Ajaib.co.id – Membangun suasana kerja yang kondusif perlu dilakukan untuk meningkatkan produktivitas. Salah satunya dengan memiliki peralatan dan perlengkapan kantor yang memadai. Dengan demikian, kamu bisa memastikan alat yang digunakan untuk bekerja lengkap tanpa terganggu.
Memiliki karyawan yang produktif pasti menjadi hal yang diinginkan oleh semua perusahaan di dunia. Tak penting, besar atau kecilnya skala perusahaanmu. Pada intinya, saat ini setiap perusahaan yang beroperasi pasti berorientasi terhadap karyawan. Karena karyawan merupakan aset paling berharga yang dimiliki oleh perusahaan.
Untuk itu, lingkungan kantor kini didesain sebaik mungkin agar para karyawan dapat bekerja dengan produktif, nyaman, dan kondusif. Salah satunya adalah perihal perlengkapan kantor yang dimiliki sebagai penunjang produktivitas karyawan. Hal ini juga menjadi pertimbangan untuk kamu yang mungkin saja dalam waktu dekat ini memiliki rencana membuka perusahaan pertamamu dan memiliki kantor yang mempekerjakan sejumlah karyawan.
Peralatan Vs Perlengkapan Kantor
Kedua hal ini seringkali tertukar dan dianggap satu hal yang sama. Padahal keduanya memiliki perbedaan.
Perlengkapan kantor ini biasanya berupa barang-barang kecil, sering digunakan, dan biasanya cepat habis, serta harga tidak terlalu mahal. Peralatan kantor atau yang sering disebut Office Stationary ini dapat dibeli di supermarket maupun toko buku dan peralatan tulis.
Meski kecil dan memiliki harga lebih murah. Perawatan perlengkapan kantor tetap diperlukan agar perlengkapan lebih awet dan bisa menghemat pengeluaran dari kantor.
Sedangkan peralatan kantor meliputi benda berukuran relatif besar dan kebanyakan digunakan untuk jangka panjang. Misalnya adalah meja, kursi, lemari, komputer, pesawat telepon, dan sebagainya. Secara harga, kebanyakan peralatan kantor lebih mahal jika dibandingkan dengan perlengkapan kantor. Oleh karena itu, perawatan sangat diperlukan biar lebih awet.
Jenis-Jenis Peralatan dan Perlengkapan Kantor
Untuk memahami masing-masing dari berbagai macam alat dan pelengkap perkantoran ini, berikut adalah jenis-jenis peralatan dan perlengkapan kantor beserta fungsinya.
1. Peralatan Kantor
a. Meja dan Kursi
Peralatan kantor yang wajib kamu punya di kantor barumu adalah meja dan kursi. Di mana perlengkapan kantor ini digunakan oleh karyawan sebagai tempat mereka bekerja selama 8 jam sehari sehingga kamu perlu mempertimbangkan meja dan kursi yang ergonomis.
Meja dan kursi yang ergonomis membuat karyawanmu nyaman, intinya meja dan kursi harus memiliki ukuran yang sesuai alias tidak ketinggian dan kerendahan.
b. Printer atau Mesin Fotokopi
Tentu rasanya buang-buang waktu, bukan? Jika kamu harus bolak-balik ke tempat percetakan hanya untuk menulis, mencetak dan fotokopi dokumen kerja, bukan hanya waktu yang terbuang, tapi juga biaya yang dikeluarkan bisa lebih besar. Inilah mengapa kamu perlu memiliki mesin printer atau mesin fotokopi.
Saat ini kamu bisa memiliki peralatan kantor satu ini dengan satu mesin saja yang berfungsi sebagai printer dan fotokopi. Jangan lupa untuk terus sedia tinta printernya ya, sedia juga penghancur kertas untuk menghancurkan dokumen yang tidak terpakai lagi. Pilih jenis tinta printer yang berkualitas agar pekerjaanmu lancar.
c. Lemari Arsip
Setiap perusahaan pasti membutuhkan lemari arsip yang digunakan untuk menyimpan barang-barang, alat kantor, dan juga dokumen penting seperti invoice, bukti bayar, kontrak kerja, dan sebagainya.
d. Pemasangan Internet
Saat ini, tidak ada kantor yang tidak berlangganan Internet. Apalagi jika perusahaanmu merupakan perusahaan digital, pemasangan internet menjadi perlengkapan kantor wajib yang harus ada untuk menunjang operasional kantormu. Apalagi jika kamu banyak memperkerjakan karyawan yang bekerja secara remote, tentu saja kamu akan berkomunikasi dengan bantuan internet seperti video call.
e. Mesin Penghitung Uang
Mesin penghitung uang merupakan salah satu perlatan penting uang biasanya digunakan oleh kantor perbankan. Dengan kantor ini, karyawan bisa lebih mudah dan cepat menghitung uang. Sehingga dapat mengurangi risiko kesalahan menghitung.
f. Mesin absensi
Apapun jenis bisnis dan kantornya, mesin absensi sangat diperlukan untuk mengumpulkan data kehadiran karyawan di kantor. Dengan menggunakan alat ini, pihak hrd maupun manajemen bisa lebih mudah mengetahui dan melacak kehadiran karyawan.
