Ajaib.co.id – Jika kamu tiba-tiba ditugaskan atasan untuk membuat surat edaran, apa yang akan kamu lakukan? Kamu tak pernah membuat surat semacam itu sebelumnya. Kamu juga tak punya bayangan soal kalimat-kalimat seperti apa yang perlu disusun.
Dalam artikel ini, kami akan memberikan contoh surat edaran, khususnya contoh surat edaran perusahaan. Apa saja komponen surat resmi ini? Yuk, baca penjelasannya di bawah ini!
Apa itu Surat Edaran?
Surat edaran adalah surat tertulis berisi pemberitahuan resmi yang ditujukan kepada pihak-pihak tertentu dalam instansi, lembaga, atau organisasi. Surat ini disebut edaran karena bersifat sirkuler yakni memiliki bentuk dan isi yang sama serta dikirimkan ke banyak pihak.
Dengan kata lain, nama lain surat edaran disebut sebagai surat pemberitahuan yang telah kita bahas pada beberapa artikel sebelumnya. Namun bedanya, isi surat edaran ini dapat berupa larangan, imbauan, petunjuk, pengumuman, dan lainnya. Surat edaran biasanya digunakan oleh :
- Kepala sekolah kepada para guru
- Kepala sekolah kepada para siswa
- Rektor kepada para dosen
- Direktur atau manager untuk para karyawannya
Media komunikasi tertulis ini lebih efektif digunakan untuk disebar langsung pada beberapa pihak dengan isi yang sama. Ini juga menjadi lebih efisien untuk sebuah instansi yang memiliki jaringan luas. Namun apakah kamu sudah mengetaui secara detail mengenai surat tersebut?
Fungsi & Ciri Surat Edaran
Surat edaran sendiri memiliki fungsi sebagai berikut:
a. Sarana menyampaikan informasi atau pemberitahuan kepada banyak pihak. Isi surat bersifat umum atau bukan rahasia.
b. Petunjuk dan penjelasan tentang peraturan atau kebijakan, atau tata cara pelaksanaan bagi instansi. Surat edaran juga berfungsi sebagai pengumuman atau pemberitahuan bagi perusahaan swasta.
Meski demikian, karena masih dalam lingkup surat resmi maka ragam bahasa yang digunakan tetap menggunakan bahasa baku. Isinya pun lugas sehingga dapat dengan mudah dipahami maksud dan tujuan penulisan surat tersebut.
Bentuk surat edaran mudah dikenali secara kasat mata. Secara umum, surat edaran memiliki format hampir sama satu dengan yang lainnya. Surat edaran biasanya mempunyai ciri-ciri berikut:
- Dibuat dengan bahasa yang baku.
- Bersifat umum dan bukan rahasia.
- Isi dan bentuk sama untuk semua pihak.
- Pemberitahuan kepada pihak-pihak dalam ruang lingkup tertentu.
Jenis-Jenis Surat Edaran
Sama dengan surat resmi lainnya, surat ini juga tergolong dalam surat resmi yang memiliki struktur format yang baku. Adapun struktur format resmi yang sudah tidak asing lagi yaitu adanya kop surat yang memuat identitas dari instansi yang mengeluarkan surat. Perlu diketahui juga bahwa surat edaran terdiri atas beberapa macam jenis, yaitu:
1. Surat Edaran Terbatas
Jenis surat edaran ini berisi tentang informasi yang ditujukan oleh pihak internal dari suatu instansi atau perusahaan pembuat surat. Misalnya saja suatu lembaga perbankan mengeluarkan informasi tentang perubahan kebijakan dan ditujukan pada karyawan.
2. Surat Edaran Tak Terbatas
Surat edaran merupakan salah satu surat yang biasanya ditujukan untuk masyarakat umum. Sehingga dapat dipastikan bahwa informasi ini bukan bersifat rahasia. Misalnya saja, surat edaran yang memuat tentang perubahan tata kebijakan untuk membayar pajak, maka instansi terkait akan mengeluarkan surat edaran yang harus disampaikan ke masyarakat luas.
Poin Penting yang Harus Diperhatikan dalam Menyusun Surat Edaran
Nah, berikut ini beberapa poin yang perlu diperhatikan ketika menyusun Surat Edaran Yang Baik Dan Benar :
1. Kepala surat
Setiap surat resmi harus menggunakan kop resmi instansi, demikian pula pada surat edaran ini. Di sini, kamu bisa menambahkan logo instansi/ perusahaan/ organisasi, nama dan alamat yang membuat surat, judul dan nomor surat, serta tempat dan tanggal dikeluarkannya surat tersebut.
