Perlu Contoh Surat Keterangan Kerja? Begini Cara Membuatnya

Ajaib.co.id – Akan ada banyak kondisi ketika kamu membutuhkan contoh surat keterangan kerja. Misalnya ketika akan mengajukan beasiswa, mencari pekerjaan baru atau mengajukan kredit. Meskipun biasanya pihak perusahaan memiliki format sendiri, ada kalanya kamu harus membuat sendiri dokumen bukti pengalaman kerja ini.

Dalam dunia pekerjaan, ada banyak dokumen dengan fungsi dan tujuan yang berbeda-beda. Salah satunya adalah surat keterangan kerja. Surat ini bisa digunakan untuk berbagai kebutuhan. Bukan hanya ketika masih bekerja di kantor tersebut namun juga setelah resign.

Misalnya kamu ingin melamar pekerjaan baru maka bisa menyertakannya sebagai pelengkap untuk membuktikan pengalamanmu. Surat ini juga bisa kamu pakai untuk klaim dana Jaminan Hari Tua (JHT) milikmu di BPJS Ketenagakerjaan. Karena itu, ada baiknya kamu memahami apa saja yang sebaiknya kamu cantumkan dalam dokumen ini.

Apa itu Surat Keterangan Kerja?

Surat keterangan kerja merupakan salah satu surat rekomendasi yang diberikan perusahaan tempat kamu bekerja sebelumnya. Umumnya, surat ini berisi keterangan posisi kamu ketika bekerja di perusahaan tersebut. Menurut The Balance Career, surat ini biasanya dikeluarkan oleh HRD yang memiliki wewenang untuk mengeluarkannya untuk bisa dimanfaatkan sebagai syarat mendaftar pekerjaan di perusahaan lain.

Dengan adanya surat ini, kamu bisa lebih mudah meyakinkan rekruter ketika melamar pekerjaan baru. Surat tersebut juga bisa menjadi referensi bagi rekruter untuk mengetahui riwayat pekerjaanmu di perusahaan terdahulu.

Manfaat Penting Surat Keterangan Kerja

Bukan hanya sebagai syarat melamar kerja, namun masih ada banyak lagi manfaat yang bisa kamu dapatkan. Mungkin sekarang kamu belum menyadari jika akan butuh surat ini. Namun percayalah akan ada waktunya nanti kamu akan membutuhkan surat ini. Bagi kamu yang belum tahu, berikut ini adalah beberapa fungsi dari surat keterangan kerja :

1. Melamar Kerja

Perusahaan umumnya membutuhkan surat keterangan kerja. Sebab, surat keterangan kerja dapat dijadikan sebagai bukti dari perjalanan karir seseorang. Dengan adanya surat keterangan kerja, pernyataan atau data pelamar kerja bisa diverifikasi statusnya.

2. Membuat Rekening

Kalau kamu ingin membuat rekening bank aru dan tidak berdomisili di wilayah asli, maka kamu memerlukan surat keterangan kerja. Sama halnya dengan membuat kartu kredit baru, kamu juga membutuhkan surat keterangan kerja.

Bagi kamu yang ingin mengajukan pinjaman bank, seperti Kartu Pemilikan Rumah (KPR), Kredit Kendaraan Bermotor (KKB), dan Kredit Tanpa Agunan (KTA) juga membutuhkan surat keterangan kerja untuk persyaratannya.

Surat keterangan kerja digunakan sebagai jaminan dan bukti jika pemohon pinjaman memiliki pekerjaan dan penghasilan tetap. Sehingga, mereka bisa membayar cicilan pinjamannya.

3. Pengajuan Beasiswa

Salah satu syarat pendaftaran untuk mengajukan beasiswa adalah memiliki surat keterangan kerja yang sudah dilegalisir. Beasiswa tersebut biasanya diberikan oleh Pemerintah atau program swasta. Surat keterangan ini menjadi salah satu syarat yang harus kamu serahkan ketika melakukan pendaftaran di jalur beasiswa profesional baik pada program beasiswa yang diselenggarakan pihak swasta maupun pihak pemerintah.

