Ajaib.co.id – Menyusun dokumen yang digunakan untuk korespondensi resmi memang bukan hal yang mudah. Ada banyak aspek penting untuk diperhatikan jika tidak mau membuat kesalahan. Seperti contoh surat resmi staf khusus presiden yang beberapa waktu sempat viral karena memuat banyak kesalahan.
Surat resmi biasanya digunakan untuk keperluan yang formal. Umumnya, surat ini digunakan oleh lembaga pemerintahaan, perusahaan atau kedinasan lainnya. Biasanya surat ini berisikan permasalahan kedinasan seperti penugasan, pemberitahuan izin, berisi pengumuman, permohonan dan masih banyak lagi.
Namun ada pula contoh surat resmi yang dimaksudkan sebagai korespondensi untuk menghadiri undangan rapat, surat kuasa maupun surat perintah. Mengingat pentingnya isi dari surat ini maka memang ada sejumlah hal yang harus dipenuhi saat membuat surat resmi. Tujuannya agar penerima surat benar-benar memahami maksud dan surat ini.
Contoh Surat Resmi Sesuai Dengan Tujuannya
Surat resmi ini bisa digunakan untuk berbagai macam keperluan. Surat resmi berhubungan dengan hal-hal yang resmi, ditulis karena ada kesepakatan, ada aturan yang harus diikuti, dan ada konsekuensi yang mau tidak mau didapatkan karena tidak mengikuti aturan.
Hal yang membedakan dengan surat lainnya yaitu surat ini berisi kop surat dari perusahaan baik pemerintah atau swasta, terdapat nomor surat, lampiran, stempel, pembuka dan penutup surat dan tanda tangan instansi yang bersangkutan. Selain itu, format penulisannya pun teratur, resmi dan mengandung Bahasa yang sopan.
Contoh surat resmi yang layak juga perlu mendapatkana keabsahan hukum dan harus tercatat dalam arsip surat catatan sipil setiap instansi yang mengeluarkan surat tersebut. Penulisannya juga haruslah memenuhi kaidah-kaidah didalam membuat surat resmi dan memenuhi syarat-syarat pembuatan surat. Karena akan membuat keabsahan hukum dari contoh surat resmi yang dibuat tidak dipertanyakan lagi oleh instansi ataupun badan yang menerima.
Ingatkan kamu ketika surat dari staf khusus milenial Presiden Jokowi, Andi Taufan Garuda Putra kepada camat seluruh Indonesia sempat viral jadi bahan pemberitaan? Surat tersebut menjadi sasaran kritik karena isinya dinilai sebagai penyalahgunaan wewenang. Lebih buruk lagi, surat itu juga dianggap memiliki banyak salah penulisan sehingga tidak mencerminkan sebagai contoh surat resmi yang benar.
Bahkan ada akun twitter yang kemudian mengunggah revisi surat tersebut dengan banyak coretan tinta merah seperti skripsi. Setiap kata atau tanda baca yang salah diberikan tanda berwarna merah dan diperbaiki olehnya.Mulai dari penulisan kata ‘kerjasama’ seharusnya ditulis kerja sama;. Lalu ada kata ‘antar elemen’ seharusnya digabung penulisanya menjadi ‘antarelemen’.
Banyak pula pemilihan kata yang dianggap tidak tepat untuk digunakan dalam komunikasi formal seperti ini. Karena itu, memang menyusun surat resmi yang baik dan benar bukan hal yang benar. Ada tatanan caranya bukan hanya sekedar bermaksud untuk menyampaikan pesannya saja.
Jika kamu ingin menyusun surat resmi ada baiknya kamu menyimak sejumlah panduannnya. Tujuannya agar kamu tidak membuat kesalahan yang sama dan akhirnya malah merusakan komunikasi yang terjadi. Bahkan di era digital dan email seperti ini pun, surat untuk kebutuhan formal ini tetap saja harus mengikuti kaidah yang ada.
Berikut adalah contoh surat resmi bagi berbagai tujuan yang bisa kamu jadikan panduan:
1. Contoh surat perjanjian
Ketika melakukan bisnis secara bersama-sama dengan orang lain, pastinya harus ada surat perjanjian yang ditulis. Ini untuk menunjukkan bahwa kerja sama itu adalah nyata dan juga ada aturan-aturan yang harus diikuti oleh kedua belah pihak. Karena ketika membuat sebuah bisnis semua orang ingin mendapatkan keuntungan, maka cara mendapatkan keuntungan itu adalah dengan cara kedua belah pihak harus sepakat dalam melakukan perjanjian kerja sama.
