Ajaib.co.id – Ketika membaca lowongan kerja dan menemukan istilah job desk atau job description, mungkin beberapa orang kebingungan. Namun, jangan sampai kebingungan itu terbawa sampai ke tahap seleksi calon karyawan. Simak penjelasannya berikut ini.
Apa itu Job Description?
Job description adalah suatu pernyataan tertulis yang berisi gambaran sederhana atau tujuan dari dibentuknya jabatan secara garis besar. Dalam job description juga tertulis tugas dan tanggung jawab serta wewenang yang harus dilakukan oleh karyawan.
Dalam bahasa Indonesia, job description disebut juga uraian jabatan atau gambaran tugas. Dengan adanya job description, calon pelamar tahu pekerjaan seperti apa yang akan dikerjakan jika diterima bekerja.
Contoh Job Description
Sebagai gambaran, berikut ini contoh job description beserta tugas-tugasnya yang bisa dilakukan oleh karyawan dalam mencapai tujuan perusahaan, berikut sejumlah profesi:
1. Staf pemasaran
- Mencari pelanggan baru
- Mempertahankan pelanggan yang sudah ada
- Bertanggung jawab atas nilai penjualan di area penjualan yang menjadi tanggung jawabnya
- Memastikan distribusi, bahwa produk telah sampai kepada pelanggan sesuai waktu yang ditentukan
2. Kepala departemen administrasi
- Mengelola departemen administrasi yang terdiri dari divisi akuntansi, keuangan, komersial, personalia, dan sekretaris.
- Mengupayakan perbaikan berkesinambungan untuk mencapai hasil terbaik.
- Memeriksa dan menandatangani slip kas atau slip bank, baik yang masuk maupun keluar.
- Memeriksa dan memberi paraf pada semua kuitansi penagihan kepada pelanggan.
3. Manajer HRD
- Memberikan panduan dan pedoman kerja atau SOP perusahaan.
- Menyusun strategi dan kebijakan pengelolaan SDM yang ditetapkan perusahaan, dalam jangka panjang maupun pendek.
- Menyusun rencana kerja dan anggaran pelaksanaan kebijakan, serta memastikan kinerja SDM meningkat.
- Mengontrol dan mengoordinasikan pelaksanaan fungsi SDM guna memastikan semua berjalan sesuai ketetapan perusahaan.
- Mengontrol dan mengoordinasikan penggunaan anggaran yang efektif dan efisien dalam menjalankan program kerja.
- Menganalisis dan mempraktikkan prosedur remunerasi dan memastikan perusahaan mampu memenuhinya.
4. Manajer pabrik
- Merencanakan, mengarahkan, dan mengendalikan kegiatan manufaktur untuk memperlancar proses pencapaian perusahaan.
- Meningkatkan usaha dalam bidang peningkatan mutu produk, produktivitas kerja, dan pengendalian biaya operasional.
- Mengatur dan mengendalikan proses manufaktur sesuai standar yang ditentukan.
5. Asisten Editor
- Menginventarisasi naskah-naskah yang masuk dari front office.
- Menyusun naskah-naskah yang masuk untuk diseleksi dalam draf yang akan dicek oleh editor.
- Menghubungi penulis dan menyusun kontrak kerja sama bagi penulis yang naskahnya diterima.
- Menghubungi pengirim naskah yang ditolak.
- Menyusun draf buku-buku yang siap terbit.
- Mengecek kinerja dan ketepatan waktu kerja pemeriksa aksara, pengatur tata letak, dan perancang grafis.
- Mengecek naskah siap cetak sebelum masuk ke percetakan.
Manfaat Penyusunan Job Desk
Ada beberapa manfaat penyusunan job desk bagi perusahaan. Di bawah ini Ajaib akan menjabarkan manfaat penyusunan job description.
1. Mengoptimalkan Tanggung Jawab Karyawan
Sebagai HR ataupun pemilik perusahaan, kamu harus memberikan penjelasan panjang lebar mengenai job description yang harus dikerjakan. Dengan begitu, karyawan tidak perlu mengerjakan pekerjaan lain yang bukan pekerjaannya, hal ini tentu bisa membuat karyawan tersebut bekerja lebh optimal sesuai dengan tanggung jawabnya.
Pada akhirnya, ini juga akan berdampak pada produktivitas perusahaan yang meningkat. Penyusunan ini juga bisa memupuk tanggung jawab pada karyawan.
2. Motivasi Karyawan
Dengan memberikan informasi mengenai job desk ke karyawan, mereka akan berkontribusi secara maksimal untuk perusahaan. Apalagi ketika ada satu rekan yang memiliki job description sama, hal ini akan membuat mereka tertantang untuk saling memberikan kontribusi yang baik bagi perusahaan. Selain memupuk motivasi karyawan dari dalam, kamu bisa memotivasi karyawan agar bisa bekerja lebih giat.
3. Membantu Evaluasi Perusahaan
Evaluasi diperlukan perusahaan untuk mengetahui sejauh mana kualitas SDM yang dimilikinya. Evaluasi ini biasanya dilakukan minimal satu tahun sekali. Dalam proses evaluasi, karyawan akan dinilai berdasarkan kecakapannya dalam berbagi hal, termasuk cara mereka menyelesaikan pekerjaan yang ada pada job description. Hal ini tentu akan mempermudah kamu dalam melakukan penilaian karyawan kamu.
4. Pengalokasian SDM Lebih Tepat
Dengan membuat job description, kamu bisa dengan mudah mengalokasikan karyawan tepat sasaran. Sehingga, jika karyawan tidak mampu mengerjakan tugas sesuai aturan yang berlaku, maka kamu bisa mencari tahu masalah dan penyebabnya.
Dengan mengetahui kekurangan dan kelebihan karyawan, kamu juga bisa menanyakan kepada mereka, apa hambatan yang ia alami selama ini dan juga hal-hal apa yang bisa membuatnya bekerja lebih cepat. Dengan begitu, kamu bisa memetakan dan mencoba mengalokasikan Sumber Daya Manusia sesuai minat dan bakat mereka demi produktivitas perusahaan.
5. Training untuk Pengembangan Karyawan
Dalam job description akan dipaparkan apa saja yang akan menjadi pekerjaan karyawan. Dari situ, kamu bisa tahu hal-hal apa saja yang perlu dikembangkan dari karyawan. Dengan begitu, kamu bisa merencanakan training apa yang diperlukan karyawan agar bisa bekerja sesuai dengan job description.
Selain itu, dengan deskripsi pekerjaan yang akan dilakukan juga akan meminimalisir pengadaan training yang kurang efektif karena semuanya sudah terpapar jelas pada job description.
Bila menilik uraian kerja menurut pengertian job description di atas biasanya materi job description tak hanya berisi rincian tugas. Uraian selengkapnya biasa disertai dengan penjelasan atasan/bawahan, kewenangan, hingga ketentuan hubungan kerja.
Dalam hal pengumuman lowongan kerja, pada umumnya ada juga spesifikasi pekerjaan, misalnya syarat pendidikan, pengalaman, dan lain-lain.
Sekarang tak perlu bingung lagi ya menghadapi proses rekrutmen. Pastikan saja job descriptionnya sesuai dengan kemampuanmu. Jadi, ketika sampai ke tahapan wawancara pun, kamu bisa tunjukkan bahwa kamu memahami pekerjaan yang akan dilamar.
Dapatkan informasi menarik dan edukatif lainnya seputar ekonomi, milenial, teknologi, keuangan, hingga Investasi hanya di website Ajaib. Jangan lupa untuk mengikuti akun Instagram @ajaib_sekuritas untuk update terbaru lainnya.
