Milenial

Contoh Pengumuman yang Efektif Menyampaikan Informasi

Ajaib.co.id – Pastinya kamu sudah pernah melihat beragam pengumuman dalam hidup kamu. Berdasarkan KBBI, pengumuman berarti perbuatan, cara dan proses mengumumkan. Pengumuman haruslah ditujukan kepada khalayak ramai atau banyak orang.

Pengumuman termasuk kategori teks fungsional yang memiliki fungsi sosial. Pengumuman sendiri dilakukan untuk membuat pemberitahuan resmi tertulis mengenai kejadian tertentu yang sudah atau akan terjadi.

Biasanya, pengumuman memiliki struktur dalam penulisannya yang terdiri dari pembukaan (judul), isi, dan penutup. Isi pengumuman biasanya terdiri dari beberapa hal seperti:

a. Pengumuman ditujukan kepada siapa?;

b. Tujuan dari pengumuman;

c. Kapan suatu peristiwa dilakukan (hari, tanggal dan waktu);

d. Di mana suatu peristiwa dilakukan; dan

e. Siapa yang membuat pengumuman.

Cara-Cara Menyampaikan Pengumuman

Ada dua bentuk pengumuman berdasarkan cara penyampaiannya, yakni pengumuman lisan dan tulisan. Untuk jenis pengumuman lisan, biasanya pengumuman atau berupa pengumuman singkat disampaikan oleh pihak berwenang melalui speaker, atau media dengan unsur audio seperti radio atau televisi,

Sementara contoh pengumuman tulisan bisa didapati dalam bentuk pesan singkat, surat elektronik, serta pengumuman yang tertera pada media komunikasi tulisan untuk publik. Seperti misalnya papan pengumuman, spanduk, kertas pengumuman yang ditempel di pintu dan lain sebagainya.

Pengumuman Resmi

Untuk jenis pengumuman resmi, biasanya akan disebarkan dalam bentuk tulisan. Walaupun tidak jarang pengumuman juga dibacakan secara lisan, namun akan disertai dengan salinan pengumuman tulisan.

Bahasa yang digunakan dalam pengumuman resmi juga haruslah sopan dan formal. Disampaikan secara lugas, singkat dan mudah dimengerti. Beberapa unsur yang terdapat dalam sebuah pengumuman resmi adalah :

a. Terdapat judul perihal tujuan pengumuman. Misalnya pengumuman hari libur, pengumuman pendaftaran kompetisi, pengumuman masalah gangguan teknis.

b. Pembukaan, yang berisi alasan latar belakang pengumuman.

c. Isi Pengumuman berkaitan dengan perihal pengumuman.

d. Penutup dan nama pihak yang membuat pengumuman.

Cara Merencanakan & Menulis Teks Pengumuman

Berdasarkan yang dikutip daro Administrasi Perkantoran (2000), penulisan teks pengumuman bisa ditulis dalam 2 bentuk yaitu dengan gaya iklan dan dengan bentuk surat biasa atau dinas.

1. Pengumuman gaya iklan

Dalam penulisan pengumuman dengan gaya iklan, ada beberapa hal-hal yang harus diperhatikan dalam penulisan pengumuman dengan gaya ini seperti:

a. Sebutkan nama dan alamat organisasi atau perusahaan yang mengeluarkan pengumuman.

b. Jelaskan masalah yang diumumkan dengan kalimat yang singkat dan jelas.

c. Bentuk dan susunannya perlu ditata secara menarik.

d. Pengumuman biasanya ditujukan kepada masyarakat umum.

2. Pengumuman gaya surat biasa atau dinas

Sedangkan penulisan dengan gaya ini harus memerhatikan aturan-aturan yang berlaku dalam penulisan sebuah surat. Di bawah ini adalah hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan pengumuman dengan gaya surat biasa atau dinas:

a. Sebutkan nama dan alamat organisasi atau perusahaan yang mengeluarkan pengumuman.

b. Jelaskan masalah yang akan diumumkan.

c. Pengumuman dengan gaya ini biasanya ditujukan kepada lingkup tertentu

Tata Cara Pembuatan Pengumuman

Penulisan pengumuman ada baiknya ditulis dengan singkat dan jelas sehingga mudah dipahami oleh pembacanya. Tata cara pembuatan surat pengumuman bentuk iklan akan berbeda dengan pengumuman bentuk surat biasa.

Di mana, pengumuman bentuk iklan memiliki ciri-ciri sebagai berikut:

a. Bahasa yang digunakan lebih sederhana

b. Singkat dan to the point

c. Langsung pada sasaran

d. Bentuk atau susunan bebas

e. Dibuat menarik

Sedangkan pengumuman bentuk surat biasanya terdiri dari beberapa bagian, seperti:

a. Kepala surat yang memuat nama dan alamat lengkap organisasi atau instansi, nomor surat, keterangan “lampiran” dan “hal”, mencantumkan kata “pengumuman” di posisi tengah.

b. Badan Surat yang memuat isi atau hal yang diumumkan.

c. Kaki Surat yang berisi tanggal pengumuman saat dikeluarkan, nama dan jabatan penanggung jawab pengumuman.