Pada bagian ini biasanya dituliskan dengan jelas “SURAT EDARAN” diikuti keterangan nomor surat di bawahnya. Tempat dan tanggal surat dituliskan di pojok kanan bawah keterangan judul dan nomor surat yang diikuti dengan perihal surat yang merupakan inti dari surat edaran tersebut.
Selain itu, alamat pada kop surat harus dicantumkan dengan lengkap untuk menghindari terjadinya kekeliruan penyampaian informasi kepada khalayak umum.
2. Isi Surat
ini adalah bagian terpenting dalam surat edaran. Dalam isi surat ini kamu bisa menyampaikan maksud dan tujuan dengan jelas. Informasi apa yang perlu diketahui oleh pihak tujuan. Semuanya disampaikan pada bagian ini. Sama dengan surat lainnya bagian isi terdiri dari pendahuluan (latar belakang informasi tersebut dibuat), inti surat, dan penutup. Jangan lupa sampaikan juga ucapan terima kasih dan salam penutup.
3. Kaki Surat
Sesuai dengan fungsinya, kaki surat menjadi bagian yang meninggalkan jejak pada surat tersebut. Dalam hal ini berupa nama dan tanda tangan pejabat yang berwenang. Selain itu, segala informasi mengenai pembuat surat, seperti NIP (jika) ada, jabatan, dan tembusan (jika ada) bisa kamu tambahkan di dalam kaki surat. Agar sah secara hukum, jangan lupa mencantumkan tanda tangan, cap dan stempel lembaga/ instansi/ organisasi.
Contoh surat edaran
Pihak yang biasa menerbitkan surat edaran adalah instansi pemerintah, instansi pendidikan, organisasi kemasyarakatan, dan perusahaan. Pada umumnya, format surat edaran masing-masing instansi hampir sama.
1. Contoh surat edaran perusahaan
| PT MULIA SEJAHTERA Jl. Kambing Guling No. 66, Semarang, Jawa Tengah Telp. (024) 123456 | Faks. (024) 123457 | HP. 0812 3456 7890 Website: www.muliasejahtera.com | E-mail: info@muliasejahtera.com Nomor: 012/PTMS/X/2019 Perihal: Undangan Acara Kepada: Bapak/Ibu/Saudara/i Karyawan PT Mulia Sejahtera Di tempat Dengan hormat, Sehubungan dengan berakhirnya tutup buku perusahaan, bersama dengan surat ini, perusahaan bermaksud mengundang Bapak/ Ibu Saudara/i, seluruh karyawan PT Mulia Sejahtera untuk hadir di acara silaturahmi perusahaan yang akan dilaksanakan pada: Hari, tanggal : Sabtu-Minggu, 2 – 3 November 2019 Tempat : Hotel Singabesar, Jl. Safari No. 77 Semarang Demikian surat edaran ini disampaikan. Atas perhatian Bapak/Ibu/Saudara/i, kami ucapkan terima kasih. Semarang, 29 Oktober 2019 Direktur Utama Robert Downy |
2. Contoh surat edaran sekolah
| SMA Negeri 3 Jakarta Jl. Tentara Pelajar No. 14 Jakarta No. Telp. (021) 7282929 Jakarta, 10 Juni 2020 No : 007/SMAN 3 Jakarta/012/2018 Lampiran : – Perihal : Undangan Yth. Orang tua Wali Murid Kelas XII SMA Negeri 3 Jakarta Dengan hormat, Dalam rangka perpisahan para siswa-siswi SMA kelas XII Negeri 3 Jakarta. Melalui surat ini, kami selaku badan pendidikan sekolah, hendak mengundang Bapak/Ibu untuk menjalankan perpisahan secara virtual dari rumah. Hal ini dilakukan karena situasi dan kondisi yang tidak memungkinkan untuk bertatap muka, dikarenakan adanya pandemi virus covid-19 Sehingga, Bapak/Ibu bisa mendampingi siswa-siswinya untuk mengikuti kegiatan wisuda saudara-saudara atau siswa/i secara virtual dari rumah melalui aplikasi Google Meet. Adapun penetapan waktu pelaksanaan wisuda akan dilaksanakan pada: Hari/Tanggal: Senin, 24 Juni 2020 Pukul : 07.00 sampai 17.00 WIB Tempat : Di rumah masing-masing melalui Google Meet Acara: Wisuda virtual Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan, atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih. Kepala Sekolah SMAN 3 Jakarta Warid Ilyas, SPd. |
