Milenial

Cara Menulis Email Profesional Harus Dikuasai Sejak di Sekolah

Ajaib.co.id – Seorang wanita berusia 33 tahun terpaksa harus dijadikan partimer,dan dipotong gajinya di masa pandemi virus corona (COVID-19). Keadaan ini memaksanya untuk mencari pekerjaan baru dengan gaji yang lebih besar.

Setelah lama tidak pernah melamar pekerjaan, wanita bernama Ela ini mengalami kebingungan. Menurut pengakuannya kepada penulis, dirinya bingung ketika harus mengirimkan lamaran pekerjaannya melalui surat elektronik atau electronic mail (email)

”Dulu, kalau aku melamar kerja ya bawa berkas diantar ke kantornya, sekarang kok pakai email ya? Padahal satu kota dan kantornya juga deket.”

Kebingungan Ela ini semakin bertambah, ketika pihak perusahaan tempatnya melamar memintanya untuk menjadikan file lamaran pekerjaannya menjadi satu folder sebelum dikirim via email.

”Terus gimana ini caranya? Kalau di komputer sih gampang buat folder, nah ini di email. Terus subject itu buat apa? Waduh!”

Gambaran kisah di atas, membuat kita belajar bahwa ternyata tidak semua orang bisa menulis email secara profesional untuk kepentingan bisnis maupun pekerjaan, dan dalam kasus Ela ini untuk kepentingan melamar pekerjaan.

Mungkin menulis email untuk keperluan pribadi adalah perkara yang mudah karena tidak akan pernah dipusingkan dengan banyak aturan. Kita bisa menulisnya dengan gaya bahasa yang santai namun tetap sopan, bahkan tanpa perlu ketentuan ini dan itu dalam melampirkan dokumen.

Namun, berbeda dengan itu, menulis email untuk kepentingan pekerjaan dan bisnis di era digital seperti sekarang ini harus dituliskan dengan gaya bahasa yang lebih formal dan profesional. 

Bahkan diperlukan pengetahuan tambahan untuk memenuhi aturan-aturan yang telah ditetapkan oleh sebuah perusahan tempat kita melamar kerja atau oleh rekan bisnis kita.

Sehingga, penting bagi kita untuk mempelajari cara menulis email secara profesional sejak kita masih sekolah dan belum bekerja.

Tujuannya tentu saja untuk mempermudah urusan pekerjaan dan bisnis di masa depan, agar kita tidak perlu melewati kebingungan-kebingungan yang pastinya membuang waktu atau bahkan peluang, seperti yang dialami oleh Ela pada contoh kisah diatas.

Mengapa membuang waktu dan peluang? Karena seperti yang terjadi pada Ela di mana akhirnya kebingungannya menulis email secara profesional ditanyakan pada beberapa orang. 

Maka tentu saja hal ini akan menyita waktunya untuk segera mengirimkan email terkait lamaran kerjanya pada perusahaan tempat dia melamar kerja.

Nah, jika kebutuhan akan tenaga kerja pada perusahaan tempat Ela melamar kerja sangat mendesak, maka ketika Ela bingung dan bertanya kepada beberapa orang, ini tentu juga akan membuang peluangnya.

Karena di masa pandemi ini mencari dan mendapatkan pekerjaan itu cukup susah, sehingga  pasti lah banyak orang lain juga, selain Ela yang sudah lebih dahulu paham cara menulis email secara profesional akan dengan segera mengirimkan lamaran kerjanya, tanpa perlu menunda. 

Dan peluang Ela untuk diterima menjadi tidak terlalu besar atau bahkan tidak ada lagi. Hal ini dikarenakan Ela dikalahkan oleh mereka yang paham dengan cara menulis email yang baik secara profesional dalam dunia kerja dan bisnis.

Investasi Waktu

Harusnya Ela lebih banyak menginvestasikan waktu pada hal-hal yang berguna bagi masa depannya, sejak dia masih sekolah.

Mungkin memang untuk Ela yang lahir di tahun 1987, teknologi seperti email tidak dikenalnya dari sekolah dasar, tingkat pertama atau menengah atas. 

Namun, pastilah teknologi surat elektronik ini sudah ada di masa dia menjadi mahasiswa atau bahkan ketika menjadi pekerja pemula. Lalu, mengapa Ela melewatkan masa itu untuk tidak belajar cara menulis email secara profesional?

Apakah Ela tidak pernah berpikir bahwa perkembangan zaman dan teknologi itu akan semakin pesat di masa-masa kedepan?

Dan daripada berlama-lama mempertanyakan tentang cara pikir Ela di masa kemarin, yang membuatnya sedikit berada di belakang dari orang lain.

Sebaiknya, kita memikirkan tentang diri kita masing-masing, berada di manakah kita sekarang ini? Apakah kita masih anak sekolahan atau pekerja, kita harus menginvestasikan waktu sebaik mungkin.

Kita harus memanfaatkan waktu yang ada untuk mengerjakan hal-hal yang berguna bagi masa depan kita. 

Hindari untuk banyak menghabiskan waktu mengerjakan hal-hal yang tidak berguna bagi kehidupan di masa depan kita.

Sedikit mengurangi waktu untuk bermain game, berselancar di media sosial, atau aplikasi-aplikasi online lainnya dan mulai menggantikannya dengan mempelajari cara menulis email secara profesional, akan lebih memberikan bekal yang bermanfaat untuk kehidupan masa depan kita.

