Ajaib.co.id – Surat adalah sarana untuk melakukan komunikasi secara verbal agar maksud dan tujuan dari pengirim pesan bisa diterima dengan baik oleh penerima surat. Meskipun sangat berguna, kamu harus jeli membedakan surat yang dialamatkan. Pasalnya, jenis-jenis surat ada begitu banyak, mulai dari surat dinas, hingga surat penawaran. agar bisa membedakannya, kamu perlu simak ulasan berikut ini.
Di era digital seperti ini, alat komunikasi makin beragam dan memudahkan manusia. Hanya dengan enggunaan aplikasi perpesanan seperti WhatsApp, Line, hingga Telegram, kamu sudah bisa berkomunikasi tatap muka secara virtual tanpa harus ada di lokasi yang sama.
Untuk komunikasi yang lebih resmi, orang-orang juga sudah terbiasa memanfaatkan e-mail seperti yang disediakan oleh Gmail untuk mengirimkan pesan-pesan yang formal. Oleh karena kemudahan ini, banyak orang yang sudah tidak lagi menggunakan media surat untuk berkomunikasi.
Padahal saat teknologi belum semasif sekarang ini, surat begitu berguna untuk menyampaikan pesan antara masyarakat. Hampir tiap jenis-jenis surat dimanfaatkan untuk berbagai keperluan untuk berkomunikasi satu sama lain.
Namun jangan salah, meskipun tidak sepopuler zaman dahulu, surat juga masih dipakai dan dibutuhkan untuk beberapa keperluan. Oleh karenanya, kamu perlu mengetahui lebih lanjut mengenai surat dan jenis-jenis surat untuk berjaga-jaga suatu hari kamu memerlukannya.
Definisi Surat
Surat adalah salah satu alat berkomunikasi antara satu orang dengan orang lain yang pengirim kehendaki. Penggunaan surat biasanya berisi pernyataan, tulisan, harapan, ataupun tanggapan dari sang pengirim surat. Dalam praktiknya, surat memiliki banyak fungsi, beberapa di antaranya adalah:
Fungsi Surat
- Penyampaian pemikiran
- Alat menyebarkan gagasan atau ide
- Sarana pemberitahuan
- Alat untuk melakukan permintaan
- Sebuah media untuk memberikan pengingat
- Pedoman kerja
- Alat perekam bukti historis
Jenis-Jenis Surat
Ada beberapa jenis-jenis surat yang perlu kamu pahami perbedaannya. Di antaranya adalah:
Surat Pribadi
Seperti namanya, surat pribadi adalah alat komunikasi yang diperuntukkan untuk kepentingan pribadi penulisnya. Surat ini biasanya memiliki tujuan perorangan, entah itu untuk teman ataupun kerabat. Surat pribadi biasanya tampil secara informasi dengan tanpa adanya pembubuhan kop surat, nomor surat, atau bahkan salam pembuka.
Karena bersifat informal, surat pribadi juga memiliki gaya bahasa yang lebih bebas sesuai dengan keinginan dari penulis. Meskipun dikemas secara tidak resmi, tentunya surat pribadi juga harus dikemas dengan struktur kata yang baik. Hal ini perlu dilakukan agar sang penerima surat mengerti apa yang ingin disampaikan oleh pengirim surat.
Penggunaan surat pribadi juga bervariasi untuk maksud dan tujuannya. Ada surat pribadi yang ditujukan sebagai surat cinta untuk menyatakan perasaan. Ada juga surat pribadi yang digunakan orang tua untuk memohon izin agar anaknya bisa izin tidak masuk sekolah. Surat pribadi juga lazim digunakan untuk surat undangan perayaan ulang tahun.
Ciri-ciri Surat Pribadi
- tidak adanya kepala (kop) surat ataupun nomor surat
- Salamnya, baik pembuka atau penutup bisa ditulis secara bervariasi
- Bahasa yang digunakan informal dan lebih ke gaya bahasa sehari-hari
- Format surat tidak harus terstruktur, karena memang tidak ada aturan yang mengikatnya.
Surat Resmi
Berbanding dengan surat pribadi, surat resmi digunakan untuk urusan yang lebih formal, baik itu untuk perorangan maupun organisasi ataupun instansi. Surat resmi ini masih sering dipraktikkan di dalam perusahaan, contohnya untuk menyebarkan surat edaran.
