Ajaib.co.id – Mungkin kamu sudah tahu bahwa Telecommuting adalah nama lain bagi Work From Home (WFH), yang sudah lebih dulu populer sebelum heboh pandemi COVID-19, terutama di negara-negara maju yang telah lebih dulu mempraktikkannya berkat kemajuan teknologi digital.
Seperti dilansir resources.workable.com, transisi dari ngantor ke WFH sudah tidak terhindarkan lagi pasca pandemi merebak di awal 2020 ini. Jika ini kali pertama bagimu dan kamu masih canggung menghadapinya, khususnya dalam hal meminimalisir gangguan alur kerja, hal pertama yang perlu kamu lakukan adalah memastikan bahwa semua prasarana siap tersedia demi efektifitas kinerja.
Salah satu yang terpenting adalah prasarana pengiriman surat elektronik (email) sebagai media komunikasi bisnis. Tapi apa sih istimewanya menggunakan email? Yuk cermati bersama Ajaib ya.
Komunikasi Surat Elektronik Bukan Komunikasi Medsos
Dengan serentaknya hampir semua tenaga kerja tiba-tiba harus melakukan WFH, berbagai perangkat komunikasi digital yang tadinya cuma sebagai back-up pendukung, tiba-tiba malah jadi pemeran utama yang menentukan lancar-tidaknya kinerja perusahaan.
Seperti dilansir oleh Victoria Turk di wired.co.uk pada akhir Maret lalu, bekerja jarak jauh berarti melakukan segalanya menggunakan digital. Dan yang terjadul namun paling mendasar adalah: email.
Semua kalangan mulai dari Baby Boomers, Gen X, Milenial, Z hingga A rasanya pasti ngerti email kan? Belum tentu lho. Kalau sekedar untuk mengirimkan pesan mungkin iya. Tapi untuk membuatnya secara benar sesuai etika ber-email serta efektif mengkomunikasikan pesan yang dimaksud, akan menjadi hal yang bersifat subjektif.
Aturan yang kamu praktikkan mungkin saja tidak dimengerti ataupun diterima secara universal. Dalam suatu lingkungan kerja, kesenjangan ekspektasi bisa dengan sangat mudah menggiring pada kesalahpahaman. Jadi, ada baiknya untuk menyamakan persepsi di antara sesama anggota tim terlebih dahulu.
Gretchen McCulloch – seorang Internet Linguist menegaskan bahwa anggapan bahwa semua kalangan profesional muda di lingkungan kerja modern pasti paham cara menulis surat elektronik, adalah keliru. Gretchen menekankan bahwa generasi yang go online setelah era kebangkitan sosmed bisa dibilang jarang berkirim email secara resmi dan profesional antar sesamanya dalam lingkungan kerja, dalam rangka pelaksanaan dan penyelesaian tugas. Malahan, mereka cenderung menjadi terbiasa dan terpola dengan norma format komunikasi digital lain, seperti chat atau post medsos.
Rasanya kurang fair untuk mengeluhkan kinerja pihak lain yang tidak memenuhi standar kamu, jika kamu belum mengkomunikasikannya dari awal proses kerja. Ekspektasi dalam cara berkomunikasi email di lingkungan kerja perlu disampaikan secara tertulis secara gamblang dan lugas. Itu akan jauh lebih efektif dibanding menjadi kekesalan terpendam ataupun asumsi yang keliru.
Will Schwalbe – co-author David Shipley dalam penulisan buku Why People Email So Badly and How to Do It Better meyakini bahwa setiap perusahaan selayaknya punya sebuah peraturan email dan memberikan training karyawannya tentang bagaimana menata perilaku dalam ber-email. Menurutnya, email merupakan alat paling berguna sekaligus paling berbahaya bagi perusahaan, terlebih dalam sistem WFH.
Selain semua fungsi strategisnya, email ternyata juga berisiko menghancurkan karir, bahkan merugikan perusahaan. Pada kasus terburuk, email bisa berakibat konsekuensi hukum. Kamu mungkin masih ingat kasus bocornya email Duta Besar Inggris untuk Amerika Serikat – Sir Kim Darroch pada 11 Juli 2019 yang berujung pada pengunduran dirinya.
Di sisi lain, email sangat berpengaruh besar pada budaya perusahaan, juga pada persepsi pihak luar terhadap perusahaan. Karenanya, Schwabs merekomendasikan setiap organisasi untuk mencermati setiap aspek seputar surat elektronik.
Keunggulan Email Sebagai Pendukung Kinerja WFH
Berikut ini adalah deretan manfaat email bagi WFH seperti dilansir oleh anton Vdovin di alert-software.com padaFebruari 2020 lalu:
- Email bersifat gratis, hanya perlu koneksi internet.
- Email bekerja cepat.
- Email simpel dan gampang digunakan oleh siapapun.
- Email memudahkan referensi karena terdokumentasi secara berurutan.
- Email bisa diakses via beragam gadget di manapun kapanpun.
- Email ramah lingkungan karena paperless.
- Email memungkinkan komunikasi ke banyak pihak sekaligus.
- Email memungkinkan akses cepat ke berbagai data informasi yang dicadangkan untuk masa mendatang.
Kekurangan Email yang Perlu Diwaspadai
- Email bisa menimbulkan penumpukan informasi.
- Email memakan waktu kerja.
- Email bisa menimbulkan kesalahpahaman.
- Email bisa berisi virus perusak sistem komputer dan data.
- Email bisa diretas.
Tips Mengelola Arus Komunikasi Surat Elektronik
- Batasi penggunaan email hanya untuk materi pesan yang esensial.
- Atur pengiriman email hanya kepada penerima yang relevan dengan materi pesan.
- Membatasi akses untuk pengiriman email serentak ke seluruh anggota organisasi.
- Mendorong karyawan untuk mengupayakan sistem archive yang baik, serta pembersihan kotak pesan dari email tak penting.
- Gunakan sistem DeskAlerts untuk membantu penyegeraan respon dalam menerima email.
Tips Mengefektifkan Isi Pesan Surat Elektronik
- Minimalisir pengiriman email untuk respon sepele.
- Tuliskan judul yang jelas agar penerima dapat langsung mengetahui topik materi email.
- Cara penulisan materi pesan email harus jelas, singkat dan gampang dimengerti.
- Disiplin dalam menggunakan tata penulisan yang profesional dan tanpa kesalahan.
Semoga dengan tips-tips di atas, surat elektronik mampu menjadi salah satu pilar pendukung efektivitas kinerja WFH di perusahaanmu, sehingga produktivitasnya semakin meningkat. Jadikan kendala pandemi ini sebagai momen keemasan teknologi digital. Begitu juga dengan upaya pengembangan portofolio investasimu.
Pilih platform investasi yang efisien, efektif serta berintegritas seperti Ajaib, yang memungkinkan investasi saham dan reksa dana sekaligus dalam satu aplikasi, biaya beli saham s/d 50% lebih murah, dan daftar 100% online tanpa biaya minimum.
Ajaib adalah pilihan super smart bagi investor Milenial karena terdaftar resmi dan diawasi oleh OJK juga IDX, serta mendapat penghargaan dari Asia Forbes, Fintech News Singapore, Dunia Fintech dan Top 10 Startups from Y Combinators TechCrunch.
