Dalam berbisnis, kita tidak akan terlepas dari pihak-pihak lain. Selain pelanggan, kita juga berhubungan dengan sesama pebisnis, investor, maupun pemerintah. Bila sampai pada ranah formal, macam-macam surat bisnis mutlak diperlukan, misalnya untuk kerja sama bisnis.
Surat-surat resmi meliputi surat pesanan, surat penawaran, surat permintaan penawaran, surat tagihan, surat tanda bukti, surat pemberitahuan, dan sebagainya. Selain itu, wesel, bilyet giro, cek, dan kuitansi juga termasuk surat bisnis.
Kerangka Surat Perjanjian Bisnis
Untuk pebisnis, biasanya surat yang paling sering dibuat adalah surat perjanjian kerja sama. Berikut kerangka surat perjanjian kerja sama yang biasa dibuat, disarikan dari Tuts+.
#1 Informasi pengirim
Awali dengan informasi pengirim yang dapat berupa kop surat. Kop surat biasa berisi nama perusahaan, alamat lengkap, dan nomor telepon.
#2 Tanggal
Tanggal yang mengawali surat adalah tanggal pembuatan surat.
#3 Informasi penerima
Tuliskan nama penerima, jabatan, dan alamat lengkap.
#4 Penghormatan
Untuk mengawali surat, berikan salam pembuka yang sekaligus memberikan penghormatan, misalnya ‘dengan hormat’.
#5 Teks tubuh
Biasanya terdiri dari satu hingga tiga paragraf yang terstruktur dan runtut. Paragraf pertama merupakan pengantar, dilanjutkan dengan maksud isi surat secara jelas.
#6 Penutupan dan salam penutup
Penutupan berisi satu hingga dua kalimat yang memohon penerima untuk menerima tawaran atau melakukan sesuatu yang diminta, berikut ucapan terima kasih atas perhatian dan waktu yang diluangkan untuk membaca surat. Terakhir, berikan salam penutup yang pendek, misalnya ‘hormat saya’, ‘salam’, dan sebagainya.
Contoh Surat Bisnis
Di bawah ini Ajaib akan memberikan beberapa contoh surat bisnis yang bisa jadi referensi buat kamu. Untuk lebih jelasnya, berikut ini adalah contoh surat bisnis atau surat perjanjian kerja sama yang dapat disesuaikan untuk kebutuhan bisnismu.
#1 Surat Penawaran Kerja Sama
Untuk meraih keuntungan sebanyak mungkin, kamu bisa menjalin kerja sama dengan perusaahaan lain yang berkembang dengan baik dan memiliki track record yang baik. Di bawah ini adalah contoh surat penawaran yang bisa kamu gunakan.
SINAR CERAH PHOTOGRAPHY
Jl. Matahari No. 76 Yogyakarta
Website: www.scphoto.com Email: scphoto@gmail.com
Telp. (0274)123456 Fax. 654321
Yogyakarta, 2 September 2019
Nomor : 111/SC/IX/2019
Lamp. : 1 (satu eksemplar) Proposal
Hal : Penawaran Kerja Sama
Yth.
Bpk. Nasrullah
di Tempat
Dengan hormat,
Bersama surat ini, kami mengajukan penawaran kerja sama di bidang jasa fotografi dalam rangka kegiatan gathering perusahaan yang akan Bapak laksanakan. Dengan menggunakan paket jasa foto dan video dari kami, Bapak akan mendapatkan berbagai keuntungan, antara lain:
1. Tidak perlu mencari fotografer dan videografer sendiri.
2. Pelaksanaan acara dapat terdokumentasi dengan baik.
3. Konsep foto dan video dapat dirancang sesuai keinginan.
Dengan paket yang kami tawarkan, semoga bisa memberikan kemudahan agar kegiatan tersebut dapat terlaksana dengan baik, efektif, efisien, dan profesional.
Besar harapan kami, semoga Bapak dapat bekerja sama dengan kami sesuai dengan kesepakatan yang telah dilakukan.
