Prepaid expense adalah istilah akuntansi yang merujuk pada pembayaran yang dilakukan oleh suatu perusahaan untuk memperoleh barang atau jasa yang manfaatnya akan dinikmati di masa depan.
Dengan kata lain, perusahaan telah mengeluarkan uang tunai namun belum sepenuhnya menikmati manfaat dari pengeluaran tersebut. Contoh umum dari prepaid expense atau biaya dibayar di muka adalah pembayaran sewa gedung untuk satu tahun di muka, pembayaran premi asuransi, atau pembelian perlengkapan kantor dalam jumlah besar.
Mengapa Biaya Dibayar di Muka Penting?
Pemahaman yang baik mengenai biaya dibayar di muka sangat penting dalam proses pencatatan akuntansi. Biaya ini diklasifikasikan sebagai aset lancar dalam neraca perusahaan karena mewakili hak perusahaan untuk menerima manfaat di masa mendatang.
Ketika manfaat dari biaya tersebut mulai digunakan, maka nilai aset akan berkurang secara bertahap dan diakui sebagai beban dalam laporan laba rugi. Proses pengakuan beban ini disebut dengan amortisasi.
Pengakuan biaya dibayar di muka dalam neraca dilakukan pada saat pembayaran dilakukan. Nilai yang diakui adalah jumlah uang yang telah dibayarkan. Pengukuran biaya dibayar di muka dilakukan secara sistematis dan rasional.
Umumnya, perusahaan menggunakan metode garis lurus untuk mengamortisasi biaya ini. Metode garis lurus mengasumsikan bahwa manfaat dari biaya dibayar di muka diperoleh secara merata selama periode manfaatnya.
Misalnya, perusahaan ABC membayar sewa gedung sebesar Rp12.000.000 untuk satu tahun di muka pada tanggal 1 Januari. Pada akhir setiap bulan, perusahaan akan mengamortisasi biaya sewa sebesar Rp1.000.000 (Rp12.000.000 / 12 bulan).
Dengan demikian, pada akhir bulan Desember, seluruh biaya sewa sebesar Rp12.000.000 akan diakui sebagai beban dan tidak ada lagi saldo biaya dibayar di muka yang tersisa dalam neraca.
Contoh Penerapan Prepaid Expense di Bisnis
1. Asuransi
Asuransi merupakan jenis biaya dibayar di muka yang paling umum atau setidaknya paling dikenal. Perusahaan mengeluarkan sejumlah besar uang untuk berbagai polis asuransi yang mungkin tidak pernah digunakan.
Namun, jika sesuatu terjadi, semua pembayaran premi harus dalam keadaan terkini sebelum perusahaan asuransi mempertimbangkan klaim.
2. Sewa
Bisnis sering menyewa ruang kantor atau gudang tambahan dengan harapan adanya pertumbuhan di masa depan.
Biaya ini merupakan contoh klasik dari biaya dibayar di muka, karena bisnis diwajibkan membayar sebagian dari biaya sewa (biasanya sebesar satu atau dua bulan) pada saat perjanjian sewa, meskipun mungkin perusahaan baru akan pindah ke ruang tersebut beberapa bulan kemudian.
3. Langganan Perangkat Lunak (Software Subscription)
Dalam banyak kasus, vendor perangkat lunak akan memberikan diskon signifikan jika perusahaan membayar seluruh jumlah kontrak di muka. Jenis perangkat lunak yang sering dikaitkan dengan biaya dibayar di muka adalah Software as a Service (SaaS).
4. Kontrak Kebersihan
Seperti penyedia perangkat lunak, perusahaan kebersihan kadang-kadang menawarkan diskon besar jika perusahaan membayar harga kontrak penuh di muka.
Ini adalah contoh klasik lain dari biaya dibayar di muka, di mana sebagian layanan yang kamu bayar hari ini tidak akan diterima selama beberapa minggu, bulan, atau bahkan tahun dalam kasus kontrak jangka panjang.
5. Legal Retainers
Setiap bisnis yang cukup besar perlu memiliki akses ke perwakilan hukum berkualitas. Untuk memastikan hal tersebut, perusahaan sering membayar uang muka besar sebagai cara untuk “memesan” layanan firma hukum. Akibatnya, jika masalah muncul, perusahaan akan mendapatkan perhatian penuh dan segera dari firma hukum.
Tips Pencatatan Prepaid Expense
Jika bisnis kamu menerapkan prepaid expense pada kebutuhan bisnis, penting untuk melakukan pencatatan yang terukur. Berikut adalah langkah-langkah yang bisa diterapkan:
1. Identifikasi Biaya Dibayar di Muka
Pastikan bahwa semua biaya yang dibayar di muka, seperti asuransi, sewa, atau langganan perangkat lunak, sudah diidentifikasi dengan jelas. Kategorikan biaya tersebut sebagai prepaid expense di laporan keuangan.
2. Pencatatan di Jurnal Akuntansi
Masukkan biaya dibayar di muka ke akun “Prepaid Expenses” di neraca sebagai aset. Ini dilakukan karena pembayaran dilakukan untuk layanan yang akan diterima di masa mendatang, sehingga belum menjadi biaya langsung.
3. Pembagian Sesuai Periode
Setiap bulan atau sesuai periode yang ditentukan, lakukan penyusutan atau amortisasi biaya tersebut dan pindahkan dari akun aset prepaid expense ke akun beban di laporan laba rugi. Misalnya, jika Kamu membayar sewa tahunan, beban sewa akan dibagi menjadi 12 bulan.
4. Gunakan Software Akuntansi
Gunakan perangkat lunak akuntansi seperti QuickBooks, Xero, atau sistem ERP untuk mencatat dan mengelola prepaid expense secara otomatis. Banyak software memungkinkan untuk mengatur amortisasi otomatis dari biaya dibayar di muka sesuai periode yang diinginkan.
5. Buat Laporan Rekonsiliasi
Secara berkala, buat laporan rekonsiliasi antara saldo prepaid expense di neraca dan beban yang sudah dialokasikan ke laporan laba rugi. Ini membantu memastikan bahwa semua biaya dibayar di muka dicatat dan dialokasikan dengan benar.
6. Dokumentasi dan Arsip
Simpan semua dokumen terkait prepaid expenses, seperti kontrak sewa, polis asuransi, atau invoice pembelian. Dokumentasi ini penting untuk audit dan memastikan keakuratan pencatatan.
Dengan cara ini, biaya dibayar di muka dapat dikelola dan dilaporkan secara akurat, sehingga perusahaan memiliki gambaran yang lebih jelas tentang beban yang masih akan datang dan menghindari pencatatan yang salah.
Mulai Investasi di Ajaib Sekuritas Sekarang!
Masa depan kamu tentu akan menjadi lebih terjamin dan aman secara finansial bila kamu berinvestasi bukan? Ajaib Sekuritas hadir untuk memberikan pengalaman investasi yang lebih aman dan tepercaya.
Mulai perjalanan investasimu bersama Ajaib Sekuritas sekarang, karena proses pendaftarannya yang mudah dan 100% online, tanpa memerlukan modal yang besar.
Berbagai layanan dan indeks saham juga tersedia dalam rangka mendukung investasimu agar semakin maksimal! Mulai dari saham, reksa dana, margin trading, day trading, dan layanan bagi nasabah premium, Ajaib Prime, bisa kamu temukan di aplikasi Ajaib Sekuritas.
Jadi, tunggu apalagi? Yuk, download aplikasi Ajaib Sekuritas sekarang!
