Ajaib.co.id – Apabila kamu seorang entrepreneur atau account officer, kamu pasti mengenal baik surat niaga. Hampir setiap aktivitas perniagaan yang dilakukan sebuah badan usaha membutuhkan jenis surat ini, agar bisa berjalan lancar.
Selain sebagai bahan dokumentasi, surat ini juga menjadi acuan bagi formalitas aktivitas perniagaan. Yang biasanya bertanggung jawab untuk membuat dan merilis surat ini adalah para account afficer sebagai ujung tombak perusahaan.
Di era disrupsi teknologi digital, surat ini tetap dibutuhkan. Agar fungsinya semakin efektif, ada sederetan aturan dan tips yang perlu diikuti dalam pembuatannya. Jika kamu penasaran ingin tahu lebih mendalam tentang surat niaga, ikuti ulasan artikel Ajaib ini.
Definisinya
Definisi surat niaga adalah surat yang dibuat untuk kepentingan bisnis atau juga perdagangan, dan dirilis oleh sebuah badan usaha atau perusahaan dalam rangka menjalankan usahanya. Surat ini bersifat resmi, dan pada umumnya berisi tentang penawaran dan jual-beli yang berkaitan dengan produk ataupun jasa.
Surat ini bersifat internal maupun eksternal. Secara internal surat ini dapat digunakan untuk berhubungan antar struktur organisasi perusahaan itu sendiri, baik dari tingkat pusat sampai cabangnya. Sementara secara eksternal, surat ini dapat digunakan untuk berhubungan dengan perusahaan ataupun badan usaha lain, yang juga sering disebut dengan surat dagang atau surat bisnis.
Jenis-Jenis Surat Niaga
Karena perniagaan meliputi beberapa aspek kegiatan, maka surat ini juga akan memiliki beberapa jenis berbeda, dengan fungsi khususnya masing-masing, yaitu surat niaga untuk:
1. Penawaran produk maupun jasa.
2. Permintaan produk maupun jasa.
3. Pemesanan produk maupun jasa.
4. Penerimaan pembayaran.
5. Penangguhan pembayaran suatu barang ataupun jasa.
6. Pengaduan.
7. Permintaan penawaran
8. Pengiriman barang
9. Pengakuan penerimaan pembayaran
10. Penagihan
11. Pengajuan keberatan (klaim)
12. Edaran
13. Promosi penjualan
14. Telegram dan penegasannya.
Format Digital dan Yang Masih Manual
Dikutip dari media.neliti.com, di tengah era keemasan teknologi digital saat ini, hampir semua lini komunikasi dialihkan ke dalam bentuk digital, termasuk juga surat untuk keperluan aktivitas bisnis.
Sebuah riset yang dilakukan pada sebuah jasa pengiriman terkemuka di Indonesia mengungkapkan bahwa dari keseluruhan 13 (14?) jenis surat niaga, hanya ada 2 jenis yang masih dibuat dan dikirim secara manual (offline), yaitu: surat niaga untuk penagihan dan klaim (pengajuan keberatan).
Sementara, sisa jenis surat ini yang lainnya sudah digantikan dengan menggunakan bukti-bukti trasaksi dari aplikasi media elektronik dan aplikasi seperti: hibrid, prepaid@box, JNE Super Speed dan masih banyak lagi lainnya.
Penggunaan fasilitas teknologi komunikasi dan korespondensi digital berupa aplikasi desktop ataupun mobile apps akan mempermudah dan mempercepat proses pembuatan jenis surat ini, sehingga meningkatkan efektifitas dan efisiensi operasional bisnis secara signifikan.
Fungsi dan Tujuan Pembuatan
Berpedoman pada definisinya yang telah diuraikan di atas, berikut ini adalah beberapa fungsi atau tujuan dari diterbitkannya surat niaga, yaitu:
· Sebagai bukti nyata dan sah bahwa adanya perjanjian.
· Sebagai dokumen pengingat yang harus diarsipkan, dan bisa digunakan kembali setiap kali diperlukan sebagai acuan.
· Sebagai perwakilan dari pihak pembuatnya di dalam pertemuan dengan pihak yang dituju.
· Sebagai panduan dalam melaksanakan tugas.
· Sebagai alat atau media untuk melakukan promosi.
Ciri-Ciri Surat Niaga
Seperti dilansir oleh lifepal.co.id, karena surat niaga akan selalu berkaitan dengan perniagaan dan bisnis, maka ada beberapa ciri-ciri khas tertentu yang membuatnya mudah dikenali.
· Ditulis di atas kertas bersegel atau materai.
· Selalu berkaitan dengan bisnis atau perdagangan.
· Menggunakan bahasa resmi yang baku dan ketentuan penulisan surat yang benar.
· Menggunakan kata-kata persuasif dan sopan.
· Menyampaikan maksud dan tujuan secara jelas dan lugas.
· Bersifat simpatik.
· Cenderung memakai bentuk formulir demi efisiensi kerja, waktu dan biaya.
Standar Informasi dan Struktur Surat Niaga
Agar surat ini dapat menjalankan fungsinya dengan baik, ada serangkaian standarisasi dari segi konten informasi dan struktur penulisannya, yaitu:
· Harus menyebutkan perlunya pembuatan surat pemesanan produk/jasa berdasarkan spesifikasi yang tertera dalam surat penawaran atau iklan yang dirilis pihak penjual.
· Harus menyebutkan jenis dan jumlah produk/jasa yang akan dipesan yang disusun dalam bentuk daftar agar lebih memudahkan proses pengecekan.
· Harus menyebutkan cara dan spesifikasi pengiriman.
· Harus menyebutkan cara pembayaran.
· Harus menyebutkan jadwal pengiriman.
· Harus menyebutkan cara pengemasan.
Standar Struktur Surat Niaga
Karena sifatnya yang resmi, maka surat ini juga mempunyai pedoman struktur yang baku, yaitu:
1. Kop surat
Merupakan informasi identitas badan usahan pengirim surat.
2. Nomor surat
Merupakan informasi bukti pencatatan surat keluar dari suatu badan usaha.
3. Lampiran surat
Merupakan dokumen pelengkap berupa teks atau gambar.
4. Pokok isi surat
Merupakan tema inti dari surat yang dirilis.
5. Alamat dan tanggal surat
Merupakan informasi mengenai tempat atau tanggal pembuatan surat.
6. Salam pembuka
Merupakan elemen etika pembuka penulisan surat resmi.
7. Isi redaksi surat
Merupakan bagian utama surat yang terbagi menjadi 3 yaitu alinea pengantar, alinea inti isi, dan alinea penutup.
8. Salam penutup
Merupakan elemen etika penuutp penulisan surat resmi.
9. Identitas nama jelas dan tanda tangan pembuat surat
Merupakan informasi tentang representasi pihak penanggung jawab surat.
10. Tembusan
Merupakan informasi tentan pihak-pihak yang berhak menerima surat yang sama.
Cermati lagi surat niagamu, agar semua aspeknya terpenuhi dan efektif menjalankan fungsinya. Cermati juga kinerja portfolio investasimu, pilih platform investasi yang efisien, efektif serta berintegritas seperti Ajaib, yang memungkinkan investasi saham dan reksa dana sekaligus dalam 1 aplikasi, biaya beli saham s/d 50% lebih murah, dan daftar 100% online tanpa biaya minimum.
Ajaib adalah pilihan super smart bagi investor Milenial karena terdaftar resmi dan diawasi oleh OJK juga IDX, serta mendapat penghargaan dari Asia Forbes, Fintechnew Singapore, Dunia Fintech dan Top 10 Startups from Y Combinators TechCrunch.
