Cara Berkomunikasi yang Baik Saat Meeting Online

Ajaib.co.id – Pandemi COVID-19 yang mengharuskan sebagian besar orang bekerja dari rumah atau work from home (WFH) tentunya mengubah cara berkomunikasi, termasuk cara meeting. Kalau biasanya meeting dilakukan agar bisa mempertemukan semua orang di waktu dan tempat yang sama, meeting online harus dilakukan dari tempat tinggal masing-masing berbekal gawai, koneksi internet, dan platform.

Redaksi Ajaib merangkum cara berkomunikasi yang baik saat meeting online agar lebih efektif dan efisien. Kemampuan ini tentunya akan sangat berguna karena meeting online diprediksi masih akan terus jadi metode komunikasi selama pandemi.

Membuat Agenda Meeting

Salah satu hal yang sangat penting dilakukan sebagai cara berkomunikasi yang baik sebelum menjalankan meeting adalah membuat agenda meeting agar nantinya meeting bisa berjalan dengan efektif dan efisien. Agenda meeting bisa disepakati bersama melalui percakapan di WhatsApp kemudian diberitahukan pada semua pihak yang terlibat melalui surel.

Menjadwalkan Meeting

Cara berkomunikasi yang baik saat meeting online adalah dengan menjadwalkan meeting, Meeting online lebih baik dijadwalkan melalui sistem kalender sehingga semua orang bisa mendapatkan notifikasi sebelum meeting berlangsung. Selain itu, jadwal meeting yang diintegrasikan dengan kalender online bisa menjadi catatan yang mungkin bisa berguna di masa yang akan datang.

Mengetes Koneksi & Gawai yang Digunakan

Biasakan untuk selalu mengetes koneksi dan gawai yang akan digunakan untuk meeting online. Kamu bisa melakukan satu panggilan pada teman sebagai percobaan untuk menghindari hambatan yang mungkin terjadi sehingga bisa diantisipasi lebih awal. Hambatan yang terjadi saat meeting online biasanya akan mengganggu percakapan, efeknya waktu semua orang yang terlibat bisa terbuang.

Selain itu, pastikan kamu tahu semua fungsi tombol di perangkat maupun fitur yang ada di platform yang digunakan. Jangan sampai kamu kebingungan saat harus mempresentasikan hasil pekerjaanmu karena tidak tahu cara share screen.

Biasakan Masuk 2 Menit Sebelum Meeting Dimulai

Jika meeting dijadwalkan pukul 10 pagi, biasakan untuk klik link atau masuk ke dalam ruang meeting 2-5 menit sebelumnya, bukan tepat pukul 10. Hal ini dilakukan agar kamu bisa mengecek penampilan di depan kamera, memeriksa ulang agenda atau materi meeting yang akan disampaikan, hingga mengatasi masalah koneksi sebelum terjadi.

Mulai dengan Percakapan Ringan

Satu hal yang mungkin hilang dalam meeting online adalah percakapan ringan yang biasanya terjadi saat meeting offline. Padahal, percakapan ringan adalah salah satu cara berkomunikasi yang baik dan akan sangat membantu untuk menciptakan situasi rileks dan menyenangkan agar meeting bisa berjalan lebih lancar.

Jadi, jangan lupa untuk menanyakan kabar anak-anak dari kolega atau anak buahmu, bagaimana cuaca di tempat orang-orang yang terlibat meeting, hingga mungkin make up atau pilihan baju yang digunakan untuk meeting. Walau tidak disarankan untuk makan atau minum, menyediakan segelas kopi atau teh saat untuk diminum sesekali saat meeting tidak ada salahnya agar situasi lebih rileks.

Bahas Agenda Meeting Sebelum Meeting Dimulai

Cara berkomunikasi yang baik saat meeting online berikutnya adalah dengan membahas agenda sebelum meeting dimulai. Hal ini adalah transisi dari percakapan ringan ke percakapan yang sesungguhnya. Selain itu, ringkasan agenda akan mengingatkan semua orang agar bisa menyiapkan materi yang sesuai dan tidak melakukan percakapan di luar agenda saat meeting dilakukan.

Lakukan Perkenalan Jika Diperlukan

Komunikasi tatap muka akan sangat memudahkan perkenalan karena biasanya diawali dengan jabat tangan. Lalu, bagaimana dengan cara berkomunikasi yang baik saat meeting online terkait perkenalan?

Setiap meeting biasanya punya moderator atau pemimpin yang bertugas untuk mengarahkan percakapan. Jika kamu memang berperan sebagai moderator atau pemimpin meeting, biasakan untuk memperkenalkan satu per satu anggota kamu termasuk perannya di dalam meeting agar lawan bicara bisa mengerti dan bertanya langsung ke orang yang dimaksud dengan menyapa namanya.

Lakukan Brainstorming Secara Terpisah

Kadang, meeting online dihadiri oleh audiens yang berjumlah banyak, mulai dari lintas divisi hingga lintas perusahaan. Tentunya orang-orang akan ada di tim yang berbeda-beda dengan metode diskusi dan penyelesaian masalah yang berbeda.

Jadi, jika ada satu kondisi yang memaksa kamu dan tim kamu untuk diskusi, jangan lakukan di ruang meeting besar. Buat percakapan terpisah entah di grup chat atau meeting terpisah, baru sampaikan di meeting besar. Hal ini dilakukan sebagai salah satu cara berkomunikasi yang baik saat meeting online agar orang lain tidak perlu mendengarkan perdebatan di luar agenda meeting yang sesungguhnya.

Merangkum Hasil Meeting Sebelum Mengakhiri

Merangkum hasil meeting sebelum mengakhiri adalah kebiasaan yang baik untuk menghindari kesalahpahaman yang mungkin terjadi selama meeting. Tidak perlu merangkum dalam kalimat panjang, cukup sebutkan poin-poin yang sudah disepakati, langkah berikutnya yang perlu diambil, tanggung jawab masing-masing orang di dalam meeting, hingga kesepakatan akan deadline jika diperlukan.

Itu dia beberapa hal yang bisa dilakukan sebagai cara berkomunikasi yang baik saat online meeting. Online meeting memang bukan untuk semua orang, tapi harus bisa dilakukan oleh semua orang. Siapa tahu di kemudian hari kamu akan bekerja di perusahaan multinasional yang mewajibkan meeting online bersama orang-orang dari negara lain?

Informasi dan tips mengenai dunia kerja lainnya bisa kamu baca di blog Ajaib, lho! Ada berbagai panduan mulai dari mempersiapkan lamaran kerja, tips interview, tips karir, hingga work life balance. Yuk kunjungi blog Ajaib sekarang juga!