Ajaib.co.id – Program kerja merupakan hal yang penting bagi para pebisnis dan berpengaruh terhadap kesuksesan pebisnis. Sebagian pebisnis ada yang sukses dan sebagian tidak, namun mereka memiliki tujuan yang sama. Sebagian pebisnis yang sukses, biasanya mengaplikasikan program kerjanya dengan baik dan terstruktur.
Program ini juga disebut sebagai agenda atau rencana yang disusun dalam jangka waktu tertentu. Program ini pun sudah disetujui oleh seluruh karyawan perusahaan. Buat kamu yang sedang merintis bisnis, berikut ini adalah tips menyusunnya.
Pengertian Program Kerja?
Program kerja biasanya dikenal dengan sebuah rencana kegiatan organisasi yang disusun untuk jangka waktu tertentu, misalnya satu periode kepengurusan. Kemudian, program ini juga sudah disetujui oleh seluruh pengurus organisasi. Biasanya, program ini dibuat untuk memberikan pedoman dalam mencapai tujuan dari sebuah organisasi. Program ini pun disusun secara profesional agar menguntungkan bagi organisasi, seperti:
- Menentukan kepanitiaan dan bidang-bidang yang dibutuhkan.
- Menentukan garis besar dan tata cara pelaksanaan program dari masing-masing bidang.
- Mengalokasikan sumber daya.
- Mengontrol atau mengawasi jalannya pelaksanaan program tersebut.
- Membuat job description yang jelas dan sesuai dengan jabatan masing-masing karyawan.
Tujuan Menyusun Program Kerja
Kegiatan apapun, termasuk menjalankan bisnis akan berjalan dengan baik jika kamu memahami dan mengerti apa tujuan dari bisnis itu sendiri. Begitu juga kegiatan dalam bisnis. Program kerja juga memiliki beberapa tujuan dan harus kamu lakukan untuk mencapai tujuan bisnis itu sendiri. Di bawah ini adalah beberapa tujuan menyusun program kerja.
1. Membantu Pencapaian Visi Dan Misi
Jika program kerja dilaksanakan secara baik, maka perusahaan akan menjadi efektif dalam menjalankan kegiatannya sehingga dapat membantu perusahaan mencapai tujuan bisnis itu sendiri.
Memang kepengurusan dalam perusahaan memiliki jangka waktu tertentu, sering bergonta-ganti kepengurusan dan tujuannya tidak dapat tercapai dalam waktu yang dekat. Namun, dengan menyusun program kerja, bisnis bisa dilaksanakan dengan baik dan mendekatkan perusahaan kepada tujuan utamanya.
2. Membantu menjawab Kebutuhan Perusahaan
Program kerja yang terencana dan tepat akan memberikan solusi bagi semua persoalan yang akan dihadapi perusahaan, baik persoalan yang datangnya dari dalam maupun dari luar perusahaan. Sehingga perusahaan dapat membuat strategi yang tepat untuk memecahkan persoalan sehingga targetnya dapat tercapai.
3. Membantu Perusahaan Bekerja Secara Sistematis dan Terstruktur
Dengan program kerja yang baik, maka setiap anggota perusahaan bisa bekerja secara sistematis dan terstruktur. Sehingga kinerja organisasi dapat meningkat.
Manfaat Program Kerja bagi Perusahaan
Dengan menyusun program kerja, ada beberapa manfaat yang bisa kamu dapatkan. Apa saja itu?
1. Memunculkan Rasa Kebersamaan Di Dalam Organisasi
Setiap anggota di dalam perusahaan akan memiliki rasa kebersamaan dalam melakukan kegiatannya, karena perencanaan program kerja telah di sepakati bersama. Seehingga tujuan perusahaan secara tidak langsung juga akan menjadi tujuan bersama.
2. Memunculkan Rasa Tanggung Jawab Terhadap Tugas Masing-Masing
Dengan program kerja yang telah disepakati bersama, maka setiap anggota dalam perusahaan akan memiliki rasa tanggung jawab terhadap tugasnya masing-masing. Hal ini tentu akan membantu perusahaan dalam mencapai tujuannya.
3. Meningkatkan Citra Perusahaan
Pihak yang berada di luar organisasi seperti masyarakat akan melihat bahwa perusahaan bekerja secara efektif, terstruktur, dan berperilaku baik dalam menjalankan tugasnya sehingga membuat citra organisasi tersebut semakin baik.