4. Persyaratan Menarik Dana BPJS Ketenagakerjaan

Salah satu persyaratan yang harus kamu penuhi ketika ingin mencairkan dana BPJS ketenagakerjaan adalah melampirkan surat keterangan kerja yang sudah di legalisir perusahaan beserta fotocopy-nya. Dengan melampirkan surat keterangan kerja inilah kamu bisa mencairkan 10-30 persen dana dari BPJS ketenagakerjaan yang kamu butuhkan walaupun kamu masih bekerja sebagai karyawan di perusahaan tersebut.

Selain itu, ketika kamu di PHK dari perusahaan, kamu juga memerlukan surat keterangan kerja sebagai salah satu syarat untuk mendapatkan Jaminan Kehilangan Pekerjaan dari program BPJS Ketengakerjaan terbaru.

5. Melakukan Pinjaman ke Bank

Menurut Indeed, surat keterangan kerja juga bisa digunakan untuk mengajukan pinjaman kepada bank. Surat ini penting dilampirkan ke dalam pengajuan proses pinjaman bank sebagai salah satu bukti bahwa kamu merupakan karyawan yang memiliki penghasilan tetap. Sehingga, pihak bank akan mengetahui apa bagian kamu di perusahaan tempat kamu bekerja dengan posisi tertentu yang dirasa mampu untuk membayar pinjaman.

6. Dokumen Penunjang saat Pembuatan Visa 

Ketika kamu berencana untuk jalan-jalan ke luar negeri, terutama negara yang mensyaratkan visa, mungkin kamu akan membutuhkan surat keterangan kerja dari perusahaan. Dalam proses aplikasi visa, surat keterangan kerja diperlukan untuk memastikan apakah pemohon memiliki pekerjaan yang mengikat di negara asal. 

Dengan begitu, maka kamu dinilai memiliki alasan untuk kembali ke rumah dan tidak akan tinggal di negara tersebut meskipun tujuan perjalanannya telah selesai.

7. Pembuatan NPWP

Bagi kamu yang baru mulai bekerja, kamu akan diminta untuk membuat NPWP atau Nomor Pokok Wajib Pajak. Sebagai salah satu Wajib Pajak, kamu bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran pajak, terutama pajak penghasilan. Oleh karena itu, kamu memerlukan surat keterangan kerja yang bisa digunakan sebagai syarat pengajuan pembuatan NPWP.

Contoh Isi Surat Keterangan Kerja, Bisa Jadi Panduan Ketika Dibutuhkan

Surat keterangan aktif bekerja merupakan surat yang berisi informasi mengenai posisi pekerjaan di sebuah perusahaan. Biasanya, surat keterangan kerja dikeluarkan oleh perusahaan tempatmu bekerja dan ditulis oleh seseorang yang memiliki wewenang, seperti atasan atau bagian personalia.

Surat keterangan kerja memiliki berbagai fungsi yang berbeda, mulai dari keperluan pribadi hingga data perusahaan. Kamu juga membutuhkan jika ingin mengurus visa karena ada sejumlah negara yang menjadikan ini pertimbangan utama, selain kopian rekening bank, ketika mengeluarkan izin berkunjung bagimu.

Meskipun surat keterangan kerja adalah dokumen yang sangat esensial, nyatanya tidak semua orang bisa membuatnya. Padahal berkas ini adalah salah satu syarat penting yang kerap diperlukan untuk berbagai kebutuhanmu. Banyak pula yang tidak menyadari pentingnya memiliki surat keterangan kerja untuk karier di masa depan.

Nyatanya, belum banyak yang mengajukan pembuatan surat keterangan ini ketika akan mengundurkan diri dari perusahaan. Atau bahkan secara rutin mengajukan permintaan surat ini pada HRD kantornya. Di sisi lain, banyak pula bagian personalia yang tidak memberikannya secara sukarela dan baru memberikannya ketika diminta secara khusus.

Di dalam surat paklaring, tercantum posisi serta lama waktu bekerja seseorang di perusahaan sebelumnya. Ada pula contoh surat keterangan kerja yang menuliskan prestasi dan pencapaian yang telah diperoleh si karyawan selama bekerja. Surat ini berisikan informasi mengenai posisi pekerjaan seseorang serta konfirmasi atas posisi pekerjaan pada sebuah perusahaan.

