Dalam dunia bisnis, faktur penjualan adalah dokumen yang biasanya diterbitkan setelah adanya purchase order (PO) dari pelanggan berdasarkan persetujuan penawaran harga yang diberikan sebelumnya.
Faktur penjualan adalah dokumen yang menunjukkan sejumlah data informasi berupa transaksi penjualan kepada pelanggan. Informasi yang tertera di faktur penjualan bisa berupa:
- Nama customer.
- Tipe produk yang dibeli berserta jumlahnya.
- Harga produk.
- Diskon harga yang diberikan.
- Tanggal pengiriman barang dan alamat kirim.
- Cara pembayaran dan nomor rekening.
- Kontak pelanggan yang bisa dihubungi.
- NPWP pelanggan.
Selain data-data informasi yang sudah disebutkan di atas, pada faktur penjualan juga biasanya tertera juga sejumlah komponen biaya lainnya seperti tarif PPN, biaya pengiriman, biaya packing, biaya pemasangan, dan lain sebagainya yang bisa kamu masukan sesuai dengan komponen biaya yang ditanggung pelanggan.
Pengertian Faktur Penjualan
Agar kamu lebih memahami apa itu faktur penjualan, kamu bisa menganalogikan bahwa faktur penjualan adalah invoice atau tagihan yang diterbitkan penjual kepada pembeli.
Sehingga, dokumen faktur penjualan ini bisa diterbitkan dan diberikan kepada pelanggan bersamaan dengan pengiriman barang, maupun setelah pengiriman barang sudah diterima dengan baik oleh customer.
Biasanya, customer butuh beberapa dokumen pendukung agar bisa memproses pembayaran selain faktur penjualan yang kamu berikan. Berikut adalah dokumen-dokumen pendukungnya.
- Fotokopi purchase order (PO).
- Faktur pajak.
- Surat jalan pengiriman.
Kelengkapan berkas tagihan ini bisa dikirimkan dalam bentuk hardcopy maupun softcopy tergantung dari persyaratan dan ketentuan penagihan yang berlaku di perusahaan bersangkutan.
Fungsi Faktur Pajak Penjualan
Dalam administrasi, penerbitan dokumen faktur penjualan bukan hanya sebagai salah satu syarat penagihan saja kepada customer. Ada beberapa fungsi lainnya yang membuat dokumen satu ini wajib diterbitkan oleh penjual setelah pelanggan memesan atau membeli produk.
- Sebagai tanda bukti kepada pelanggan bahwa mereka sudah melakukan pembelian produk.
- Memberikan kepastian terkait produk yang dibeli oleh customer sudah sesuai dengan purchase order (PO) yang diterbitkan oleh pelanggan.
- Memastikan bahwa hak dan kewajiban bagi pembeli dan penjual sama-sama wajib dipenuhi, misalnya deadline tanggal kirim yang harus dipenuhi penjual hingga termin pembayaran yang perlu dibayarkan pembeli.
- Faktur penjualan bisa dijadikan sebagai dokumen bagi pelanggan untuk mengajukan komplain jika produk yang dikirimkan tidak sesuai dengan pemesanan. Karena biasanya pada faktur penjualan tertera referensi PO yang menjadi dasar pembuatan faktur penjualan.
- Sebagai bukti bahwa penjual sudah mengirimkan produk yang sesuai dengan pesanan dan dapat dibuktikan dengan adanya tandatangan basah dari nama penerima, serta tanggal saat penerimaan produk tersebut.
- Dokumen yang sah untuk dijadikan referensi untuk sales order di bagian administrasi perusahaan.
Itulah beberapa fungsi faktur penjualan yang membuat dokumen satu ini sangat penting bagi sebuah bisnis. Karena jika perusahaan tidak menerbitkan faktur penjualan kepada pembeli, pihak pembeli tidak akan bisa memproses tagihan yang kamu berikan. Lantaran, dokumen satu ini menjadi salah satu syarat dokumen yang perlu kamu lampirkan saat mengirimkan invoice ke customer.
Faktur penjualan yang dianggap sah adalah jika sudah ada tanda tangan dan cap basah dari pembeli. Hal ini menunjukkan bahwa pembeli dan penjual sudah menyepakati transaksi jual beli yang terjadi.
Jenis Faktur Penjualan
Faktur penjualan yang diterbitkan bisa saja berbeda dari satu perusahaan dengan perusahaan lainnya. Lantaran, perusahaan punya kebutuhan bisnisnya masing-masing saat menerbitkan faktur penjualan.
Setidaknya, ada lima jenis faktur penjualan yang umumnya digunakan oleh bisnis saat menerbitkan dokumen satu ini.