Jenis-Jenis Program Kerja
Program kerja juga memiliki beberapa jenis. Berikut adalah beberapa diantaranya yang perlu kamu ketahui.
1. Program kerja strategis
Ini adalah bentuk program kerja yang dirancang berdasarkan rencana jangka panjang dan dilakukan untuk mencapai tujuan utama perusahaan. Sehingga, hasilnya pun tidak ditentukan untuk saat ini tetapi untuk masa depan yang lebih panjang.
2. Program kerja taktis
In merupakan jenis program kerja yang dibuat untuk perencanaan strategi bisnis saat ini atau dalam periode kerja terdekat. Kebanyakan bentuk program kerja ini dibuat perusahaan karena memberikan dasar yang baik untuk pelaksanaan pekerjaan dalam mencapai tujuan yang diperlukan.
3. Program kerja jangka pendek
Program kerja ini hampir sama seperti dengan program kerja taktis. Bedanya, jangkauan waktunya lebih pendek dengan pembagian tugas yang lebih jelas berdasarkan periode. Di mana, periode dari program kerja jangka pendek bentuknya meliputi rencana kerja mingguan, bulanan, hingga triwulan.
4. Program kerja tetap
Biasanya program kerja ini mencakup masalah berulang yang kerap ditemui oleh manajer. Contohnya, manajer sering kali menghadapi masalah keterlambatan baik itu dalam proses kehadiran. Oleh karena itu manajer bisa merancang program kerja tetap yang dibuat untuk menangani masalah tersebut.
Umumnya program kerja ini kemudian dikenal dengan Standar Operasional Prosedur (SOP). Meski begitu beberapa aturan di dalam visi misi perusahaan, kebijakan dan aturan merupakan bagian juga dari program kerja tetap.
5. Program kerja kontingensi
Program kerja ini juga tidak kalah penting untuk direncanakan oleh perusahaan. Di mana, ini merupakan program kerja yang disiapkan oleh bisnis bila ada kemungkinan terjadi perubahan yang tak terduga atau dikenal juga rencana darurat.
Contoh program kerja ini adalah mengurangi dampak potensi bencana dengan membatasi karyawan yang melakukan perjalanan bisnis, terutama karena adanya wabah Covid-19. Rencana ini darurat dilakukan oleh perusahaan untuk mengurangi dampak penyebaran virus Corona.
Cara Menyusun Program Kerja yang Baik
Dalam YouTube channel yang berjudul “How to Create an Effective Action Plan”, Brian Tracy menjelaskan, bahwa langkah dalam menyusun program kerja yang efektif harus memenuhi prosedur berikut ini:
a. Menentukan Tujuan dengan Jelas
Kejelasan adalah hal utama ketika membuat program kerja. Pertama, kamu harus membuat sebuah tujuan yang terukur. Jika tujuannya tidak jelas dan tidak layak, maka hal tersebut akan menjadi penghambat dalam kesuksesan pebisnis. Kebanyakan pebisnis tidak mengetahui yang mereka inginkan. Sehingga, tujuannya menjadi tidak jelas. Mereka malah sibuk memikirkan sebuah kegagalan dalam bisnisnya.
b. Menuliskan Tujuan
Setelah memiliki sebuah tujuan, tuliskan juga tujuanmu secara jelas untuk mengukur kelayakannya. Meskipun terlihat sederhana, menuliskan tujuan akan lebih efektif karena secara tidak sadar kamu akan mengingatnya. Hal tersebut dapat meningkatkan probabilitas kamu untuk mencapai tujuan yang lebih banyak.
c. Menentukan Batas Waktu
Membuat batas atau tenggat waktu akan membantu kamu dalam mengambil tindakan. Jika melewati batas waktu, kamu tidak perlu khawatir. Kamu bisa membuat tenggat waktu yang baru secepatnya. Batas atau tenggat waktu hanyalah perkiraan waktu dari pencapaian tujuanmu, kamu bisa meraih tujuan tersebut lebih cepat atau lambat.
d. Membuat Daftar Aktivitas yang Bisa Dilakukan
Setelah kamu memiliki tujuan yang jelas, bisa membuat daftar mengenai tindakan atau aktivitas yang akan dilakukan. Jangan lupa untuk mengidentifikasi tantangan atau rintangan yang akan dihadapi. Kemudian, buatlah rencana alternatif untuk mengatasinya.
e. Menyusun Seluruh Langkah
Kamu bisa membuat prioritas dari tujuan dan tindakan dalam sebuah program. Kegagalan merupakan hal yang biasa terjadi di dalam bisnis. Jangan sampai kegagalan bisa menghambat kamu dalam meraih tujuan. Kalau kamu mengalami kegagalan, cari tahu dulu solusinya dan membuat program baru.