Mungkin kamu akan bertanya-tanya apa bedanya dengan surat pengalaman kerja. Sekilas memang isinya sama saja. Namun perbedaan paling mendasar adalah masa berlakunya. Umumnya surat pengalaman kerja meringkas secara singkat jenjang karier yang kamu miliki selama masa hidupmu.

Sedangkan surat keterangan kerja pada satu posisi atau kantor saja dengan keterangan yang lebih mendetail. Biasanya isi surat diberikan tambahan penjelasan soal jobdesc, posisi dan prestasi. Pelengkapnya kemudian dibubuhi oleh tanda tangan manajer HRD dan cap perusahaan sebagai verifikasi dari pihak perusahaan.

Sebagian kalangan percaya jika surat keterangan kerja merupakan sumber yang lebih valid dibandingkan surat pengalaman kerja. Surat ini biasanya dikeluarkan oleh HRD perusahaan tempat kamu bekerja, dan ditulis oleh seseorang yang memiliki wewenang. Namun banyak pula perusahaan yang menyerahkan konten dan isinya kepada karyawan yang bersangkutan.

Ada beberapa contoh surat keterangan kerja dengan informasi dan tujuan yang berbeda. Garis besarnya adalah surat keterangan kerja memiliki informasi, bahwa kamu pernah bekerja di perusahaan tersebut.

1. Model Pertama

Untuk surat keterangan kerja yang pertama, kop surat tersebut menunjukkan jika surat ini resmi dikeluarkan oleh perusahaan.

2. Model Kedua

Pada surat keterangan kerja yang kedua, kop surat dapat disertakan atau tidak. Surat keterangan kerja ini dibuat oleh orang yang bekerja di perusahaan, atau yang memiliki posisi di atas pekerja.

3. Model Ketiga

Ketiga, surat keterangan kerja bisa berisi informasi mengenai data dari pekerja. Perbedaan dari model pertama dan kedua adalah: surat ini disertakan keterangan tujuan dari pembuatan surat tersebut.

4. Model Keempat

Surat keterangan kerja keempat ini berisi penilaian dan pernyataan dari atasan yang menunjukkan, bahwa kamu merupakan pekerja atau orang baik-baik.

Agar surat keterangan kerja bisa berfungsi dengan baik, pastikan juga jika surat tersebut berisi seluruh informasi dan data yang dibutuhkan untuk keperluan instansi yang bersangkutan. Pada dasarnya tidak ada hal istimewa danbaku yang harus kamu cantumkan.

Hanya saja, jika kamu memang harus membuatnya sendiri maka pastikan sudah dikonfirmasikan dengan pihak kantor. Jangan lupa meminta cap dan tanda tangan atasan atau pihak HRD untuk menjadikannya valid.

Surat yang diketik oleh si karyawan sendiri, ditandatangani sendiri, tentu saja tidak akan dinilai sebagai surat keterangan kerja yang resmi. Bahkan surat keterangan macam itu bisa-bisa dianggap tidak valid.

Komponen yang Wajib Ada Dalam Surat Keterangan Kerja

Karena surat keterangan kerja ini merupakan sebuah surat yang menerangkan bahwa kamu merupakan karyawan dari suatu perusahaan, yang sah. Pihak yang harus menerangkan hal tersebut adalah perusahaanmu.

Berikut ini ada beberapa komponen yang harus tertulis di contoh surat keterangan kerja yang kamu buat antara lain:

1. Tuliskan data pribadi dari pihak yang menerangkan, dalam hal ini manajer divisi atau manajer HRD. Tuliskan secara lengkap mulai dari nama, jabatan, hingga kontaknya.
2. Tulisakan data pribadi dari pihak yang diterangkan, tentu saja dalam hal ini kamu sebagai pembuat surat. Tuliskan sama seperti poin (1), dibuat selengkap mungkin.
3. Isi surat mencakup:
   – Keterangan bahwa kamu merupakan seorang pekerja di perusahaan tersebut
   – Posisi kerja, lama kerja, dan dalam beberapa persyaratan seringkali kamu diminta menyertakan remunerasi atau gajimu di dalam perusahaan.
   – Alasan mengapa surat keterangan kerja tersebut dikeluarkan oleh kantor tempatmu bekerja.
   – Apabila bertujugan untuk melamar di perusahaan yang baru, sertakan pula alasan mengapa kamu berhenti dari kantor tempat bekerja sebelumnya bila memungkinkan. Apabila kamu tidak bisa menuliskan alasan tersebut, setidaknya buatlah kesan bahwa kamu tidak dipecat melainkan memang resign karena suatu hal. Jika terlihat jika kamu dipecat dari kantor sebelumnya maka akan memberikan kesan yang kurang baik.
4. Penutup yang mencakup:
   – Ucapan terima kasih, permintaan maaf, serta permohonan agar surat ini digunakan sebagaimana fungsinya.
   – Tanda tangan dari pihak yang menerangkan surat tersebut. Usahakan minta agar disertakan cap perusahaan atau ditandatangani di atas materai. Apabila tidak bisa atau tidak memiliki cap resmi, usahakan surat yang kamu buat dicetak dengan kertas ber-kop perusahaan Anda.