MAS Merah Merdeka
Jl. Jendral Sudirman – Jakarta,
SURAT PERJANJIAN
No. 17/BM/LL/X/13
Pada hari ini, Selasa, tanggal enam bulan Maret tahun dua ribu sembilan belas, telah dilakukan serah terima jabatan oleh kedua pihak sebagai berikut:
Nama: Rudi Suwarno
Jabatan: Direktur PT Merah Merdeka
NIK: 8675798
Selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA
Nama: Nangka
Jabatan: Direktur PT. Kerja Bersama
NIK: 9836241
Selanjutnya disebut PIHAK KEDUA
Kedua pihak yang di atas memiliki kesepakatan mengadakan perjanjian kerjasama usaha dengan ketentuan yang diatur dengan pasal berikut:
1. Pihak Pertama selaku pemilik modal dengan ini menyerahkan sejumlah uang sebesar Rp200.000.000 (Dua Ratus Juta Rupiah) kepada Pihak Kedua. Uang tersebut bertujuan untuk modal menjalankan usaha.
2. Pengelola modal adalah pihak kedua yang bertanggung jawab untuk mengelola usaha sebagaimana tercantum dalam Pasal 1 Ayat 1.
3. Pihak Pertama mendapatkan keuntungan bagi hasil usaha menurut persentase yang telah disepakati bersama sebagaimana diatur dalam Pasal 4.
4. Masing-masing pihak memiliki hak dalam usaha ini, baik modal maupun tenaga serta pembagiannya. Pihak pertama mendapatkan keuntungan 70 % dari keseluruhan keuntungan.
Jakarta, 6 Maret 2019
2. Contoh surat pemutusan kerja
PT Daya Pictures
Jl. Mampang No. 66 Jakarta Barat
SURAT KEPUTUSAN
No. : 90/SK/Agustus/2019
Setelah melakukan serangkaian tahapan evaluasi terhadap kinerja Saudara Tiya terhitung mulai tanggal 10 Agustus 2019 dengan jabatan sebagai Creative PT Daya Pictures, maka dengan ini PT Daya Pictures melakukan pemutusan kerja karena alasan sebagai berikut:
Menimbang: Berdasarkan hasil penilaian dan pengamatan yang obyektif Sdr. Tiya
Mengingat: Berdasarkan Anggaran Dasar serta Peraturan Perusahaan PT. Daya Pictures
Memperhatikan: Nilai PA yang buruk, sudah diberikan SP sebanyak 2 kali, tapi tidak digubris
MEMUTUSKAN : Melakukan pemutusan kerja terhadap Tiya. Terima kasih untuk dedikasi Tiya selama ini.
Ditetapkan di Jakarta Barat pada : 10 Agustus 2018.
Mengetahui,
Direktur PT. Daya Pictures
Cantika Hasyim
3. Contoh Surat Perjanjian Usaha
PT. Cahaya Lestari
Jl. Jendral Sudirman – Malang Telp. 0711 332769 Fax. 0711 332766
SURAT PERJANJIAN
No. 18/SP/KM/XI/18
Pada hari ini, Kamis, tanggal sepuluh bulan Mei tahun dua ribu delapan belas, telah dilakukan serah terima jabatan oleh kedua pihak sebagai berikut :
Nama : Ahmad Subaru
Jabatan : Direktur PT. Cahaya Lestari
NIK : 987277
Selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA
Nama : Ardiansyah
Jabatan : Direktur PT. Simfoni Jaya
NIK : 986278
Selanjutnya disebut PIHAK KEDUA
Kedua pihak yang tersebut di atas bersepakat untuk mengadakan perjanjian kerjasama usaha dengan ketentuan yang diatur dengan pasal berikut :
- Pihak Pertama selaku pemilik modal dengan ini menyerahkan sejumlah uang sebesar Rp. 500.000.000 (Lima Ratus Juta Rupiah) kepada Pihak Kedua. Uang tersebut bertujuan untuk permodalan menjalankan usaha kuliner.