Poin Penting Penyusunan Program Kerja
Poin penting yang diperlukan dalam menyusun program kerja adalah planning (perencanaan), organizing and staffing (pengorganisasian), dan evaluate (evaluasi).
a. Planning (Perencanaan)
Langkah paling penting dalam menyusunnya adalah perencanaan. Sebab, rencana kerja merupakan awal dari sebuah tindakan. Susunlah rencana dengan menggunakan data dan fakta untuk memperkirakan kondisi ke depannya.
Selain perencanaan, hal-hal lain yang harus kamu perhatikan dalam menyusun program kerja adalah:
- Membuat analisis SWOT untuk mengetahui keadaan organisasi dengan jelas.
- Menentukan waktu, seperti kapan kegiatan dilaksanakan dan siapa yang bertanggung jawab untuk melaksanakan setiap tugas.
- Membuat program dari hasil evaluasi sebelumnya agar hasilnya lebih baik.
b. Organizing and Staffing
Langkah selanjutnya adalah mengorganisasikan dan melakukan pembagian kerja. Hal itu bisa dilakukan dengan rapat kerja, di mana seluruh pembagian tugas yang ingin dicapai akan dibahas. Namun, perhatikan juga prioritas yang menjadi kebutuhan organisasi, sehingga tujuan yang lebih penting dapat dikerjakan lebih dahulu.
c. Evaluate (Evaluasi)
Setelah merealisasikan tujuannya, kini waktunya menilai apakah program yang direncanakan sudah sesuai dengan yang dilaksanakan. Evaluasi juga dilakukan melalui tiga tahapan, yakni evaluasi pada tahap perencanaan, evaluasi pada tahap pelaksanaan, dan evaluasi pada tahap pasca pelaksanaan.
Cara Mengukur & Mengevaluasi Program Kerja
Setiap program memiliki tolok ukur untuk mengetahui hasil dari program tersebut. Ada beberapa alat ukur program kerja yang harus kamu ketahui seperti:
#1 Sesuai atau Tidaknya dengan Perencanaan
Kamu bisa mengecek seberapa sesuaikan program yang telah kamu buat, apakah sudah sesuai dalam program kerja yang dibuat? Cek kembali apakah waktu, dana serta tahapan-tahapan dari kegiatan sudah sesuai?
#2 Partisipasi dari Sasaran Kegiatan
Pastikan peserta atau target sasaran dari program kerja telah sesuai dengan apa yang direncanakan di awal, baik secara kuantitas melalui kehadiran jumlah peserta sesuai target maupun secara kualitas melalui partisipasi aktif dari peserta selama kegiatan berlangsung.
#3 Efektivitas Pelaksana Kegiatan
Cobalah menilai apakah pelaksanaan program tersebut bisa menciptakan manajemen yang positif? Karena hal ini bisa menjadi bahan pertimbangan dalam mengevaluasi pelaksanaan suatu program kerja.
#4 Hasil atau Manfaat dari Kegiatan
Menilai dampak yang dihasilkan saat pasca kegiatan, apakah sudah mampu menghasilkan suatu hal yang positif sesuai apa yang diharapkan? Atau justru tidak menghasilkan sesuatu yang bermanfaat?
Itulah beberapa hal yang perlu kamu perhatikan ketika ingin menyusun progran kerja dengan baik. Hal ini penting untuk pelaksanaan program kerja sesuai dengan fungsi manajemen dan juga demi pencapaian target yang telah ditentukan. Jadi, pastikan kamu membuat program ini sejak awal dimulainya bisnis.
Selain itu, yang terpenting dalam penyusunan program kerja adalah komunikasi dan evaluasi. Di mana, kamu harus melakukan komunikasi kepada seluruh pihak terkait, termasuk karyawan dan juga evaluasi program kerja yang kamu buat setidaknya 3 bulan sekali.