Selain itu, mesin absensi juga bisa menjadi salah satu perlengkapan yang membantu perusahaan atau bisnis dalam menentukan gaji karyawan, bonus, dan sebagainya.
2. Perlengkapan Kantor
a. Kalender
Kalender di perusahaan juga merupakan daftar wajib perlengkapan kantor yang harus ada di kantormu. Jika tidak, kamu nanti kesulitan dalam mengatur jadwal cuti, meeting, dan sebagainya. Meski sudah ada Google Calender, Kalender cetak juga dibutuhkan ya!
b. Jam Dinding
Kalo perlengkapan kantor satu ini untuk menunjukkan waktu istirahat hingga jam pulang bekerja, kamu bisa menaruhnya di masing-masing ruang kerja yang dimiliki.
c. Tong Sampah
Kebersihan kantor merupakan suatu hal yang dapat memicu produktifitas karyawan kamu di kantor, oleh karena itu tong sampah harus ada sebagai perlengkapan kantor di setiap ruang kerja.
d. Hiasan Meja
Tentu karyawanmu butuh suatu hal atau pemandangan yang indah di ruang kerjanya, kamu bisa menambah perlengkapan kantor seperti hiasan di meja kerja. Kamu bisa menaruh pot bunga, yang memberikan efek segar untuk dipandang.
e. Alat Tulis
Memang mungkin pekerjaan saat ini banyak dihabiskan melalui komputer atau laptop di ruang kerja tetapi kamu tetap saja perlu perlengkapan alat tulis di kantor seperti spidol, papa tulis, pulpen, pensil, penghapus, tipe x, kertas A4, penjepit kertas, dan sebagainya. Di mana perlengkapan kantor ini pasti akan berguna sekali ketika kamu meeting secara berkala dengan karyawanmu.
Salah satu yang juga penting adalah pulpen (Bahasa Belanda Vulpen). Alat ini berupa mata pena berujung tajam yang dilengkapi pegangan berisi kantong tinta yang bisa diisi kembali. Sediakan pula stempel yang berguna sebagai alat pengesahan untuk kebutuhan pekerjaanmu.
f. Stop Map
Stopmap merupakan salah satu perlengkapan kantor yang digunakan untuk menyimpan kertas ataupun dokumen agar tidak terlipat atau tertekuk. Bagi banyak perusahaan stopmap banyak dimanfaatkan juga sebagai alat promosi, dicetak dengan teknik fullcolor yang menampilkan identitas brand atau corporate identity perusahaannya.
g. Penjepit kertas
Penjepit kertas atau yang sering disebut paper-clip adalah perlengkapan kantor yang berguna untuk menyatukan lembaran kertas untuk jangka waktu sementara. Paperclip memiliki bentuk kecil dengan beragam warna yang bisa mudah dilepas. Biasanya setiap brand memiliki kualitas yang berbeda sehingga bisa kamu sesuaikan dengan kebutuhan kantormu, termasuk pula jenis dan ukurannya.
h. Tempat kartu nama
Kartu Nama menjadi perlengkapan penting yang wajib dimiliki karyawan dan perusahaan sebagai media promosi sekaligus sebagai kartu identitas yang mewakili perusahaan.
Selain dapat dibawa kemana-mana, kartu nama biasanya juga selalu ada di meja kantor dengan wadah khusus. Dengan tempat kartu nama inilah, karyawan bisa menyimpan kartu nama dengan lebih rapih. Sehingga, ketika dibutuhkan, mereka tidak sulit mencarinya.
Itulah daftar peralatan dan perlengkapan kantor yang perlu kamu miliki ketika kamu ingin membuka kantor barumu, yang mana perlengkapan kantor diatas merupakan peralatan yang bisa menunjang produktifitas dari karyawanmu nanti.
Rekomendasi Tempat Membeli Peralatan & Perlengkapan Kantor
Nah, bagi kamu yang ingin membeli peralatan dan perlengkapan kantor untuk membuat kantormu lebih menarik dan membuat karyawan lebih betah. Di bawah ini adalah beberapa tempat yang menjadi rekomendasi buat kamu yang sedang mencari peralatan dan perlengkapan kantor dengan kualitas dan harga terbaik.
1. Ruparupa.com
Ruparupa.com dalah e-commerce resmi Ace Hardware, Informa Furnishings, Toys Kingdom, Kawan Lama Sejahtera, dan Krisbow Indonesia yang menjadi salah satu situs belanja daring di Indonesia yang mengombinasikan pengalaman belanja online dan konvensional.
