Ajaib.co.id – Dalam menjalankan suatu bisnis atau bekerja di perusahaan, administrasi keuangan tak boleh dipandang sebelah mata. Pasalnya, administrasi keuangan memiliki sejumlah fungsi yang bisa menentukan jalannya roda bisnis.
Pengertian administrasi keuangan dapat dipahami dalam lingkup luas dan sempit. Secara luas, dapat diartikan sebagai kegiatan yang terkait pengelolaan keuangan, seperti perencanaan, regulasi, akuntabilitas, dan pengawasan keuangan.
Secara sempit, adalah kegiatan yang berkaitan dengan pencatatan, pendataan, dan pengeluaran dana dalam bisnis atau perusahaan.
Dari pengertian secara luas dan sempit tersebut, administrasi keuangan mengandung beberapa fungsi antara lain:
Investasi
Administrasi keuangan memiliki fungsi investasi. Maksudnya, kegiatannya berkutat dengan antara lain pengelolaan keuangan bisnis atau perusahaan. Dana yang dimiliki oleh entitas bisnis bisa digunakan untuk berbagai investasi jangka panjang maupun pendek.
Investasi jangka panjang, misalnya, berupa gedung, tanah, alat mesin produksi, kas, kendaraan dan sebagainya. Sementara itu, investasi jangka pendek dapat berupa utang, piutang, kas, persediaan dan sebagainya.
Bagi hasil
Fungsi berikutnya terkait dengan bagi hasil. Dari berbagai kegiatan operasional dan investasi yang sudah dilakukan, para pemangku kepentingan dalam suatu bisnis atau perusahaan tentu menantikan bagi hasil.
Administrasi keuangan memuat catatan berbagai transaksi keuangan yang nantinya bisa untuk mengetahui besaran laba atau rugi suatu bisnis atau perusahaan. Bila mendulang laba, bagi hasil dapat menjadi salah satu opsi kebijakan ke depannya.
Belanja
Administrasi keuangan juga berfungsi untuk membantu kegiatan belanja dalam proses bisnis. Belanja ini harus menyesuaikan dengan anggaran yang tersedia dan kebutuhan operasional perusahaan dengan bijak.
Pencarian dana
Banyak pelaku bisnis atau perusahaan yang menerapkan strategi mencari investor atau sponsor untuk mendukung kegiatan-kegiatan perusahaan tersebut. Pencarian dana ini sebenarnya juga termasuk fungsi administrasi keuangan.
Hal ini karena dana yang masuk akan terdata dan tercatat untuk kemudian akan dimanfaatkan untuk keperluan spesifik.
Pada praktiknya, fungsi-fungsi di atas diemban oleh seseorang atau sekumpulan individu di bagian administrasi keuangan. Tak tertutup kemungkinan, orang yang menjalankan fungsi tersebut adalah pemilik bisnis atau jajaran petinggi dalam sebuah perusahaan.
Terlepas dari berada di level apa, orang-orang tersebut mengemban tugas dan tanggung jawab administrasi keuangan yang antara lain sebagai berikut:
Menyusun kebijakan anggaran keuangan
Penyusunan kebijakan anggaran keuangan menjadi bagian tak terpisahkan dalam scope of work petugas administrasi keuangan. Dalam penyusunan kebijakan anggaran keuangan ini, keterlibatan bagian atau divisi lain juga penting.
Setidaknya, petugas mengetahui kebutuhan apa saja serta besaran anggaran divisi atau bagian tersebut. Di sinilah pentingnya alur komunikasi antarbagian dalam proses bisnis.
Menyusun rencana keuangan
Penyusunan rencana keuangan bisnis atau perusahaan menjadi salah satu tugas petugas administrasi keuangan. Perencanaan keuangan ini bisa memuat proyeksi peminjaman, kas masuk, dan kas keluar.
Pembayaran utang yang jatuh tempo, jika ada, juga sebaiknya tercantum dalam rencana keuangan. Pendeknya, penyusunan rencana keuangan vital untuk menentukan strategi atau kebijakan ke depannya.
Mengatur arus uang
Pengaturan arus uang dalam bisnis atau perusahaan juga menjadi tanggung jawab petugas keuangan. Cakupan pengaturan arus uang cukup luas, seperti membuka rekening baru, menyetor atau mentransfer sejumlah uang ke rekening tertentu.
Seluruh arus uang ini harus terdokumentasi dengan baik agar tidak mengganggu kegiatan-kegiatan lainnya dalam bisnis atau perusahaan.
Mengurus surat-surat berharga
Petugas keuangan juga perlu dilibatkan dalam pengurusan surat-surat berharga, terlebih yang berurusan dengan keuangan. Tidak perlu sampai mengetik dan mengirimkan kepada pihak-pihak yang dituju, keterlibatan ini mencakup memeriksa, memvalidasi, dan menyimpan salinan surat-surat berharga.
Oleh sebab itu, petugas keuangan juga memerlukan keterampilan khusus, seperti pengetahuan dasar surat-surat berharga dan pengarsipan.
Administrasi keuangan bukan sekadar salah satu kegiatan dalam business as usual. Lebih dari itu, administrasi keuangan merupakan bagian penting dalam bisnis atau perusahaan. Fungsi-fungsinya hampir bisa ditemui dalam setiap kegiatan dalam suatu entitas bisnis atau organisasi.
Maka, petugas administrasi keuangan dituntut bisa menjalankan tugas dan tanggung jawabnya secara maksimal. Berikut adalah sejumlah tips yang bisa dilakukan oleh petugas agar menjalankan tugas dan tanggung jawabnya secara maksimal.
Lakukan pencatatan transaksi secara detil dan rapi
Detil, detil, dan detil. Itulah yang ditekankan dalam diri petugas administrasi keuangan. Memang, rutinitas pekerjaan akan menjadi tantangan tersendiri bagi petugas keuangan untuk urusan ketelitian. Tapi, ketelitian tak bisa ditawar.
Petugas keuangan harus memeriksa berulang kali semua pengeluaran dan pemasukan yang tercatat. Terlewat sedikit saja, maka pencatatan keuangan tak akan faktual. Sedikit saja kesalahan, maka bisa berakibat fatal.
Selain memperhatikan detil, petugas juga dituntut untuk melakukan pekerjaannya secara rapi. Kerapian ini memiliki berbagai manfaat, misalnya menyingkat waktu saat mencari transaksi keuangan tertentu. Lebih jauh, kerapian akan membantu kegiatan-kegiatan lain dalam bisnis.
Tepat waktu dalam menyajikan laporan keuangan
Detil dan rapi belumlah cukup. Petugas juga berlomba dengan waktu. Di sinilah pentingnya menyajikan laporan keuangan dengan tepat waktu. Ketepatan waktu ini penting untuk menunjang kegiatan-kegiatan lainnya, misalnya menjelang Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) atau memberi laporan ke stakeholder lainnya.
Gunakan sistem akrual untuk laporan keuangan
Administrasi keuangan juga perlu melakukan sistem pencatatannya secara akrual. Cara ini dapat memaksimalkan suatu entitas bisnis atau perusahaan untuk mengetahui kondisi keuangan perusahaannya secara akurat.