Demikian yang dapat kami sampaikan, atas kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Satya Panca
#2 Surat Bisnis Jawaban Pengaduan
Kesalahan yang sering terjadi dalam bisnis, khususnya bisnis retail adalah kesalahan dalam pengiriman barang ataupun barang yang dikirim mengalami kerusaan. Ketika hal ini terjadi, pelanggan akan mengadukan hal tersebut kepada kamu. Untuk itu, akan lebih baik jika kamu segera membalas surat tersebut dengan surat jawaban pengaduan.
PT Merdeka Maju
Jln. Buntu No. 202, JAKARTA
Jakarta, 12 Januari 2020
Nomor : 315/PE/VI/2020
Hal : Pengiriman Kerusakan Barang
Lamp : 1 (satu) Lembar Faktur
Kepada
Yth. Pemilik Toko Sejahtera Bersama
Jln. Medan Merdeka No. 10a
Surabaya
Dengan hormat,
Terkait surat saudara tertanggal 10 Januari 2020 dengan Nomor: 315/PE/VI/2020 perihal pengaduan kerusakan barang, telah kami terima dengan penuh perhatian.
Sehubungan dengan surat yang Anda kirim, kami akan segera melakukan pengecekan dan ternyata karyawan kami telah melakukan kesalahan dalam pengepakan sehingga barang pesanan Anda banyak mengalami kerusakan. Atas kesalahan tersebut, kami mohon maaf sebesar-besarnya dan kami akan lebih memperhatikan pesanan Anda selanjutnya.
Kami akan segera mengirimkan barang pengganti, yaitu AC Sharp dengan Tipe 211 sebagai pengganti barang pesanan yang mengalami kerusakan, kami harap Anda senang menerimanya. Faktur asli pesanan Anda telah kami kirimkan.
Atas perhatian Saudara, kami sampaikan terima kasih.
Hormat kami,
Budi Rahardi
#3 Surat Penawaran Barang
Surat ini merupakan salah satu contoh surat resmi yang digunakan satu perusahaan dengan tujuan menawarkan barang ataupun produk kepada perusahaan lain. Surat ini ditujukan untuk menarik konsumen dalam membeli produk atau barang yang ditawarkan.
PT Sejahtera Abadi
Jl. Sudirman No. 23, Jakarta Pusat
Jakarta, 12 Januari 2020
Nomer : 12/01/XII/2020
Hal : Penawaran Barang
Lamp : 1 lembar brosur AP/DG
Kepada Manager PT Surya Merdeka
Jl. Patimura No. 3, Bandung
Dengan hormat,
Berdasarkan pengamatan yang kami lakukan, perusahaan Anda saat ini sedang semakin berkembang dan tentunya semakin maju beberapa tahun terakhir ini. Dengan perkembangan tersebut, perusahaan Anda harus didukungdengan peralatan kantor yang mencukupi dan sesuai masa kini.
Dengan surat ini kami bermaksud untuk menawarkan beberapa produk alat kantor yang menjadi unggulan di perusahaan kami. Bersamaan ini, kami melampirkan 1 lembar brosur sebagai bahan pertimbangan Anda dan perusahaan. Kami meyakini jika perusahaan Anda menggunakan produk kantor unggulan yang diproduksi oleh perusahaan kami, maka karyawan Anda dapat bekerja secara efisien dan efektif sehingga akan meningkatkan prospek dari perusahaan.
Anda juga menawarkan promo spesial untuk perusahaan Anda yaitu pemberian diskon sebesar 15% jika Anda melakukan pembelian produk kami sebelum tanggal 31 Januari 2020. Garansi dari produk kami adalah 2 tahun dari setiap produknya. Pembayaran ini dilakukan dengan membayar uang muka sebesar 50% dari harga total dan cicilannya dapat diangsur sebanyak 3 kali setelah barang sampai di tempat Anda.