Syarat Membuat Surat Keterangan Kerja

Sebaiknya, surat keterangan kerja memiliki informasi yang dibutuhkan untuk keperluan penting. Untuk membuat surat keterangan kerja yang benar, sebaiknya diisi dengan :

1. Kop surat yang berisi nama perusahaan, alamat, dan nomor telepon perusahaan.
2. Perihal surat.
3. Isi surat yang berisi:
   – Biodata (nama, jabatan, dan KTP) dari pembuat surat (perusahaan), serta yang diterangkan (pekerja).
   – Durasi waktu bekerja, jabatan, atau posisi pekerjaan terakhir.
   – Penilaian dari atasan pekerja.
4. Penutup.
5. Pengesahan beserta tempat dan tanggal dibuatnya surat tersebut, kemudian tanda tangan dan nama penanda tangan.

Isi surat keterangan kerja harus berisi posisi dan lama waktu bekerja, serta penilaian dari atasan. Sebab, data tersebut umumnya dijadikan sebagai penilaian dari perusahaan selanjutnya.

Contoh Surat Keterangan Kerja Berdasarkan Kebutuhannya

Untul lebih jelasnya, di bawah ini adalah beberapa contoh surat keterangan kerja yang bisa kamu tiru sesuai dengan kebutuhan dibuatnya surat tersebut.

1. Contoh surat keterangan kerja sederhana

KOP Surat SURAT PENGALAMAN KERJA Certificate of Employment  No. ________________ Hal: Surat keterangan kerja Saya yang bertanda tangan di bawah ini menyatakan bahwa: Nama: Rudi Junaidi Alamat: Jl. Medan Merdeka, Jakarta Timur, 16293 Jabatan: Marketing Manager adalah benar merupakan karyawan yang bekerja di perusahaan kami PT Ilmu Sentosa Alam, terhitung mulai tanggal 10 Januari 2019 sampai dengan sekarang.  Demikian surat keterangan ini dibuat dengan sebenarnya untuk digunakan sebagaimana mestinya. Jakarta, 15 Februari 2022 (tanda tangan) (Nama) HR Manager

2. Contoh surat keterangan kerja untuk pembukaan rekening di bank 

SURAT KETERANGAN [nomor surat] Yang bertanda tangan di bawah ini menerangkan bahwa nama yang tersebut di bawah ini:  Nama: Aisyah Rahmawati No. KTP: 37338382811200009 Tanggal lahir: 12 November 1990 Alamat: Jl. Meruya Ilir V, No. 72, Jakarta Barat, 17292 NIK: 719222 Jabatan: IT Manager Mulai bekerja sejak: 12 Februari 2022 Adalah benar karyawan PT Ilmu Sentosa Alam, dengan status sebagai Karyawan Tetap. Demikian surat ini dibuat untuk mengurus pembuatan rekening yang tersebut Namanya di atas. Terima kasih atas perhatiannya.  Jakarta, 15 Februari 2022 (tanda tangan) Melinda Indriana HR Manager

