Ajaib.co.id – Mungkin kita sedikit bertanya-tanya mengenai pekerjaan admin. Apalagi, tugas pekerjaan admin dari masing-masing perusahaan berbeda-beda tergantung dari sektor bisnis dari tempat di mana ia bekerja.
Beberapa jenis pekerjaan admin yang mungkin kamu ketahui misalnya admin warnet. Dalam hal ini, admin memiliki tugas untuk menjaga warnet dan melayani para pembeli. Selain itu, admin di warnet juga diharapkan mampu untuk mengoperasikan komputer dan berbagai software pendukung untuk keperluan pencatatan keuangan.
Apa Itu Admin?
Mungkin kamu bertanya-tanya mengenai pengertian admin itu sendiri. Admin adalah pegawai perusahaan yang memiliki tugas pekerjaan untuk mengelola tata administrasi milik perusahaan. Jadi, tidak usah heran bila setiap perusahaan sangat membutuhkan pegawai administrasi yang benar-benar cekatan, detail dan teliti saat melakukan entri data perusahaan.
Seorang admin juga harus bisa multitasking dan fleksibel sebab pekerjaannya harus berhubungan dengan lintas departemen. Contohnya, departemen pemasaran tidak mungkin berdiri sendiri tanpa adanya bantuan dari departemen lainnya seperti logistik misalnya.
Biar kamu tidak tambah bingung dengan begitu banyaknya pekerjaan admin yang harus dilakukan di sebuah perusahaan, mari kita bedah satu per satu tugas, tanggung jawab seorang admin sesuai dengan jenis industrinya. Tak lupa deskripsi kerja untuk pekerjaan admin ini.
Tugas Admin Hotel
Seorang admin hotel akan memiliki tugas seperti melayani tamu yang ingin check-in dan check-out. Selain itu, admin akan mengelola dokumen itu jadwal perjalanan, dan lain sebagainya. Secara garis besar, tugas admin hotel meliputi:
· Menyapa tamu
· Menjawab pertanyaan tamu
· Menerima pesanan
· Memeriksa daftar tamu yang masuk dan keluar
· Memproses pembayaran tamu
Untuk menjadi seorang adminitrasi yang bekerja di hotel, kamu harus memiliki keterampilan komunikasi yang sangat baik.
Tugas Admin Marketing
Seorang pimpinan perusahaan pasti menginginkan seseorang untuk bekerja dan memasarkan produk yang dijual. Maka dari itu, pemasaran juga membutukan admin. Dalam dunia pemasaran, tugas administrasi secara umum meliputi di antaranya;
· Menanggani surat masuk dan surat keluar
· Mengurusi seluruh dokumen-dokumen yang berhubungan dengan penjualan
· Pembuatan invoice dan menyimpan hasil dokumen tagihan
· Mengurusi penjualan kredit
· Mengurusi promosi penjualan
· Membuat laporan penjualan
· Menanggani rencana biaya operasional secara periodik
· Menerima panggilan telepon
Tugas-tugas admin secara umum di atas bisa saja berbeda dari masing-masing perusahaan tergantung kebijakan pihak manajemen.
Tugas Admin Gudang
Seperti diketahui gudang adalah tempat penyimpanan barang milik perusahaan yang akan digunakan untuk keperluan perusahaan. Barang tersebut tentu berbeda-beda tujuan dan fungsinya. Tentunya, pihak perusahaan membutuhkan seorang karyawan administrasi yang bertugas untuk mengelola tata adminitrasi di gudang tersebut.
Tugas admin gudang bukan hanya melakukan pencatatan barang masuk dan keluar saja. Tugas admin gudang dituntut untuk melakukan beberapa hal berikut ini:
· Mencatat pemesanan barang
· Input data inventory
· Melakukan pemeriksaan atau stock opname dari barang-barang yang ada di gudang beserta peralatan lainnya yang termasuk ke dalam aset milik perusahaan
· Membuat laporan terkait barang yang dikirim, penerimaan barang, hingga kondisi terkini apakah ada barang yang rusak atau tidak
· Membantu proses pengemasan produk yang ingin dikirim ke pelanggan
Kelima tugas dan tanggung jawab di atas merupakan pekerjaan admin gudang secara umum di sebuah perusahaan.
Cara Kerja Sebagai Admin Agar Semua Proses Pekerjaan Lancar
Setelah mengetahui beberapa tugas admin yang sudah redaksi Ajaib jabarkan pada poin-poin sebelumnya. Walaupun sering dianggap sebagai pekerjaan yang mudah untuk dilakukan oleh banyak orang, namun jenis pekerjaan satu ini perlu memiliki keahlian khusus. Staff administrasi dituntut untuk lebih teliti.
Apakah hanya kemampuan dalam ketelitian saja yang dibutuhkan oleh seorang admin di perusahaan? Ternyata, ketelitian hanyalah satu dari sekian hal yang memang perlu dimiliki oleh seorang admin. Untuk bisa bersaing dalam dunia pekerjaan, setidaknya ada beberapa hal yang membuat seseorang dianggap berkualifikasi untuk menempati posisi admin di perusahaan antara lain:
· Menguasai Microsoft Office
Software ini menjadi salah satu program komputer yang perlu benar-benar kamu kuasai dari A-Z. Pekerjaan sehari-hari sebagai admin akan selalu berhubungan dengan program komputer ini. Terlebih Microsoft Excel untuk mempermudah kamu untuk membuat tabel laporan keuangan dan lain sebagainya. Intinya, seorang admin harus bisa mengusai pengoperasian komputer dasar.
· Komunikatif
Kemampuan berkomunikasi di sebuah perusahaan sebagai administrator membuat kamu bisa menjalin komunikasi secara intens dengan pihak luar atau divisi. Sebab, admin harus mengumpulkan data-data yang dibutuhkan untuk pembuatan laporan. Tak jarang para admin harus bekerja juga sebagai customer service untuk menjawab pertanyaan customer.
· Ketangguhan
Seorang administrator perlu memiliki sifat tangguh dalam menghadapi situasi sulit, khususnya ketika dikejar-kejar oleh tenggat waktu penyelesaian pekerjaan. Bila kamu memiliki hal ini, beban pekerjaan seberat apa pun bisa kamu hadapi dengan lebih ringan.
· Kesabaran
Kesabaran dan ketelitian menjadi kombinasi yang baik untuk seorang admin untuk selalu menyelesaikan pekerjaannya. Bisa jadi timbul kesalahan yang cukup fatal bila kamu tidak sabar dan juga teliti.
Keempat hal di atas merupakan kemampuan yang perlu dimiliki oleh seorang admin. Walaupun sering dianggap sebelah mata oleh sebagian profesi lainnya, namun tetap saja pekerjaan yang berhubungan dengan administrasi tidak bisa dihilangkan begitu saja dalam proses bisnis yang berlangsung di perusahaan.
Untuk rata-rata gaji staf administrasi di Indonesia bisa mencapai Rp4.800.000, namun standar gaji ini tentunya berbeda-beda dari masing-masing perusahaan berdasarkan pengalaman kerja dan skala perusahaan itu sendiri.