Cara Membuat Pengumuman

Menurut Write Express, ada beberapa cara yang bisa kamu lakukan ketika ingin membuat surat pengumuman seperti:

a. Jujur dan singkat

Kamu harus menuliskan pengumuman secara langsung dan singkat sehingga pembaca dapat memperoleh informasi dengan cepat dan merujuknya dengan mudah.

b. Ringkas

Jika membuat pengumuman positif, buatlah secara singkat, menarik, dan langsung ke inti pengumuman untuk menunjukkan niat baik dan membangun kepercayaan pem baca.

c. Memotivasi

Jika mengumumkan atau mengakui pencapaian orang lain, cobalah tulis pengumuman secara tepat untuk memotivasi orang lain dalam mencapai tujuan yang sama.

d. Tidak menimbulkan pertanyaan

Untuk mempermudah dan menghindari banyak pertanyaan, buatlah pengumuman dengan informasi yang jelas dan lengkap sehingga tidak akan memunculkan pertanyaan.

Contoh Pengumuman

Berikut ini adalah beberapa contoh teks pengumuman yang bisa kita temukan sehari-hari.

1. Pengumuman Lisan

Dalam pengumuman lisan, informasi yang diumumkan akan disampaikan oleh pihak yang berwenang kepada sasaran pengumuman. Berikut adalah beberapa contohnya.

a. Pengumuman di Sekolah

“Pengumuman, diberitahukan kepada seluruh Siswa kelas 10 sampai kelas 12 yang berada di lingkungan sekolah, agar berkumpul di ruang guru setelah pulang sekolah. Sekali lagi, diberitahukan kepada seluruh ketua kelas 10 sampai kelas 12, agar berkumpul di ruang guru setelah pulang sekolah. Terima kasih.”

b. Pengumuman di Keramaian

“Pengumuman, pengumuman. Telah ditemukan sebuah dompet dan kunci mobil di area food court. Bagi pengunjung Taman Bermain Kencana yang merasa kehilangan, bisa segera menghubungi bagian informasi. Sekali lagi kami sampaikan…”

Biasanya pengumuman lisan akan dibacakan dua hingga tiga kali. Untuk memastikan semua pihak yang terkait sudah mendengar.

2. Pengumuman Tulisan

Ada beragam jenis pengumuman tulisan. Baik formal atau informal. Cara penulisan pengumuman dapat disesuaikan dengan khalayak serta media yang digunakan. Namun pastinya, bahasa yang digunakan dalam sebuah pengumuman harus sopan, singkat, padat, jelas dan tanpa basa-basi.

a. Pengumuman Penutupan Perpustakaan Sementara

PENGUMUMAN

Berkaitan dengan akan dilakukannya penataan ruang perpustakaan. Maka untuk sementara perpustakaan akan ditutup terhitung mulai Hari Senin, 28 Oktober 2019 s/d Sabtu, 2 November 2019. Perpustakaan akan kembali beroperasi secara normal mulai Hari Senin, 4 November 2019.


Kepala Perpustakaan,


Bpk. Darmin Susanto

b. Pengumuman Untuk Karyawan Kantor Melakukan Simulasi Bencana

PENGUMUMAN

Berdasarkan surat edaran dari Badan Nasional Penanggulangan Bencana yang ditujukan kepada seluruh pekerja di Indonesia. Diberitahukan kepada seluruh karyawan diharapkan untuk menghadiri dan mengikuti pelatihan simulasi bencana alam yang akan diselenggarakan pada :

Hari : Sabtu
Tanggal : 2 November 2019
Waktu : pukul 07.00 WIB
Tempat : kantor

Mengingat pentingnya acara ini, seluruh karyawan diharapkan dapat hadir tepat waktu dan mengikuti pelatihan dengan serius dan sebaik-baiknya. Terima kasih atas perhatiannya.


Manajer HRD,


Anindita Kusharini

Itulah contoh pengumuman yang bisa kamu lakukan. Pastikan setiap informasi yang dibagikan telah tersampaikan dengan sejelas-jelasnya dan dengan kalimat efektif. Selain itu, kamu juga bisa memberikan pengumuman dalam bahasa Indonesia maupun Bahasa Inggris. Untuk pengumuman dalam bahasa inggris biasanya ditemui dalam alat tranportasi seperti Commuter Line, MRT, LRT, Trans jakarta, dan sebagainya.

Artikel Terkait