- Pengelola modal adalah pihak kedua yang bertanggungjawab untuk mengelola usaha sebagaimana tercantum dalam Pasal 1 Ayat 1.
- Pihak Kedua menerima modal dalam bentuk uang dari Pihak Pertama yang diserahkan saat perjanjian ini disepakati dan ditandatangani atau paling lambat satu hari setelah dilakukannya kesepakatan.
- Selaku Pihak Pertama mendapatkan keuntungan bagi hasil usaha menurut persentase yang telah disepakati bersama sebagaimana diatur dalam Pasal 4.
- Masing-masing pihak memiliki hak dalam usaha ini, baik modal maupun tenaga serta pembagiannya.
Malang, 10 Mei 2018.
Pihak Pertama,
Ahmad Subari
Pihak Kedua,
Ariansyah
4. Contoh Surat Dinas Undangan Rapat
SURYA KENCANA
Jl. Jendral Sudirman – Surabaya
Telp. 0711 332769 Fax. 0711 332766
Surabaya, 4 Januari 2019
Nomor : KM/002/444/I/2019
Lampiran : –
Perihal : UNDANGAN
Kepada.
Karyawan PT. Surya Kencana
di -Tempat
Sehubungan dengan pemberlakuan kebijakan baru kepada seluruh staff dan karyawan PT. Surya Kencana. Maka diharapkan kehadiran Bapak / Ibu besok pada :
Hari : Sabtu
Tanggal : 8 Januari 2018
Pukul : 10.00 WIB
Acara : Rapat Evaluasi Kinerja dan Pemberitahuan kebijakan Baru
Tempat : Aula PT. Surya Kencana
Demikian undangan ini kami sampaikan dan atas kehadirannya kami ucapkan terima kasih.
Surabaya, 5 Januari 2018
Direktur Utama PT. Surya Kencana,
Budi karyadi
5. Contoh Surat Penugasan Karyawan
PT. SEGAR ALAMI
Jl. Jendral Sudirman – Malang
Telp. 0341 333777 Fax. 0341 333666
SURAT TUGAS
Nomor : 455/ST/AS/VI/2019
Berkaitan dengan peningkatan potensi kinerja karyawan PT. Segar Alami, maka dengan ini diberikan tugas kepada :
Nama : M. Khoirul Anam
Nomor Induk Karyawan : 2013002016
Jabatan : Kepala Bagian Produksi
Untuk menghadiri pelatihan tentang perkembangan teknologi produksi di Hotel Jayadipa yang beralamat di Jl. Dr. Cipto No. 121 – Jember yang akan dilaksanakan pada tanggal 5 Agustus 2019 sampai dengan 7 Agustus 2019.
Demikianlah surat tugas ini dibuat untuk dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab.
Malang, 1 Agustus 2019
Direktur PT. SEGAR ALAMI
Budi Sujatmiko
Itulah beberapa contoh surat resmi yang bisa jadi salah satu contoh ketika kamu ingin membuat surat untuk kebutuhan formal seperti surat permohonan, surat pemberitahuan, surat pernyataan, surat undangan, ataupun pengumuman surat.
Dalam membuat surat ini, ada beberapa hal yang perlu kamu perhatikan, mulai dari pembuka surat seperti Assalamualaikum Wr. Wb, kemudian isi surat, tanda tangan, dan sebagainya. Namun, untuk lebih jelasnya lagi, berikut adalah format resmi yang perlu kamu gunakan antara lain:
1. Kepala Surat atau KOP Surat
Kepala Surat merupakan bagian pembukan surat yang wajib dimiliki oleh semua jenis surat resmi. Karena dengan adanya kepala surat ataupuan kop surat akan memberikan informasi awal kepada instansi atau individu yang dituju oleh surat tersebut.
Kepala surat dalam surat resmi berisi informasi seputar instasi yang mengeluarkan surat tersebut berupa instansi yang mengeluarkan surat, nama instansi, alamat, kontak, dan email pengirim. Terkadang dan sering kita temui dalam beberapa surat resmi dari pemerintahan akan memberikan logo surat yang berada di pojok kiri atas yang bersampingan dengan kepala ataupunkop surat.
