal: Minggu, 18 Agustus 2019 Waktu: 08.00 – Selesai Tempat: Lapangan Rakyat RW 20 Kelurahan Bedahan, Kecamatan Sawangan. Dengan adanya kegiatan tersebut, kami atas nama pemuda-pemudi warga RW 12 Kelurahan Bedahan, Kecamatan Sawangan ingin mengundang bapak/ibu untuk hadir pada acara ini. Demikian surat ini kami buat. Atas perhatian waktu yang sudah bapak/ibu berikan, saya ucapkan terima kasih. Hormat Kami, Ketua Karang Taruna, Rudi Sumarwanto |
2. Contoh Pemberitahuan Sekolah
| Sekolah SDN 7 Jakarta Selatan Jalan Senayan Kav.10-11, Blok A7, No. 88, Jakarta Selatan, DKI Jakarta, 123344 Telp. 021 829993 Fax. 021 829994 Jakarta, 11 Juli 2020 No: 999/LKN99/2019 Lampiran: – Hal: Pemberitahuan Acara Study Tour Yth. Bapak/ Ibu Wali Murid di tempat Dengan hormat, Untuk mengadakan acara tahunan sekolah, kami ingin memberitahukan kepada Bapak/Ibu wali murid sekalian bahwa SDN 7 Jakarta Selatan akan mengadakan study tour yang akan dilaksanakan pada: Hari, Tanggal: Senin, 20 Desmber 2020 Waktu: 08.00 – Selesai Lokasi: Taman Mini Indonesia Indah Dengan adanya kegiatan tersebut, kami atas nama guru dan jajaran pemimpin sekolah ingin Bapak/Ibu memberikan izin kepada anak-anak untuk ikut serta dalam kegiatan tersebut. Di mana, dalam kegiatan ini, kami akan memberikan pengetahuan baru mengenai dunia iptek, sains, dan teknologi. Mohon ketersediaan Bapak/Ibu memberikan tanda tangan di lampiran pada surat ini yang bertujuan untuk pemberian izin kepada anak-anak kami tercinta. Demikian surat ini kami buat. Atas perhatian waktu yang sudah bapak/ibu berikan, saya ucapkan terima kasih. Hormat Kami, Kepala Sekolah Rudi Sumarwanto |
Itulah beberapa format dan contoh surat pemberitahuan yang baik dan benar, kamu bisa mencontohnya ketika kamu memiliki beberapa pengumuman atau pemberitahuan, misalnya ketika ingin menjalankan kegiatan kerja bakti atau ketika ingin menyambut tahun ajaran baru.
Dengan membuat surat pemberitahuan secara resmi, kamu bisa memberikan informasi dengan lebih mudah dan secara bersamaan kepada seluruh penerima informasi. Pastikan dalam pembuatannya kamu harus menjelaskan beberapa poin dan buat isi surat dengan detail, sehingga informasi yang disampaikan bisa diterima dan dipahami penerimanya dengan jelas.