Besar harapan kami untuk menerima pesanan dari Anda. Kami yakin jika Saudara memesan produk dari perusahaan kami dan Anda akan memberikan keuntungan untuk kedua belah pihak. Atas perhatian dan kerja sama Anda, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Rudi Sanjaya
#4 Surat Bisnis Perkenalan Barang
Surat perkenalan produk ini digunakan untuk memperkenalkan produk atau barang baru kepada pihak lain atau perusahaan lain dengan tujuan agar barang baru tersebut lebih cepat dikenal oleh pihak lain dan menarik minat beli dari mereka.
PT Kenangan Darma
Produsen Cat Tembok
JL. Mentari No. 25, Jakarta Barat
Jakarta, 1 April 2018
No. : 20/PWK/05/2018
Hal : Perkenalan Produk
Kepada Yth.
Pimpinan CV. Sentosa Bewarna
Jl. Pramuka No. 15 Jakarta Timur,
Dengan hormat,
PT Kenangan Darma Indah adalah perusahaan yang bergerak dibidang produksi berbagai cat tembok yang telah melayani lebih dari 1000 toko di berbagai kota di Pulau Jawa atau di luar pulau Jawa. Dalam kesempatan ini, kami mencoba membantu Anda untuk menyediakan pasokan berbagai jenis cat untuk usaha yang Anda pimpin. Adapun untuk harga dan layanan penjualan dan purna jual akan tetap kami jamin dengan memuaskan.
Demikian perkenalan kami dan untuk di masa yang akan datang kami berharap dapat membantu penyediaan kebutuhan cat untuk perusahaan Anda. Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Santo Jaya
#5 Surat Bisnis Penolakan Pesanan
Jika kamu menerima pesanan barang dari perusahaan lain, maka sudah seharusnya kamu menanggapi pesanan tersebut dan segera mengirimkan barang yang dipesan. Namun jika terdapat kendala seperti kehabisan stok barang yang dipesan, maka kamu bisa mengirimkan surat penolakan pesanan. Di bawah ini adalah contoh suratnya.
PT SUMBER Rezeki
Jl. Mas Mansyur No. 40, Jakarta Pusat
Nomor : 050/SA/lV/2018
Yth, Manager PT Nusantara Merdeka
Jl. Hayam Wuruk No. 04, Bandung
Perihal : Penolakan pesanan
Dengan hormat,
Terima kasih kami sampaikan atas surat pesanan Saudara pada tanggal 3 Januri 2020 dengan No. 054/NI/lV/2020, yang berisi pesanan 10 komputer merek Toshiba dengan pembayaran secara cash on delivery.
Perlu diketahui, bahwa persediaan barang untuk komputer merek Toshiba diperusahaan kami saat ini sedang tidak tersedia, kemungkinan barang tersebut akan tersedia kembali pada tanggal 20 Januari 2020, maka dengan sangat menyesal pesanan Anda tidak dapat kami penuhi atau dengan kata lain, kami tolak.
Kami yakin Anda dapat memahami alasan tersebut.Atas penolakan ini kami mohon maaf dan untuk perhatiannya kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
Budi Jaya
Itulah beberapa contoh surat bisnis yang benar. Untuk menjaga dan menjalin kerjasama, penggunaan surat bisnis ini diperlukan untuk urusan bisnis. Untuk membuatnya dengan baik dan benar, cobalah gunakan bahasa yang formal, dan hindari kesalahan ketik maupun ejaan, ya.
Dengan memahami cara membuat surat bisnis yang baik, kamu bisa dengan mudah menjalankan kegiatan bisnis dan memperluas networking bisnis. Hal ini tentu akan berpengaruh terhadap kemajuan bisnis kamu, menarik bukan?
Ajaib merupakan aplikasi investasi reksa dana online yang telah mendapat izin dari OJK, dan didukung oleh SoftBank. Investasi reksa dana bisa memiliki tingkat pengembalian hingga berkali-kali lipat dibanding dengan tabungan bank, dan merupakan instrumen investasi yang tepat bagi pemula. Bebas setor-tarik kapan saja, Ajaib memungkinkan penggunanya untuk berinvestasi sesuai dengan tujuan finansial mereka. Download Ajaib sekarang.