3. Contoh Surat Edaran RT
| RUKUN TETANGGA 2/3 PERUMAHAN TAMAN ASRI DESA BENDUNGAN KECAMATAN SANGON KABUPATEN BOGOR Jl. Muhammad Ahmad Yani km 12, Bogor Bogor, 20 Juni 2020 Perihal: Undangan Kepada Yth. Saudara/i di tempat Dengan Hormat Dalam rangka mengurangi risiko penyebaran virus corona sekaligus untuk mencegah berbagai penyakit, Kami sebagai pengurus RT ingin mengundah seluruh warga untuk berpartisipasi dalam kegiatan kerja bakti demi menjaga kebersihan, keindahan, dan kesehatan lingkungan. Kerja bakti ini akan berlangsung pada Tanggal 3 Juli 2020, pukul 08.00 sampai selesai. Titik kumpul adalah di Lapangan Badminton RT 2/3. Demikian surat undangan ini dibuat, kami berharap seluruh warga dapat ikut serta dalam kegiatan ini untuk meningkatkan rasa peduli terhadap lingkungan dan menjaga kekompakan antar warga. Hormat Kami, Ketua RT 2/ 3 Sena Habibzi |
4. Contoh Surat Edaran Pertemuan
| PEMERINTAH KOTAMADYA Bandung DINAS PENDIDIKAN SMA NEGERI 5 Bandung Jl. Pendidikan Tinggi No. 123 Bandung Bandung, 20 Juni 2020 Kepada Yth. Bpk/Ibu Guru SMA Negeri 5 Bandung Di tempat Dengan hormat, Puji syukur dan sjalam sejahtera, semoga Bapak/Ibu selalu dalam keadaan sehat. Menindaklanjuti program yang telah kami buat, dengan ini kami mengundang bapak/ibu untuk hadir pada pertemuan tersebut pada: Hari, Tanggal: Senin, 25 Juni 2020 Pukul: 09.00 – Selesai Tempat:S MA Negeri 1 Medan Agenda: 1. Penyempurnaan Rencana Pembelajaran 2. Sharing Pengalaman Dalam Pembelajaran 3. Persiapan Menjelang Ujian Semester Genap Demikian Atas perhatian dan kehadiran bapak/ibu tepat pada waktunya, kami ucapkan terima kasih. Hormat Kami, Kepala SMA Negeri 1 Medan Budi Seto, M. Pd |
5. Contoh surat edaran kampus kedinasan
| SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATAN Jl. Tentara Pelajar Wisnu Dirgantara No. 14 Yogyakarta Telp. 027 0000000 Fax. 027 0000000 Mobile. 0857689886 Yogyakarta, 30 Agustus 2018 Nomor : 567/ AT/ 2018 Kepada yth, Seluruh Mahasiswa Akademi Tata Boga Yogyakarta Di tempat Dengan hormat, Sehubungan dengan penegakan kedisiplinan bagi seluruh para mahasiswa, maka kami ingin menyampaikan kepada seluruh mahasiswa bahwa dalam proses pelaksanaan belajar mengajar di kampus untuk mengenakan pakaian jas ataupun baju kedinasan dan jaket, celana kain berwarna hitam lengkap dengan sepatu, dan jaket harap untuk dilepas selama proses belajar mengajar. Adapun tujuan dari dibuatnya peraturan ini adalah untuk meningkatkan kedisiplinan dan kerapihan dalam berpenampilan para calon ahli kebidanan di STIK. Demikianlah surat edaran ini kami sampaikan atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih. Hormat Kami, Pembantu Rektor Sena Habibi, M,Pd. |
Contoh surat edaran di atas dapat disesuaikan dan digunakan untukm berbagai kebutuhanmu, mulai dari izin tidak masuk kerja, kegiatan pelaksanaan wisuda, penberitahuan atas penetapan pengambilan cuti, melaksanakan kegiatan kantor lain, dan sebagainya.
Jangan lupa tetap gunakan Bahasa baku yang singkat, padat, dan jelas. Gunakan kop surat resmi milik perusahaan sebagai identitas, yang terdiri atas nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan e-mail. Tidak sulit kok membuat surat edaran resmi. Sudah tidak bingung lagi ‘kan?
