Ajaib.co.id – Kegiatan dalam berbisnis tidak hanya seputar jual beli saja, ketersediaan barang harus dikelola secara efisien. Khusus bagi bisnis yang memproduksi suatu produk perlu adanya manajemen yang baik dalam mengatur persediaan barang di gudang atau sering disebut juga stock opname.
Stock opname adalah kegiatan menghitung jumlah persediaan barang dagang (fisik atau stok) di dalam gudang atau toko yang kemudian dicocokkan dengan pembukuan. Dalam bahasa Inggris, istilah ini dikenal dengan nama lain yakni stock taking. Namun, secara pengerjaannya tidak bisa dianggap sepele karena dapat menimbulkan masalah ketika akan mengelola ketersediaan barang.
Masalah yang biasanya muncul adalah adanya selisih antara jumlah persediaan barang di gudang dengan data yang tercatat. Jika terdapat selisih, kemungkinan besar ada transaksi yang belum tercatat atau lebih buruknya ada barang hilang di gudang.
Supaya masalah tersebut bisa diminimalisir, penerapan metode stock opname sangatlah tepat. Pasalnya, menghitung persediaan barang yang banyak dan beragam jenis perlu ketelitian tinggi agar hasilnya akurat.
Tujuan Melakukan Stock Opname
Dalam bisnis perdagangan, stock opname adalah salah satu metode untuk mengendalikan barang yang keluar dan masuk. Banyak pengusaha yang menerapkan metode ini dengan tujuan sebagai berikut:
- Mengontrol sekaligus mengetahui dengan pasti apakah terdapat perbedaan persediaan barang, baik secara fisik maupun yang ada dalam catatan pembukuan atau inventaris. Dengan begitu, akan memudahkan untuk mengambil keputusan perlu atau tidaknya penambahan stok barang.
- Sebagai perbandingan untuk laporan keuangan pada tahun lalu dengan laporan tahun ini.
- Memberikan informasi mengenai kuantitas dan kondisi (baik/buruk) persediaan barang yang ada di gudang.
- Mencegah adanya masalah terkait hilangnya barang di gudang maupun toko.
Kapan stock opname dijalankan? Tergantung masing-masing kebutuhan perusahaan. Biasanya dilakukan secara rutin dua kali dalam sebulan, yakni pada minggu pertama dan minggu ketiga.
Tahapan Menjalankan Stock Opname
Dalam menjalankan metode stock opname perlu dilakukan bertahap sesuai kegiatan di gudang. Tahapan pelaksanaannya sebagai berikut:
Tahap Awal
Di tahap awal ini ada beberapa hal yang harus dilakukan terlebih dahulu sebelum melaksanakan kegiatan stock opname. Antara pihak manajemen dan orang yang bertugas di gudang diwajibkan melakukan komunikasi intensif.
Pihak manajemen bisa meminta petugas gudang untuk membuat stiker supaya penghitungan jadi lebih mudah. Selain itu minta juga kepada orang gudang untuk merapikan barang sesuai dengan jenisnya, dan memasang barcode di setiap barang.
Jangan lupa untuk menginstruksikan kepada petugas gudang untuk menyediakan stiker bertuliskan “tidak dihitung”, fungsinya untuk mengetahui barang mana saja yang tidak harus dihitung.
Barang yang tidak dihitung ini berupa stok yang masuk selama proses pengecekan ketersediaan barang atau yang masuk setelah cut off, lalu barang dari titipan pihak lain (konsinyasi), dan barang rusak yang tidak bisa diretur.
Tahap Persiapan
Kemudian masuk ke tahap persiapan yang dilakukan sehari sebelum pengecekan ketersediaan barang secara menyeluruh. Semua tim pelaksana hendaknya melakukan briefing lebih dulu.
Selanjutnya petugas gudang akan melengkapi data mutasi barang sampai jam tutup operasional. Setelah itu petugas gudang menghentikan mutasi barang terhitung sejak jam operasional selesai hingga proses stock opname berakhir.
Tahap Stock Opname
Terakhir masuk ke tahap pelaksanaan stock opname. Langkah-langkahnya sebagai berikut:
- Lakukan pengecekan guna memastikan seluruh transaksi tercatat dalam program.
- Printing seluruh stok yang tercatat dalam program tersebut untuk dijadikan sebagai bahan analisis.
- Bagikan hasil printing tadi ke bagian akuntansi.
- Jalankan stock opname dengan cara menempelkan stiker di stok barang yang telah dihitung.
- Lembar hasil kalkulasi penghitungan jumlah produk tersebut kemudian diserahkan kepada tim yang menginput data secara digital.
- Cek ulang untuk berjaga-jaga jika ada selisih data dari langkah-langkah yang sudah dilakukan.
- Serahkan hasil pengecekan dan pemeriksaan barang ke bagian akunting untuk diperiksa lagi apakah sudah sesuai dengan persediaan barang di perusahaan atau toko.
Tips Menjalankan Stock Opname
Setelah mengetahui tahapan dalam melaksanakan stock opname, berikut ini tips-tips yang bisa dilakukan agar pengecekan barang lebih efektif dan efisien.
1. Menentukan Waktu yang Tepat
Biasanya mengatur persediaan barang di gudang butuh waktu sekitar 2 hingga 5 jam. Maka dari itu, tentukan waktu yang tepat karena semakin banyak jumlah inventaris waktu yang dibutuhkan makin lama.
Sangat tidak disarankan melaksanakan pengecekan persediaan barang pada saat jam operasional, sebab berpotensi besar terjadi kesalahan penghitungan.
2. Lakukan Secara Rutin
Menentukan jadwal pelaksanaan stock opname sangat penting dan lakukan secara berkala. Hal ini memudahkan pemilik usaha menghindari kemungkinan adanya selisih barang atau kerugian. Masing-masing bidang bisnis memiliki waktunya sendiri kapan pengecekan dilakukan.
3. Kelompokkan Setiap Barang Berdasarkan Jenisnya
Kelompokkan persediaan barang di gudang berdasarkan jenis atau kategorinya. Caranya bisa dengan mengatur barang yang masuk pertama kali diletakkan di posisi yang mudah terjangkau.
Cara tersebut dikenal dengan sebutan FIFO atau First In First Out. Selain itu cara lainnya adalah mengelompokkan barang dan meletakkannya berdasarkan yang paling laku.
4. Gunakan Sistem POS
Cara lain yang lebih mudah menghitung jumlah persediaan barang yaitu menggunakan bantuan sistem POS (Point of Sale). Sistem POS memungkinkan untuk melacak persediaan barang yang ada di gudang atau cabang lainnya. Sistem sangat cocok untuk bisnis retail sehingga proses stock opname akan lebih praktis dan efektif.
