Dunia Kerja

Cara Membuat Surat Keterangan Gaji dan Beragam Manfaatnya

cara membuat surat keterangan gaji

Ajaib.co.id – Surat keterangan gaji atau slip gaji adalah sebuah surat yang berisikan informasi terkait berapa penghasilanmu saat masih aktif bekerja di sebuah perusahaan. Dokumen ini merupakan salah satu persyaratan yang dibutuhkan oleh kamu saat sedang ingin mengajukan kredit di sebuah perusahaan pembiayaan.

Walaupun hanya berisikan nominal penghasilan yang kamu terima setiap bulannya saat bekerja di sebuah perusahaan. Namun, perlu diketahui bahwa penerbitan surat keterangan gaji harus memenuhi beberapa kriteria di antaranya; memiliki cap basah dari perusahaan, adanya tanda tangan atasan maupun HRD, dll.

Namun, tiap-tiap perusahaan yang menerbitkannya memiliki template-nya masing-masing agar memudahkan divisi HRD untuk membuat surat keterangan tersebut rapi dan mudah dimengerti. Dalam dunia kerja, surat keterangan gaji juga dikenal sebagai surat keterangan penghasilan. Mengapa? 

Karena rincian informasi yang dicantumkan di surat keterangan penghasilan bukan hanya bersumber dari gaji pokok semata saja. Melainkan, ada pula sumber-sumber penghasilan lainnya seperti uang lembur, bonus, dan uang makan yang disesuaikan dengan fasilitas yang diperoleh oleh karyawan bersangkutan.

Nah, biar kamu nggak bingung terkait penerbitan surat keterangan penghasilan yang baik dan benar itu seperti apa. Kamu bisa lihat contohnya di bawah ini yang sudah redaksi Ajaib siapkan berikut:

surat keterangan gaji

Dalam pembuatan sebuah surat keterangan penghasilan kerja tidak boleh adanya simpang-siur informasi misalnya nama karyawan tidak dijelaskan, tujuan penggunaan untuk apa, tidak menerangkan jabatan karyawan, dll. Intinya, surat keterangan penghasilan yang dibuat tidak boleh menimbulkan ambigu bagi karyawan maupun yang menerbitkannya.

Unsur-unsur yang Harus Tercantum di Surat Keterangan Gaji

Agar memudahkan kamu dalam membuat surat keterangan penghasilan, kamu bisa contoh surat keterangan penghasilan yang sudah redaksi Ajaib berikan sebelumnya. Namun, untuk memastikan bahwa surat yang kamu buat tidak menimbulkan ambigu. Kamu perlu memastikan bahwa unsur-unsur berikut sudah dicantumkan di surat tersebut antara lain:

  • Kop perusahaan harus lengkap.
  • Nama surat.
  • Nomor surat.
  • Informasi data diri karyawan bersangkutan.
  • Informasi penghasilan yang diterima oleh karyawan bersangkutan secara detail.
  • Surat yang diterbitkan ingin diperuntukkan untuk apa.
  • Tanggal surat.
  • Tercantum nama HRD Manager dan adanya tanda tangan yang menunjukkan bahwa pimpinan HRD tersebut mengetahui, serta menyetujui penerbitan surat tersebut.

Adanya informasi-informasi di atas yang tercantum di surat keterangan penghasilan dapat menunjukkan keabsahan dari surat tersebut karena pihak-pihak yang terkait mengetahui penerbitannya. 

Beragam Manfaat dari Penerbitan Surat Keterangan Gaji

Dalam praktiknya, surat keterangan penghasilan yang diterbitkan dapat digunakan untuk berbagai keperluan di antaranya:

  • Pengajuan Kredit

Memiliki surat yang menunjukkan berapa penghasilanmu per bulan merupakan salah satu syarat bagi kamu saat ingin mengajukan sebuah kredit di perusahaan pembiayaan. Dokumen ini nantinya bisa dijadikan bahan pertimbangan bagi perusahaan pembiayaan yang nantinya akan memutuskan apakah aplikasi kreditmu disetujui atau ditolak. 

  • Pembuatan Visa

Melampirkan surat keterangan gaji adalah satu dari sekian syarat administrasi yang perlu kamu lengkapi. Ketika kamu mengajukan permohonan pembuatan visa di kedutaan besar bersangkutan. 

Surat keterangan penghasilan yang diterbitkan oleh perusahaan di mana kamu bekerja bisa dijadikan sebagai surat sponsor saat mengajukan visa. Biasanya, surat ini meliputi nama, jabatan, dan juga gaji bila diminta oleh pihak kedutaan besar bersangkutan.

  • Melamar Pekerjaan Baru

Melampirkan surat keterangan penghasilan dari perusahaan sebelumnya bisa kamu sikapi sebagai suatu hal yang positif maupun negatif. Untuk hal positifnya, kemungkinan perusahaan barumu nanti ingin mengetahui berapa gaji yang layak untuk memperkerjakan kamu. 

Tetapi, hal negatif bisa saja pihak perusahaan tersebut tidak benar-benar ingin mempekerjakan kamu lantaran hanya ingin mengetahui berapa gajimu sebelumnya yang notabene menjadi pesaing atau kompetitor dari perusahaan tersebut.

  • Mencairkan JHT

Surat keterangan gaji yang kamu miliki bisa kamu gunakan untuk mengajukan pencairan JHT di BPJSTK sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Pencairan JHT bukan hanya diperuntukkan bagi kamu yang sudah tidak aktif bekerja lagi. Melainkan, kamu yang sedang aktif bekerja pun boleh mencairkan JHT

Keempat hal di atas adalah beragam manfaat yang bisa kamu peroleh ketika kamu memiliki surat keterangan penghasilan kerja. 

Cara Mengajukan Permohonan Pembuatan Surat Keterangan Penghasilan Kerja

Bila sewaktu-waktu kamu membutuhkan dokumen yang menerangkan informasi terkait penghasilanmu saat ini. Kamu bisa datang langsung ke departemen HRD di perusahaanmu berada. Kemudian, kamu bisa membicarakan hal ini kepada karyawan HRD bersangkutan untuk diminta dibuatkan sebuah surat keterangan penghasilan. 

Dalam permohonan ini, tentunya pasti kamu akan ditanyakan beberapa hal misalnya diperuntukkan untuk apa surat keterangan tersebut. Kamu bisa menjawabnya dengan jujur untuk apa keperluan surat keterangan gaji tersebut misalnya untuk pengajuan kredit mobil atau motor dan sebagainya. 

Setelahnya, karyawan HRD tersebut akan langsung membuatkan surat keterangan gaji tersebut sesuai dengan template dan format yang berlaku di perusahaan. Dan akan langsung diajukan kepada HRD Manager untuk segera diberi cap perusahaan maupun tanda tangan atas nama HRD Manager bersangkutan.

Tak ribet, bukan? Bagaimana cara mengajukan permohonan pembuatan surat keterangan penghasilan kerja. Bagi kamu yang masih bingung bagaimana formatnya, kamu bisa mengambil referensi atau contoh surat keterangan gaji untuk karyawan yang sudah redaksi Ajaib buatkan di artikel ini.

Artikel Terkait