Di sini, kamu bisa memilih berbagai macam peralatan dan perlengkapan kantor dengan mudah, cepat, dan juga berkualitas. Kamu pun tidak perlu datang ke lokasi, kamu cukup memesannya melalui online, dan barang yang kamu butuhkan bisa dikirim langsung.
2. Ralali.com
Ralali merupakan salah satu e-commerce Online B2B Marketplace yang memberikan kemudahan proses transaksi jual-beli melalui teknologi dan fitur yang dapat membantu Seller dan Buyer melakukan proses bisnis lebih mudah, aman, dan transparan.
Sebagai salah satu B2B Marketplace, Ralali menghubungkan pembeli, baik korporat maupun individu dalam menemukan ribuan produk untuk kebutuhan bisnis dan perusahaan dari ratusan supplier ternama dan tepercaya.
Tips Menata Ruangan Kerja yang Nyaman
Kalau kamu sudah punya peralatan dan perlengkapan kantor yang memadai maka sekarang saatnya kamu menata ruang kerjamu. Kalau kamu saat ini sedang merintis usaha sendiri maka kamu bisa menyediakan ruangan yang kondusif bagi karyawan dan rekan kerjamu.
Tampilan ruangan yang enak dilihat, nyaman dan dekorasi unik pasti akan berdampak positif bagi kinerjamu. Untuk hasil kerja yang lebih baik, rasanya tak ada salahnya memulai dari interior ruanganmu ya. Berikut adalah tips menata ruangan kerja yang nyaman untuk bisnismu:
1. Manfaatkan Ruangan Kantor Secara Optimal
Bisnis baru mungkin identik dengan aktivitas kantor yang belum begitu padat. Tetapi bukan berarti kamu boleh mendesain ruangan kantor tanpa strategi yang tepat. Ruang kantor adalah salah satu biaya atau pengeluaran terbesar perusahaan, jadi mengoptimalkan desain yang tepat sejak dini adalah taktik yang jitu untuk ruangan kantor yang bisa digunakan hingga lama.
Cara terbaik dalam mengoptimalkan ruangan kantor usaha barumu adalah dengan menciptakan ruang kerja yang fungsional, misalnya kubikel atau meja kantor yang tersusun secara efisien. Pisahkan juga ruangan kantor khusus untuk kegiatan dokumen misalnya mesin fotokopi dan alat-alat kantor.
2. Maksimalkan Fungsi Storage
Seiring waktu berjalan, ruangan kantor dari usaha barumu akan mulai dipenuhi dengan tumpukan dokumen, kertas dan arsip yang sangat mengganggu. Selain harus menumbuhkan etos kerja yang rapi seperti rajin merapikan dokumen setiap hari atau mencoba tips kantor yang paperless, optimalkan juga penataan storage yang tepat.
Jika kamu memprediksi pertumbuhan dokumen yang pesat di ruangan kantor barumu, coba untuk mencari alternatif seperti menyediakan ruangan arsip dengan sekat ruangan khusus dibandingkan dengan membeli lemari arsip secara terpisah. Prinsipnya, fokus pada tata cara dokumentasi dan sistem arsip sejak dini, ruangan kantor tetap aman dan rapi bebas dari tumpukan kertas tak berguna.
3. Singkirkan Barang-Barang yang Tidak Diperlukan
Meja kerja seharusnya menjadi tempat menaruh barang-barang yang berhubungan dengan pekerjaan saja. Jangan sampai memenuhi meja kerja dengan barang-barang yang tidak ada hubungannya dengan pekerjaan. Kalau meja kerja terlihat penuh, maka coba secara rutin memisahkan barang-barang yang tidak terlalu dibutuhkan. Buang atau bawa pulang barang-barang tersebut ke rumah.
4. Memasang Pajangan dan Hiasan Secukupnya
Meja kerja sudah bersih dan rapi, tetapi masih saja tidak bersemangat dalam berkerja? Mungkin kamu perlu menambahkan beberapa hiasan atau pajangan di atas meja kerja sebagai penambah semangat. Hal yang perlu diperhatikan adalah pasang hiasan secukupnya di atas meja kerja.
Bisa berupa foto atau pot tanaman mini. Kalau sudah memutuskan hiasan atau pajangan yang akan kita taruh di atas meja kerja, yang harus diperhatikan juga adalah penataannya. Jangan sampai hiasan atau pajangan tersebut malah bisa mengalihkan konsetrasi dalam bekerja dan memenuhi meja kerja.
Ingat ya! Karyawan merupakan aset paling berharga yang dimiliki oleh perusahaan sehingga sebaiknya kamu berikan perhatian lebih dari sisi mental dan psikis mereka agar mereka bisa produktif dalam bekerja.
Cari tahu informasi lainnya seputar bisnis, perusahaan, ekonomi, investasi, dan informasi menarik lainnya hanya di blog Ajaib. Klik download Aplikasi Ajaib untuk memulai investasi.
