Ajaib.co.id – Kelancaran pengiriman logistik dari satu tempat ke tempat lainnya bisa berjalan dengan baik bila adanya kelengkapan dokumen surat jalan.
Bagi kamu yang masih bingung bagaimana membuat surat jalan yang baik dan benar, kamu bisa melihat contoh surat jalan tersebut melalui artikel Ajaib berikut ini.
Negara Indonesia merupakan negara yang terdiri dari ribuan pulau, di mana untuk melakukan perjalanan dari satu tempat ke tempat lainnya membutuhkan banyak waktu dan tentunya biaya transportasi yang tidak kecil.
Di Asia, biaya logistik Indonesia menduduki peringkat pertama mencapai 24% dari Produk Domestik Bruto (PDB), Indonesia mengalahkan negara-negara Asia lainnya seperti Malaysia, Jepang dan Singapura.
Mahalnya biaya logistik di Indonesia disebabkan belum meratanya pembangunan infrastruktur secara nasional.
Hal ini juga bisa berimbas kepada investor yang enggan menanamkan modalnya di Indonesia akibat tingginya biaya logistik di tanah air, dan lebih memilih negara-negara lainnya yang memiliki infrastruktur yang lebih memadai misalnya Singapura.
Sebagai pemilik bisnis, kelancaran pengiriman barang menjadi salah satu penunjang penting dalam dunia bisnis.
Sehingga, berbagai cara bisa dilakukan oleh UKM untuk memperlanjar arus logistik mereka hingga sampai ke tempat tujuan tidak mengalami kendala yang berarti. Misalnya membuat surat jalan pengiriman yang berisikan informasi selengkap-lengkapnya.
Pengertian Surat Jalan
Surat jalan adalah dokumen wajib yang perlu dipersiapkan oleh pengirim kepada pelanggannya. Contoh surat jalan yang baik dan benar harus memiliki informasi yang meliputi hal-hal berikut ini:
· Nama perusahaan yang mengirim barang pesanan tersebut. Hal ini perlu dicantumkan agar pihak penerima mengetahui siapa yang mengirimkan pesanan tersebut.
· Jumlah dan jenis barang. Contoh surat jalan yang baik harus memiliki informasi terkait jumlah dan jenis barang yang dikirim misalnya berisikan kode produk, jumlah barang per item, dll.
· Keterangan. Informasi ini bisa meliputi apakah barang ini mudah pecah maupun harga, dan tidak lupa untuk mencantumkan nomor telepon yang bisa dihubungi.
· Lokasi tujuan pengiriman. Bila pengiriman barang milikmu ingin sampai ke tempat tujuan penerima, kamu bisa memberikan alamat pengiriman yang benar-benar lengkap dari nama jalan, komplek perumahan, hingga kode pos daerah tersebut.
Ini adalah contoh surat jalan pengiriman yang baik dan benar untuk mempermudah proses pengiriman barangmu ke tujuan.
Cara Pengiriman Barang Lewat Jasa Pengiriman JNE
Bila dalam praktiknya kamu menggunakan jasa ekspedisi atau pengiriman barang seperti JNE, kamu bisa mengikuti prosedur dan langkah-langkah pengiriman barang dengan cara-cara berikut ini:
1. Cek Ongkos Kirim JNE
Bila tujuan pengirimanmu hingga ke luar kota, alangkah baiknya kamu cek terlebih dahulu berapa ongkos kirim yang perlu dikeluarkan. Untuk mengetahuinya, kamu bisa mengunjungi halaman website mereka.
2. Kemas Paketmu dengan Baik
Kemasan paketmu bisa disesuaikan dengan jenis barang yang ingin dikirimkan misalnya kamu ingin mengirimkan produk ponsel pintar. Kamu bisa packing barang yang ingin dikirim dengan menggunakan bubble wrap.
Jenis packing bubble wrap ini memang diperuntukkan bagi kamu yang ingin mengirimkan produk ponsel pintar ke pembeli. Kamu bisa membungkus produk tersebut dengan bubble wrap hingga ketebalan 6 cm.
3. Kunjungi Agen JNE Terdekat
Setelah kamu mengetahui ongkos kirim dan barang yang ingin dikirim telah di-packing dengan aman serta rapih. Kamu bisa mengunjungi agen JNE terdekat dari domisilimu.
Lalu, kamu bisa menyerahkan dan melakukan pembayaran sesuai dengan paket pengiriman yang dipilih, untuk pengiriman jenis produk seperti ponsel pintar sebaiknya kamu memilih menggunakan biaya asuransi tambahan.
4. Lakukan Pelacakan Nomor Resi Pengiriman
Bila sudah melakukan pembayaran di Agen JNE terdekat, petugas JNE akan memberikanmu cetak nomor resi pengiriman, nomor resi ini berguna bagi kamu untuk melacak pengirimanmu sudah sampai mana lewat situs resmi JNE.
5. Kiriman Tiba Sampai Tujuan
Agar kurir JNE bisa dengan mudah menemukan alamat tujuan yang ingin dikirimkan barangnya, kamu bisa menuliskan informasi terkait alamat selengkap-lengkapnya dari nama jalan hingga kode pos.
Selain melalui jasa pengiriman atau vendor, bila produk yang ingin dikirim adalah ponsel pintar, kamu bisa memanfaatkan layanan seperti Go-Send agar pengiriman produkmu bisa sampai tujuan pada hari yang sama setelah pembeli selesai melakukan pemesanan.
Cara Membuat Surat Jalan dan Contohnya
Dalam membuat surat jalan, kamu bisa membuatnya melalui Microsoft Excel. Di mana, contoh surat jalan di Excel bisa dilampirkan beberapa hal di antaranya:
· Logo perusahaan.
· Nama perusahaan pengirim.
· Alamat perusahaan pengirim.
· Nama kurir.
· Tujuan pengiriman.
· Jenis barang berserta jumlahnya.
· Kolom tanda tangan bagi kurir, penerima dan pengirim.
· Surat jalan terdiri dari 3 rangkap, di mana lembar putih untuk diberikan kepada pembeli yang telah lunas membayar, lembar merah sebagai bukti pemesanan, dan warna biru untuk dipegang oleh penjual sebagai catatan transaksi.
Untuk melihat contoh surat jalan kendaraan dalam format Excel yang baik dan benar, kamu bisa mengunduh-nya lewat link berikut https://drive.google.com/file/d/1fS1PLbX8qgZ5NSf5pK-ChIO622gZccG0/view.
Surat jalan adalah dokumen yang wajib untuk kamu buat saat melakukan pengiriman barang ke tempat tujuan berdasarkan alamat penerima.
Untuk membuat surat jalan itu lebih sah, kamu bisa memberikan cap basah, tanda tangan, dan ditambahkan coretan tulisan yang menuliskan tanggal barang tersebut sudah diterima oleh pelanggan, ataupun produk yang dikirim oleh kurir ke penerima didokumentasikan dengan sebuah foto.
Cara-cara ini dianggap efektif untuk mengurangi risiko adanya kesalahan pahaman antara pembeli, penjual, dan kurir saat proses pengiriman barang berlangsung.
Oleh karenanya, selain membuat dokumen perjalanan berdasarkan contoh surat jalan yang telah redaksi Ajaib jelaskan di atas, kamu juga perlu berkomunikasi secara intens dengan pihak penerima barang terkait kendala maupun Service Level Agreement (SLA) yang kamu tetapkan dalam proses pengiriman barang.
