Laporan adalah Dokumen yang Berisi Informasi Penting

Ajaib.co.id – Bagi kamu yang aktif dalam sebuah organisasi atau bekerja di kantor, pastilah kamu sudah tidak asing lagi dengan istilah laporan. Setiap melakukan kegiatan apapun, perusahaan pasti selalu memiliki laporan, dari mulai rapat hingga berbagai acara yang digelar oleh perusahaan.  Lalu, tahukah kamu apa sebenarnya pegertian laporan? Laporan adalah sebuah dokumen yang berisi dan memiliki kronologis dalam sebuah keadaan atau kegiatan.

Fakta yang berikan juga berkaitan dengan sebuat tanggung jawab yang diberikan kepada orang-orang yang dipercaya mengemban tugas perusahaan.

Apa itu Laporan?

Secara umum laporan adalah kegiatan pengamatan dalam bentuk penyampaian informasi yang dibuat secara tertulis maupun secara lisan. Di mana, informasi dalam laporan bisa bermacam-macam, tergantung kebutuhan mulai dari berita, keterangan, pemberitahuan ataupun laporan pertanggungjawaban.

Menurut Keraf (2001:284), laporan adalah cara komunikasi di mana, penulis menyampaikan informasi kepada seseorang atau badan karena tanggung jawab yang dibebankan kepadanya.

Sedangkan, laporan menurut J.C Denyern adalah suatu alat komunikasi tempat penulis membuat beberapa kesimpulan atau keadaan yang telah diselidiki. Dan menurut Prof. Dr. Prajudi Atmosudirjo, laporan adalah setiap tulisan yang berisikan hasil pengolahan data dan informasi.

Fungsi & Manfaat Laporan

Adapun fungsi laporan sangat penting bagi perusahaan, karena ini merupakan awal dari kronologi-kronologi yang berkaitan dengan pengeluaran perusahaan maupun rangkaian kegiatan perusahaan. Berikut beberapa fungsi laporan:

1. Sarana menyampaikan informasi
2. Bahan pertanggung jawaban
3. Bahan evaluasi
4. Sarana pengawasan
5. Bahan pengambilan keputusan

Sedangkan, manfaat laporan adalah sebagai berikut:

1. Sebagai bahan penyusunan rencana kegiatan selanjutnya.
2. Untuk penetapan kebijakan.
3. Sebagai sumber informasi.
4. Untuk mengetahui proses dan perkembangan peningkatan kegiatan.

Ciri-Ciri Laporan

Selain itu, sebuah laporan juga memiliki cici-ciri spesifik yang membedakannya dengan dokumen lainnya. Berikut beberapa ciri-ciri laporan:

1. Ringkas

Salah satu ciri laporan adalah memiliki penulisan yang dilakukan dengan ringkas dan hanya kepada pokok-pokoknya saja. Laporan kemudian diringkas dan dikualifikasikan berdasarkan tema dan tugasnya. 

2. Logis

Laporan juga bersifat logis, di mana segala keterangan yang dituliskan dapat ditelusuri oleh pimpinan dengan dasar yang masuk akal.

3. Lengkap

Sebuah laporan juga harus lengkap dan dirangkai sesempurna mungkin tanpa menghilangkan poin-poin penting.

4. Sistematis

Sebuah laporan juga harus memenusi unsur sistematis yang disusun berdasarkan data dan ditulis secara rapi dan salin memiliki koherensi (keterkaitan).

Jenis-Jenis Laporan

Jenis laporan juga dapat dibedakan dalam beberapa jenis, yang bisa kamu bedakan. Berikut beberapa jenis laporan yang perlu kamu ketahui:

1. Laporan Berdasarkan Bentuk

Sebuah laporan yang didasarkan pada bentuk dibagi menjadi tiga jenis, seperti bentuk surat, memo dan naskah.

a. Laporan bentuk surat, merupakan laporan yang ditulis dan dibuat dalam bentuk atau format surat. Umunya laporan ini memiliki empat halaman.

b. Laporan bentuk memo, merupakan sebuah laporan yang tertulis dan dibuat menggunakan kertas memo. Laporan seperti ini memiliki fungsi pengingat dan umunya memiliki tulisan singkat.

c. Laporan bentuk naskah, merupakan laporan ditulis dan disampaikan dalam bentuk naskah, namun isinya tidak terpatok dalam jumlah karakter kata, sehinggan bisa ditulis panjang dan bisa juga ditulis pendek. 

