Ajaib.co.id – Istilah penawaran tentu sering kamu dengar dalam dunia bisnis, walaupun begitu apakah kamu sudah mengetahui pengertian penawaran dalam ruang lingkup tender? Nah, pada artikel berikut ini, redaksi Ajaib ingin membahas mengenai tender dan bagaimana mekanisme penawarannya.
Dalam pengadaan barang biasanya pihak perusahaan harus bekerja sama dengan perusahaan lainnya untuk memenuhi kebutuhannya. Namun, tidak semerta-merta setiap perusahaan dapat bekerja sama dengan perusahaan yang sedang ingin mengadakan pengadaan barang. Melainkan, perusahaan tersebut harus mengikuti berbagai tahapan penawaran yang biasanya sering disebut tender.
Pada umumnya, tender dilakukan untuk pengadaan barang dalam jumlah yang sangat banyak atau memiliki nilai kontrak dari miliaran hingga triliunan rupiah. Pengadaan barang melalui tender umumnya mengundang banyak perusahaan untuk bersaing untuk memenangi proyek yang sedang ditenderkan tersebut.
Pengertian Penawaran dalam Tender
Pengertian penawaran dalam tender dapat digambarkan melalui surat penawaran yang sama halnya ketika kamu sedang menawarkan suatu produk atau barang kepada konsumen. Dalam hal ini, perusahaan yang membuat tender sebagai konsumen (pengguna jasa) dan perusahaan yang menawarkan barang sebagai pemborong.
Intinya, proses tender yang dilakukan adalah untuk mempertemukan antara pengguna jasa dan yang menawarkan jasa untuk menjalin kerjasama melalui sebuah kontrak perjanjian kerja. Untuk memenangi proyek yang sedang ditenderkan, tentunya perusahaan yang menjadi peserta tender perlu memenuhi berbagai persyaratan yang dibutuhkan misalnya dokumen tender dan lain sebagainya.
Lantaran, setiap proses tender yang dilakukan dari satu perusahaan ke perusahaan lainnya memiliki perbedaan terkait hal-hal apa saja yang perlu dipenuhi oleh para peserta tender.
Surat penawaran yang diajukan oleh para peserta tender meliputi RAB, sertifikasi yang dimiliki, harga satuan produk, bagaimana cara pembuatan produk tersebut, dll. Semua informasi ini bisa dilampirkan oleh peserta tender dalam surat penawarannya.
Tahapan Proses Tender Proyek
Bagi perusahaan yang mengikuti tender suatu proyek, setidaknya ada 7 tahapan yang perlu dilalui dari undangan mengikuti tender hingga pengumuman siapa perusahaan yang berhak menjadi pemenang tender. Berikut adalah tahapannya:
Undangan Mengikuti Tender
Tahap pertama yang perlu dilalui adalah perusahaan (pemborong) akan memperoleh undangan dari perusahaan (pembuat tender) untuk menghadiri sebuah presentasi bersama dengan kompetitor lainnya. Dalam tahap ini, bagi perusahaan yang tidak hadir atau tidak mengisi absensi kehadiran saat sesi ini berlangsung dianggap gugur sebagai peserta tender.
Hal ini dikarenakan perusahaan yang tidak hadir tersebut dianggap tidak menunjukkan itikad baik dan tidak serius dalam mengikuti keseluruhan proses tender. Selain menghadirkan banyak perusahaan yang diundang, tahapan tender satu ini juga menjadi penjelasan dari pihak pembuat tender untuk mengajukan beberapa pertanyaan kepada pemborong terkait produk yang ingin ditawarkan nantinya.
Penjelasan Teknis
Tahap selanjutnya adalah penjelasan teknis kepada para peserta tender. Penjelasan teknis ini bisa berupa material yang ingin digunakan, biaya-biaya yang harus ditanggung oleh pemborong, batasan pekerjaan, dan lain sebagainya.
Untuk bisa lanjut ke tahap berikutnya, peserta tender harus mengirimkan sejumlah dokumen tender yang dibutuhkan sesuai dengan tanggal submit yang sudah diberikan. Dokumen-dokumen tender tersebut adalah fotokopi akta notaris, laporan pajak, neraca keuangan 3 tahun terakhir, dan lain sebagainya yang perlu dilampirkan berkasnya saat pengiriman dokumen.
Pengajuan Proposal Teknis
Dalam pengajuan proposal teknis, untuk proyek yang memiliki nilai kontrak hingga miliaran rupiah, umumnya pihak pembuat proyek memberikan syarat kepada peserta tender yakni dibebankan biaya tender.
Undangan Presentasi Proposal Teknis
Dari pengajuan proposal teknis yang sudah dikirimkan sebelumnya, pihak pembuat tender akan melakukan penilaian dan peninjauan. Bila peserta tender dinyatakan lolos saat pengajuan proposal teknis, perusahaan akan diundang kembali untuk melakukan presentasi.
Presentasi Proposal Teknis
Setelah lolos dari penilaian proposal teknis dari tim penilai, perusahaan akan dijadwalkan untuk melakukan presentasi teknis di hadapan tim penilai. Dalam tahapan ini, peserta tender yang lolos sudah diwajibkan untuk memberikan bank garansi.
Jaminan ini adalah sebuah bentuk komitmen dari pihak pemborong untuk bisa menyelesaikan pekerjaan dan bila tidak, jaminan tersebut akan menjadi hak milik pemberi tender.
Pengumuman Hasil Presentasi
Pengumuman hasil presentasi akan diumumkan oleh pemberi tender. Bila perusahaan (pemborong) dinyatakan lolos, perusahaan bisa memasukkan harga (auction).
Auction
Setelah memasukkan harga penawaran kepada pemberi tender, dan tim penilai tender melakukan peninjauan dan penilaian. Kemudian, akan ada satu pemenang tender nantinya akan dipilih untuk mengerjakan proyek yang ditenderkan tersebut.
Pada tahap ini, perusahaan dan pemberi tender akan melakukan perjanjian kontrak untuk pelaksanaan proyek, di mana perjanjian kerja ini bisa meliputi garansi, harganya tidak mengalami kenaikan selama kontrak berlangsung, hingga persyaratan lainnya.
Dalam memulai pekerjaan pertama, bagi pemberi tender dan pemborong perlu sama-sama saling memperkenalkan para karyawannya yang terlibat di proyek tersebut. Inilah alasan mengapa adanya kickoff meeting proyek sebelum pekerjaan pertama dilakukan.
Ketujuh tahapan tender di atas adalah proses tender yang perlu perusahaan lalui untuk menjadi pemenang tender. Dalam hal penilaian, apakah perusahaan itu layak atau tidak menjadi pemenang, semua itu berdasarkan peninjauan atau penilaian dari tim penilai tender tanpa adanya persekongkolan.
Itulah pengertian penawaran dalam tender yang bisa redaksi Ajaib sampaikan. Walaupun dirasa merepotkan dan melelahkan bagi para peserta tender yang harus melalui berbagai tahapan. Namun, semua hal tersebut dapat terobati ketika suatu perusahaan sudah dinyatakan sebagai pemenang tender yang berhak melaksanakan proyek tersebut.
Untuk proses pembayarannya, umumnya pemberi tender harus memberikan DP sebesar 10%, dan setelahnya pembayaran bisa dilakukan setiap bulannya berdasarkan progress kerja maupun prestasi kerja yang ditandatangani oleh kedua belah pihak.