Jenis-jenis Surat Resmi
Surat resmi memiliki jenis-jenisnya sendiri seperti berikut ini:
1. Surat Keputusan
Surat keputusan biasa digunakan di dalam sebuah perusahaan. Biasanya, surat ini dibuat oleh atas dan disampaikan kepada karyawan-karyawannya. Isi dari surat ini adalah sebuah keputusan yang diambil atasan terkait dengan hal-hal yang sedang atau akan terjadi dengan maksud memperjelas sebuah maksud.
Contohnya, surat keputusan untuk promosi karyawan. Atau contoh buruknya, surat keputusan untuk mengadakan PHK massal.
2. Surat Perintah
Surat perintah biasa difungsikan oleh atas kepada bawahannya. Surat ini memuat isi yang merupakan instruksi agar penerima surat melakukan apa yang diminta oleh atasan. Contoh surat perintah yang mungkin masih dijalankan sekarang adalah surat perjalanan dinas ke luar kota.
Jenis-jenis surat resmi sangat banyak ditemukan di kehidupan sehari-hari. Contohnya adalah surat perintah yang berisi instruksi kepada bawahan atau pegawai. Surat perintah yang umum ditulis adalah surat perjalanan dinas, surat perintah untuk lembur, dan banyak lainnya.
3. Surat Permohonan
Jenis-jenis surat resmi lainnya adalah surat permohonan. Seperti namanya, surat permohonan dimanfaatkan untuk suatu pihak memohon kepada pihak yang menerima surat tersebut. Surat permohonan ini bisa terjadi baik untuk perorangan, lembaga, atau juga antarlembaga. Contoh surat permohonan yang masih sering dipakai adalah surat permohonan perihal bantuan dana.
4. Surat Kuasa
Surat kuasa merupakan surat yang dimanfaatkan oleh suatu pihak untuk memberikan kuasa atau wewenang kepada pihak yang ditunjuk. Biasanya, surat kuasa ini dibuat karena pihak pemberi kuasa tidak bisa melakukan kegiatan tersebut karena suatu hal. Contoh surat kuasa juga bisa diwakilkan dengan surat pengantar.
5. Surat Edaran
Surat resmi lainnya yang mungkin masih sering digunakan adalah surat edaran. Surat edaran ini biasa disebarkan untuk memberikan pemberitahuan hal-hal tertentu kepada suatu kelompok. Surat edaran ini biasa dimanfaatkan oleh institusi pendidikan. Misalnya saja surat edaran pembagian rapor, surat edaran libur ujian, dan hal-hal lainnya.
Ciri-ciri Surat Resmi
Adanya Kepala (kop) surat jika surat tersebut dibuat oleh organisasi
Terdapat nomor surat, lampiran, hingga perihal mengapa surat itu dibuat
Baik salam pembuka dan penutup dibuat secara formal
Gaya bahasa yang digunakan cenderung baku dan resmi
Biasanya terbubuhkan stempel atau cap dari institusi berkaitan
Memiliki format dan struktur yang baku.
Surat Niaga
Jenis surat ini biasa dipakai oleh sebuah badan yang melakukan kegiatan usaha niaga, baik itu untuk industri, bisnis, maupun usaha jasa. Surat ini dipergunakan untuk bermacam hal. Ada yang berfungsi sebagai tanda bukti seperti kwitansi, ada juga yang digunakan untuk mempertegas urusan perniagaan seperti surat jual beli.
dalam penulisan surat niaga, biasanya memiliki karakteristik yang mirip dengan surat resmi. Yang mana, surat ini juga disusun secara terstruktur dengan gaya bahasa yang resmi. Di dalam beberapa surat niaga juga biasa dibubuhkan nomor surat dan kepala surat untuk membuatnya lebih profesional.
Hal yang Perlu Diperhatikan
Dalam menulis surat, ada banyak hal yang perlu kamu perhatikan agar surat kamu bisa diterima dengan baik sesuai dengan tujuan kamu. Adapun yang harus diperhatikan adalah:
- Penulisan kepala surat jika diperlukan
- Pembubuhan tanggal surat sesuai dengan tanggal surat dibuat
- Penulisan alamat surat agar jelas diberikan oleh siapa dan ditujukan pada siapa
- Adanya salam, baik pembuka ataupun penutup sebagai etika dalam penulisan surat
- Menyertakan tanda tangan, nama jelas, serta jabatan untuk keperluan surat resmi
- Memiliki tembusan bila diperlukan.
Demikianlah jenis-jenis surat yang perlu kamu ketahui sebagai media berkomunikasi. Coba ceritakan pada redaksi Ajaib, kapan terakhir kamu menggunakan surat dan untuk ursan apa?