1. Faktur Standar
Jenis faktur penjualan satu ini adalah faktur penjualan yang paling umum kita jumpai saat melakukan transaksi jual beli. Di mana, jenis faktur standar ini bisa kamu buat di sebuah kertas maupun dalam format digital.
Komponen informasi yang tertera di jenis faktur standar juga terbilang sederhana seperti tanggal transaksi, nomor referensi PO, informasi penjual (nama, alamat, dan logo PT), informasi pembeli, harga produk, cara pembayaran, tanggal kirim, dan lain sebagainya.
2. Faktur Proforma
Faktur proforma adalah jenis faktur penjualan yang diterbitkan penjual jika pembayaran yang dilakukan oleh pembeli sebelum barang dikirim.
Pembuatan jenis faktur penjualan satu ini berbeda dengan faktur standar. Lantaran, ada komponen informasi tambahan yang perlu kamu tambahkan seperti biaya pengiriman ataupun ekspedisi apa yang nanti hendak digunakan.
Umumnya, faktur proforma penjualan adalah jenis faktur penjualan yang banyak digunakan dalam dunia konstruksi, karena penjual tidak bisa langsung mengirim produk ke pembeli lantaran adanya proses fabrikasi terlebih dahulu di pabrik.
Jadi, biasanya cara pembayaran untuk faktur penjualan ini bisa dilakukan lewat beberapa termin pembayaran. Mulai dari DP, sebelum barang dikirim, dan progres pekerjaan.
3. Faktur Komersial Internasional
Jenis faktur penjualan satu ini diperuntukkan bagi penjual yang melakukan perdagangan secara internasional khususnya untuk barang-barang impor.
Oleh karenanya agar bisa masuk ke Indonesia, barang-barang impor tersebut membutuhkan faktur komersial internasional yang berisikan informasi pajak dari nilai pabean.
4. Faktur Repeating
Faktur repeating adalah jenis faktur penjualan yang bisa kamu kirimkan secara otomatis sebagai reminder kepada customer bahwa tenggat waktu pembayaran sudah dekat maupun sudah lewat jatuh tempo.
5. Faktur Otomatis
Faktur penjualan otomatis ini membuat kamu tidak perlu repot untuk membuat faktur penjualan berkali-kali. Cukup satu kali saja membuat faktur penjualan, kamu bisa secara otomatis mengirimkan dokumen tersebut kepada pelanggan sebagai reminder pembayaran tagihan.
Kelebihan jenis faktur penjualan ini adalah bisa dilakukan secara otomatis dengan menggunakan komputer yang terhubung dengan koneksi internet.
Cara Membuat Faktur Penjualan
Di tengah kemajuan zaman seperti saat ini, kamu bisa membuat faktur penjualan dengan software online maupun manual di Excel.
Jika kamu menggunakan software online, kamu hanya perlu mengisi data informasi yang dibutuhkan saja. Lantaran, format faktur penjualan sudah disediakan oleh penyedia software online.
Bagaimana jika kamu ingin membuat faktur penjualan secara manual di Excel, kamu bisa mengikuti format pembuatannya dengan mudah dengan mengunduh salah satu contoh faktur penjualan yang ada di internet. Berikut adalah informasi yang perlu kamu lampirkan saat membuat faktur penjualan kepada pembeli. Ini dia cara membuatnya.
- Jangan lupa mencatumkan nama, alamat, logo, hingga nomor telepon perusahaan penjual.
- Tulis informasi pelanggan kamu yang dapat disesuaikan dengan informasi yang tertera di PO yang mereka sudah kirimkan sebelumnya.
- Cantumkan nomor faktur, nomor transaksi, dan tanggal transaksi.
- Cantumkan deskripsi produk, kuantiti produk, diskon, hingga komponen biaya lainnya secara detail, dan nominal yang perlu dibayarakan oleh pembeli. Kamu bisa mencatumkan harga setelah PPN ataupun belum termasuk PPN.
- Penjual juga bisa menambahkan keterangan cara pembayaran yang sudah disepakati.
- Jangan lupa menambahkan kolom tandatangan untuk pembeli dan penjual untuk ditandatangani agar sah dan disepakati oleh kedua belah pihak.
Jika sudah selesai, kamu bisa cetak faktur penjualan tersebut dan mengirimkannya kepada pembeli untuk dimintai tandatangan.
Demikianlah apa itu faktur penjualan, jenis faktur penjualan, fungsi faktur penjualan, hingga cara membuatnya dengan mudah di software online maupun Excel.
Faktur penjualan adalah dokumen yang sah untuk membuktikan pembeli dan penjual sepakat untuk sama-sama mengadakan transaksi jual beli dengan memenuhi hak dan kewajiban mereka masing-masing.