3. Contoh surat keterangan kerja untuk KPR

SURAT KETERANGAN KERJA Nomor Surat: Saya yang bertanda tangan di bawah ini: Nama: Melinda Indriana Jabatan: HRD Manager Dengan ini menerangkan bahwa: Nama: Bowo Santoso Alamat: Jl. Jatipadang I, No.92, RT.001/02, Bekasi, Jawa Barat, 18292 NP: 089182939490 Jabatan: Sales Officer Dengan ini menerangkan bahwa saudara BOWO SANTOSO adalah benar-benar karyawan tetap kami yang bekerja di PT SENTOSA ALAM INDAH. Yang bersangkutan sudah bekerja sejak 10 Januari 2017 hingga saat ini. Surat keterangan kerja ini diterbitkan sebagai persyaratan pengurusan KPR. Semua hal yang berkaitan dengan pembayaran atas tagihan KPR menjadi tanggung jawab karyawan tersebut di atas. Demikian surat keterangan kerja ini kamu buat agar dapat digunakan sebagaimana mestinya. Jakarta, 15 Februari 2022 Hormat Kami Melinda Indriana HRD Manager PT Sentosa Alam Indah

4. Contoh surat keterangan kerja untuk NPWP

SURAT KETERANGAN KERJA Nomor Surat Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama: Melinda Indriana NIK: 722021 Jabatan: HR Manager Perusahaan: PT Sentosa Alam Indah Alamat: Jl. Jatipadang I, No.92, RT.001/02, Bekasi, Jawa Barat, 18292 Menerangkan Bahwa: Nama: Rudi Sandiaga NIP/NIK: 3939392922910100 Tempat Tanggal Lahir: Bekasi, 15 Januari 1989 Alamat: Puri Bekasi Permai Blok B7 No. 100, Bekasi, Jawa Barat 18292 Telah bekerja sebagai IT Manager di PT Sentosa Alam Indah selama 5 tahun terhitung sejak Januari 2016 sampai dengan Februari 2022. Surat keterangan kerja ini kamu buat untuk digunakan sebagai syarat pengajuan pembuatan NPWP oleh Rudi Sandiaga. Demikian surat keterangan kerja ini dibuat sebenar-benarnya untuk digunakan sebagaimana mestinya. Jakarta, 15 Februari 2022 Hormat Kami Melinda Indriana HRD Manager PT Sentosa Alam Indah

5. Contoh surat keterangan kerja untuk pembuatan visa wisata

To: Embassy of [Nama kedutaan besar negara yang dituju] LETTER OF STATEMENT [Nomor surat] This letter is to certify that: Name: Aisyah Pertiwi ID Number: 3627287829100001 Passport Number: A 9292929 Employee Number: 182 Position: Marketing Director Start working date: 20 December 2020 Will be traveling to your country on 7 Days. This letter is issued for the purpose of VISA application and served as supporting letter only. This is personal travel and all cost of the travel will be covered by himself/herself. Jakarta, 15 Februari 2022 Thank you for attention, Melinda Indriana HRD Manager PT Sentosa Alam Indah

6. Contoh surat keterangan kerja untuk pembuatan paspor

SURAT KETERANGAN KERJA Nomor Surat Hal: Rekomendasi Pembuatan Paspor Kepada Yth, Kepala Kantor Imigrasi Kelas 1 Jalan Warung Buncit Raya No. 207 Jakarta Selatan Dengan Hormat, Saya yang bertanda tangan di bawah selaku HR Manager dari PT SENTOSA ALAM. Nama: Melinda Indriana Jabatan: HRD Manager Menyatakan bahwa: Nama: Aisyah Rahmawati No. KTP: 37338382811200009 Tanggal lahir: 12 November 1990 Alamat: Jl. Meruya Ilir V, No. 72, Jakarta Barat, 17292 Jabatan: IT Manager Adalah benar merupakan salah satu karyawan kami yang mulai bekerja sejak Maret 2020 hingga saat ini. Yang bersangkutan memiliki bekerja dengan baik dan memiliki prestasi yang baik di PT SENTOSA ALAM. Surat keterangan kerja ini dibuat untuk pengajuan pembuatan paspor, karena yang bersangkutan akan melakukan perjalanan dinas ke Bangkok. Demikian surat ini kami ajukan atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih.  Jakarta, 15 Februari 2022 Hormat Saya, Melinda Indriana HRD Manager PT Sentosa Alam

Itulah contoh surat keterangan kerja yang bisa membuat kamu makin tokcer di mata perusahaan. Meskipun mendapat peluang baru di perusahaan baru, jangan lupa testiomonial perusahaan lama tentang kamu juga penting lho.