2. Tanggal Penulisan atau Pembuatan Surat
Setelah penulisan kepala surat. Maka, hal selanutnya yang menjadi format penulisan surat resmi adalah nomor surat. Nomor surat merupakan tanggal, bulan dan tahun pembuatan surat. Sehingga, surat tersebut dapat diketahui kapan dibuatnya dan tidak dapat dijadikan sebagai bahan surat palsu untuk melakukan tindakan kecurangan di hari-hari kemudian.
3. Nomor Surat
Selain tanggal pembuatan surat, ada pula nomor surat yang berupa angka romawi mauapun angka biasa. Hal tersebut adalah nomor surat, artinya surat tersebut dikeluarkan yang ke berapa dalam bulan atau tahun tersebut.
Dikarenakan dalam instansi segala bentuk keluar dan masuknya surat harus tercatat dalam pengarsipan. Tujuanya untuk laporan dan rekapan akhir bulan atau akhir tahun setiap kali instansi melakukan rapat tutup buku ataupun sebagai pembukuan.
4. Perihal
Bagi sebagian instansi hanya dengan melihat perihal kita akan mengetahui apa yang akan dibahas selanjutanya. Karena dengan adanya perihal pada penulisat surat resmi bertujuan untuk menyampaiakn isi pokok masalah dalam penulisan surat resmi.
Sehingga, penerima surat tersebut akan dapat mengetahui bahwasanya isi surat akan membahas secara rinci dari surat tersebut hanya dengan membaca dari perihal surat tersemi tersebut.
5. Lampiran
Pada bagian lampiran surat resmi digunakan untuk melampirkan beberapa berkas penting lanjutan dari surat sermi tersebu. Dimana, dengan melampirkan berkas lampiran pada penerima. Sang penerima akan dapat mengetahui rincian lebih lanjut dari isi surat tersebut tanpa harus menghubungi instansi yang terkait untuk meminta rincian.
Terkadang isi lampiran berisi rincian anggaran biaya, laporan keuangan, struktur kepengurusan, rincian acara, ataupun berupa berkas arsip.
6. Alamat Tujuan
Alamat tujuan dari surat resmi begitu penting untuk di tulis dalam surat resmi. Karena dengan adanya alamat pada surat resmi akan sangat membantu pada bagian resepsionis ataua yang menerima surat tersebut agar segera disampaiakan kepada yang bersangkutan. Dikarenakan, dalam instansi ataupun badan tertentu.
Tujuan alamat surat dibuat secara terperinci seperti untuk instansi pada bidang apa dan berada dilantai berapa. Karena akan sangat membantu agar surat tersebut segera tersampaikan ke tujuan surat.
7. Salam Pembuka
Merupakan salam pembukan dari setiap surat resmi maupun surat tidak resmi. Dimana, bertujuan sebagai salam pembuka maupun sambutan surat resmi tersebut.
8. Isi Surat
Isi contoh surat resmi merupakan bagian pada inti dari surat karena harus disampaikan dengan jelas, detail, dan spesifik. Namun, tetap dibungkus dalam muatan yang singkat, padat dan baik. Karena hal tersebut bersifat surat resmi. Maka, penting untuk membuat surat resmi dalam bahasa yang baku dan sesuai EYD. Disamping itu, ketikan ingin membahas sesuatu yang terperinci. Maka, pada akhir dari isi surat diberikan penjelasan rincian berada pada lampiran surat.
9. Salam Penutup
Salam penutup dalam surat bertujuan untuk menutup surat serta sebagai bentuk rasa hormat dan terimakasih kepada pembaca surat.
10. Pengirim
pada pengirim surat resmi berisikan pengirim surat yang berasal dari siapa atau di sahkan oleh instansi apa. Umumnya diawali dengan kata “Hormat Kami“, “Mengetahui”. Lalu, ditulisakan siapa yang menandatangi surat. Apakah berasal langusng dari atasan mauapun sekertaris instansi tersebut.
11. Tembusan
Pada tembusan surat resmi, umumnya berisikan terdapat berapa lampiran surat atau berapa lembar surat yang terkirim dan informasi semisalnya.
Penjelasan di atas adalah sejumlah hal yang harus kamu patuhi dalam setiap contoh surat resmi yang kamu buat. Jangan sampai asal-asalan membuatnya. Surat yang dinilai tidak memenuhi kaidah tentu saja tidak akan berfungsi sebagaimana seharusnya.
