Ajaib.co.id – Dalam melakukan berbagai aktivitas di tempat kerja, terkadang kamu harus mengeluarkan uang pribadi. Bila uang pribadi ini guna memenuhi keperluan yang berkaitan dengan operasional pekerjaan, maka kamu bisa mengklaimnya. Inilah yang biasa disebut dengan reimbursement. Tapi, sebelum mengajukan klaim reimbursement, kamu perlu memahami tata caranya di tempat kamu bekerja.
Secara sederhana, reimbursement adalah metode untuk membayar kembali pengeluaran pegawai yang berkaitan dengan kepentingan pekerjaan atau bisnis perusahaan. Kategori pengeluaran pegawai yang dapat diajukan klaim reimbursement berbeda tergantung kebijakan masing-masing perusahaan.
Umumnya, pengeluaran pegawai yang dapat diajukan klaim reimbursement mencakup:
Perjalanan dinas atau bisnis
Adakalanya pegawai ditugaskan melakukan perjalanan dinas atau bisnis ke luar kota atau negeri. Pengeluaran pegawai terkait perjalanan bisnis ini umumnya dapat diklaim. Sejumlah pengeluaran untuk perjalanan bisnis, misalnya biaya tiket pesawat atau moda transportasi lain, akomodasi, dan makan. Selain itu, beberapa perusahaan juga memberikan tunjangan harian bagi pegawai yang melakukan perjalanan dinas. Tunjangan harian ini didapat pegawai di luar reimbursement pada perjalanan dinas tersebut.
Biaya operasional
Tujuan reimbursement ini mengganti biaya yang dikeluarkan pegawai terkait operasional perusahaan, misalnya membeli perlengkapan kantor, membayar sewa tempat, biaya makan yang dikeluarkan saat rapat dengan klien dan sebagainya.
Biaya perawatan kesehatan
Sejumlah perusahaan juga menyediakan klaim reimbursement untuk mengganti biaya medis pegawainya, seperti pembelian obat atau konsultasi dokter.
Nah, sebelum mengajukan reimbursement, maka ada beberapa hal penting yang harus kamu pahami, yakni
Ketahui kebijakan perusahaan terkait reimbursement
Sebelum mengajukan klaim reimbursement, hal pertama dan utama yang harus kamu lakukan adalah memahami aturan main atau kebijakan yang berlaku di tempat kamu bekerja. Hal ini penting karena kebijakan reimbursement di setiap tempat kerja berbeda-beda.
Kebijakan tersebut terkait kategori atau jenis aktivitas apa saja yang bisa diajukan klaim reimbursement. Beberapa perusahaan juga menentukan besaran dari masing-masing pengeluaran, contohnya maksimal akomodasi saat perjalanan dinas adalah hotel bintang tiga, rawat inap maksimal kelas 1 dengan jumlah hari tertentu (di luar asuransi atau BPJS Kesehatan) dan sebagainya. Ada pula perusahaan yang telah menjalin kerja sama atau berlangganan dengan maskapai penerbangan, jaringan hotel, atau rumah sakit tertentu. Alhasil, pilihan pegawai sudah ditentukan bila ingin menggunakan berbagai fasilitas di tempat-tempat tersebut.
Di luar UU Ketenagakerjaan, perusahaan berhak memberlakukan batasan pada pengeluaran pegawainya. Tujuannya untuk menekan pengeluaran perusahaan yang berlebihan. Batasan-batasan inilah yang perlu disosialisasikan kepada seluruh pegawainya.
Hal lain yang perlu kamu lakukan adalah memahami dokumen atau berkas apa saja yang diperlukan untuk mengajukan reimbursement. Tanyakan pula periode waktu pencairan dana reimbursement. Berkas dan periode waktu pencairan bisa saja rumit dan memakan waktu lama. Terlebih bagi perusahaan yang menerapkan audit ketat terhadap setiap transaksi yang berkaitan dengan keuangan.
Simpan bukti pembayaran
Sejumlah perusahaan menerapkan dengan ketat bukti pembayaran atau pembelian sebagai syarat klaim reimbursement. Sejumlah perusahaan juga menerapkan kebijakan bukti cetak transaksi secara elektronik, bukan sekadar tulisan tangan, untuk pengajuan klaim reimbursement. Jadi, kamu harus menyimpan semua bukti pembayaran atau pembelian yang telah dilakukan.
Kwitansi, tanda terima, faktur, struk belanja, atau dokumen lainnya bisa menjadi bukti pembayaran atau pembelian yang kamu lakukan. Kamu harus memastikan berkas-berkas tersebut memuat informasi waktu transaksi, lokasi, deskripsi produk atau layanan, dan total biaya. Satu lagi, pastikan pula keaslian berkas-berkas tersebut. Bila perlu, buatlah salinan dari bukti pembayaran atau pembelian yang kamu lakukan.
Ajukan klaim reimbursement secepatnya
Jangan menunda waktu untuk mengajukan klaim reimbursement. Menunda pengajuan klaim dapat memperbesar potensi hilangnya bukti pembayaran atau pembelian yang kamu lakukan. Terlebih bila bukti tersebut masih berupa dokumen fisik.
Selain itu, lazimnya, perusahaan memberikan batas waktu bagi pegawainya yang ingin mengajukan klaim sejak tanggal transaksi. Bila batas waktu itu terlewat, bisa jadi pengajuan klaim kamu tidak akan diproses.
Periksa kembali pengajuan klaim
Setelah pengajuan kamu cair dan diterima, maka periksalah jumlah nominalnya. Apakah nominalnya sesuai dengan pengajuan klaim yang telah kamu buat? Bila kurang, kamu bisa mengonfirmasinya ke bagian keuangan tempat kamu bekerja. Bila kelebihan, upayakan untuk mengembalikan selisihnya. Salinan berkas yang kamu miliki bisa menjadi pembanding dari pencairan klaim yang tidak sesuai.
Laporan klaim nominal yang tidak sesuai ini bisa membantu perusahaan dalam menganalisa sumber masalahnya. Ke depan, perusahaan bisa memperbaiki kesalahan-kesalahan serupa.
Jujur
Perusahaan yang baik akan senantiasa memeriksa atau mengaudit seluruh pengeluarannya, termasuk klaim reimbursement. Hal ini guna memastikan tidak adanya unsur penipuan (fraud) di lingkungan internal perusahaan. Selain itu, audit berkala juga bisa mendukung penerapan tata kelola perusahaan yang baik (good corporate governance) di lingkungan perusahaan. Jadi, penting untuk selalu bersikap jujur dalam menjalankan seluruh aktivitas di tempat kamu bekerja.
Terkait reimbursement, ada beberapa indikator terjadinya kecurangan, seperti klaim reimbursement atas barang-barang atau pengeluaran yang tidak berkaitan dengan perusahaan. Perusahaan juga bisa menaruh kecurigaan terhadap pengeluaran seorang pegawai yang nilainya lebih besar dibandingkan dengan pengeluaran karyawan lainnya dalam jabatan dan aktivitas sama.
Salah satu perilaku yang tidak jujur yang sering terjadi adalah mark-up terhadap pengeluaran atau pembelian. Di samping itu, pengeluaran fiktif juga menjadi ‘modus’ pegawai saat mengajukan klaim reimbursement. Tidak sedikit perusahaan yang membawa perilaku tidak jujur pegawainya tersebut ke ‘meja hijau’. Oleh sebab itu, wajar bila tempat kamu bekerja menerapkan peraturan klaim yang cukup ketat demi kepentingan bersama.