2. Laporan Berdasarkan Waktunya

Laporan berdasarkan waktu memiliki dua jenis, yakni laporan berkala dimana laporan ini identik dengan dilakukan secara rutin dan berkala dalam jangka waktu tertentu. Misalkan saja laporan harian, mingguan, bulanan, dan tahunan. Laporan berkala juga termasuk laporan keuangan dan laporan laba rugi perusahaan.

3. Laporan Berdasarkan Sifatnya

Berdasarkan sifatnya, laporan memliki dua klasifikasi yakni laporan yang bersifat penting dan lapotan yang bersifat biasa. Berikut beberapa penjelasannya:

a. Laporan bersifat penting merupakan laporan yang berisi informasi atau keterangan penting dan rahasia. Laporan ini hanya diperuntukkan bagi orang tertentu dan rahasia.

b. Laporan bersifat biasa merupakan laporan yang bersifat informasi atau keterangan umum. Namun laporan yang bersifat biasa tidak bersifat rahasia.

4. Laporan Berdasarkan Penyampainnya

Laporan berdasarkan penyampaiannya terbagi tiga yakni laporan tertulis, laporan lisan dan laporan visual. Berikut beberapa penjelasannya:

a. Laporan lisan merupakan sebuah laporan berbentuk informasi atau keterangan yang disampaikan secara langsung.

b. Laporan tertulis merupakan sebuah laporan yang menunjukkan informasi atau keterangan yang disampaikan melalui sebuah tulisan, seperti misalkan naskah, memo dan surat.

c. Laporan visual merupakan sebuah laporan yang disampaikan dengan media dan sarana persentasi seperti power point, animasi, dan video. 

Selain keempat jenis laporan di atas, ada juga laporan berbentuk surat yang isinya lebih panjang daripada laporan yang berbentuk memo, biasanya berisi sekitar tiga lembar folio dan boleh ditunjukan ke luar organisasi atau perusahaan. Ada juga laporan berbentuk naskah yang bisa dibuat dalam bentuk yang panjang atau pendek. Jika panjang, kamu bisa membuatnya dalam bentuk format buku dan dalam penyampaiannya mutlak diperlukan surat atau memo pengantar.

Hal yang Harus Diperhatikan Ketika Membuat Laporan

Terdapat beberapa hal yang jarus kamu perhatikan ketika ingin membuat sebuah laporan, yaitu:

• Laporan harus jelas, cermat, dan lengkap.
• Mengandung nilai kebenaran dan objektifitas.
• Langsung mengenai sasaran.
• Disertai dengan adanya saran-saran dan solusi.
• Konsisten dan tegas.
• Tepat waktu.
• Disampaikan kepada orang serta alamat tujuan yang tepat.

Struktur Pembuatan Laporan

Dalam pembuatan laporan diperlukan sebuah struktur atau kerangka agar dapat tersusun secara teratur dan baik. Berikut ini adalah struktur laporan.

1. Pendahuluan

• Maksud dan tujuan penulisan laporan.
• Masalah pokok yang dilaporkan.
• Sistematika laporan.

2. Isi

• Data dan fakta pelaksanaan kegiatan.
• Kesesuaian pelaksanaan dengan perancangan.
• Masalah yang terjadi.
• Pembahasan masalah.

3. Penutup

• Kesimpulan.
• Saran.

Langkah-Langkah membuat laporan

1. Menentukan masalah yang akan dilaporkan;
2. Mengumpulkan bahan informasi laporan seperti data dan fakta;
3. Mengklasifikasi data;
4. Mengevaluasi dan mengolah data; dan
5. Membuat struktur/ kerangka laporan.

Itulah pengertian laporan beserta jenis dan ciri-cirinya yang harus kamu ketahui. Dengan mengetahui pengertian laporan, kamu bisa lebih memahami apa fungsi, tujuan, dan cara membuatnya. Dengan adanya laporan inilah kamu bisa mengambil keputusan lebih tepat.