Untuk akhirnya, di masa depan nanti, kita mudah mendapatkan pekerjaan atau terlibat bisnis dengan orang atau perusahaan besar yang ada di dalam maupun luar negeri.

Jika menginvestasikan uang di masa kerja penting, maka menginvestasikan waktu di masa muda atau masa sekolah itu juga sama pentingnya.

Karena tanpa investasi waktu dengan baik di masa sekolah, kita tidak akan bisa mendapatkan pekerjaan yang baik dan menjanjikan di masa depan. Dan itu artinya membuat kita akhirnya susah atau bahkan tidak bisa melakukan investasi keuangan

Bijaklah dalam menginvestasikan waktu di masa sekolah atau masa mudamu, readers!

Tips menulis email secara profesional

Menggunakan nama dan alamat email profesional

Sebelum masuk ke penjelasan yang lebih dalam tentang menulis email secara profesional, sebaiknya kita perlu memperhatikan nama dan alamat email kita.

Jika sebelumnya nama dan alamat email kita menggunakan istilah-istilah atau singkatan-singkatan di luar nama asli, sebaiknya kita perlu menggantinya.

Jika memang sudah ada budget nya, kita bahkan bisa membuat alamat email yang lebih profesional dengan menyewa domain dengan ekstensi apapun. Sehingga, alamat email kita akan menggunakan nama domain sendiri, seperti contohnya [email protected] tidak menggunakan alamat seperti pada umumnya.

Menulis subject email ringkas, jelas, dan mewakili isi email

Subject email tidak lebih dari 50 karakter, dengan kata pertamanya harus menarik. Tujuannya, agar penerima email bisa dengan segera tahu apa isi email yang dikirimkan.

Misalnya, untuk email berisi lamaran kerja, maka tidak perlu membuat subject yang bertele-tele, cukup ditulis ‘lamaran kerja’  saja. Atau jika penawaran penjualan barang seperti CCTV atau AC, maka penulisan subject tidak perlu menuliskan kualitas barangnya, namun hanya seperti ini, ‘Proposal Penawaran CCTV/AC.’

Mengenali siapa penerima email

Dengan mengenali sipa penerima email kita, maka kita akan lebih mudah menentukan kalimat pertama yang akan menjadi pembuka dari email kita.

Jenis penerima email dibagi dua kategori, ada yang sudah kita kenal, namun ada juga yang belum. Untuk yang sudah kita kenal, kita bisa menyebutkan namanya. Namun, untuk yang belum, kita cukup menyebutkan sapaan seperti Bapak, Ibu, atau Anda.

Menggunakan salam pembuka yang tepat

Poin ini masih berkaitan dengan tips sebelumnya, di mana kita harus mengenali si penerima email terlebih dahulu untuk menentukan salam pembuka.

Salam pembuka biasa berupa kata, assalamu’alaikum, dengan hormat, yang terhormat, yang kami hormati, atau bisa juga dengan menambahkan sapaan Bapak, Ibu, Saudara, atau Saudari.

Untuk salam pembuka email resmi kita perlu menghindari sapaan halo, hai, atau bahkan dear.

Memperkenalkan diri 

Memperkenalkan diri ini sangat penting untuk penerima email tahu siapa kita dan keperluan kita. Apalagi, jika penerima email sebelumnya belum pernah kita kenal.

Contoh perkenalan diri email profesional untuk melamar kerja seperti berikut ini,

”Nama saya Angger Septian. Saya mengirimkan email ini dengan maksud untuk melamar pekerjaan sebagai Search Engine Marketing (SEM) di PT Aneka Warna.”

Isi email resmi

Poin ini adalah bagian paling penting di dalam sebuah email yang ditulis secara profesional. 

Di mana penting untuk kita menuliskan bagian isi ini dengan lugas tanpa bertele-tele. Kita harus memulai dengan menyampaikan tujuan kita menuliskan email. Misalnya untuk melamar pekerjaan, maka sampaikan itu terlebih dahulu.

Di dalam bagian isi ini, kata-kata yang digunakan tidak boleh terlalu sedikit, namun juga tidak boleh terlalu panjang.

Jenis font dan ukuran juga harus kita perhatikan dalam menulis bagian isi. Font standar yang digunakan biasanya Times New Roman, Tahoma, Arial dengan ukurannya sekitar 12-15.

Penutup 

Jika di bagian awal email ada salam pembuka, maka di akhir pun perlu diberikan salam penutup.

Salam penutup bisa berupa kata seperti ini, atas perhatian Bapak Agung kami ucapkan terima kasih.

Atau jika surat lamaran pekerjaan, maka penutupnya bisa seperti ini, ”Demikian surat lamaran kerja saya, untuk waktu dan perhatiannya saya sampaikan terimakasih. Besar harapan saya untuk bisa segera menerima email balasan dari perusahaan Bapak/Ibu.”

Di dalam penutup (bagian paling bawah) juga biasanya dilampirkan kata-kata seperti, kind regards, best wishes, best regards, sincere regards, hormat saya, hormat kami, thank you, dan lain sebagainya.

Signature

Untuk email resmi dan profesional, poin ini bisa digunakan, namun bisa juga tidak. Sifat poin ini opsional. Biasanya signature berisi informasi tentang jabatan dan alamat kantor.

Contohnya seperti ini,

Angger Septian
PT. Aneka Warna 
Wisma Monex 7th Floor
Jl Asia Afrika 130-135, Bandung 40112
Jawa Barat – Indonesia
Phone : (022) 874 -255-37

Artikel Terkait