Ajaib.co.id – Demi mendukung kelancaran transaksi bisnis, biasanya banyak pebisnis yang menggunakan surat penawaran sebagai sarana komunikasi kepada pihak lain. Di dalam surat ini tertera dengan jelas perincian barang yang akan dijual kepada pembeli. Ada berbagai macam contoh surat penawaran berdasarkan kegunaan dan kebutuhan.
Fungsi dari surat tersebut pun meliputi sejumlah hal, mulai dari sarana pemberitahuan dan permintaan, gagasan, ide, alat pengingat, alat bukti tertulis, pedoman kerja, hingga bukti historis.
Surat penawaran barang dan jasa ini termasuk bagian dari surat niaga yang umumnya dipakai membangun relasi bisnis dalam rangka menjelaskan suatu produk atau layanan yang ingin ditawarkan.
Di dalam contoh surat penawaran tercantum dengan perinci harga-harga dari barang maupun jasa dan dapat dijadikan alat untuk meyakinkan konsumen tentang kualitas produk dan layanan yang dijual oleh perusahaan.
Apa Saja Isi dari Surat Penawaran?
Bagaimana membuat contoh surat penawaran yang baik? Ada beberapa poin yang harus diperhatikan karena semakin detail poin yang ingin dijabarkan, maka tujuan penawaran kepada pihak lain baik itu produk atau jasa menjadi lebih jelas dan mudah dipahami.
Selain itu, surat penawaran barang dan jasa yang dibuat harus terlihat profesional dan sesuai kompetensi dari para calon pembeli. Dengan begitu, apa yang ditawarkan dapat menarik perhatian dari calon relasi bisnis yang jadi target.
Isi dari contoh surat penawaran berikut ini adalah:
1. Tanggal dan Nomor Surat
Contoh surat penawaran harus memiliki tanggal yang jelas sebagai periode penawaran yang bisa sesegera mungkin dilakukan serta waktu pengiriman surat. Selain itu, kamu pun harus menyertakan kapan waktu pengadaan barang dan jasa dapat segera dimulai.
2. Kop Surat
Kop surat menandakan identitas dari suatu perusahaan, instansi, maupun kelompok yang ditandai dengan adanya logo dan nama perusahaan. Bagian ini dibuat supaya penerima surat bisa mengetahui dari siapa penawaran barang dan jasa tersebut berasal.
3. Nilai Penawaran
Namanya juga surat penawaran, pasti harus tercantum nominal penawaran dalam bentuk angka dan huruf. Namun, yang perlu diperhatikan adalah pastikan nilai penawaran yang ingin dicantumkan baik bentuk angka dan hurufnya terlihat jelas.
Apabila nominal penawaran yang ditulis dalam angka tidak begitu jelas tapi masih bisa terlihat dengan huruf, maka berlaku penilaian dengan huruf.
Jika keduanya tidak dapat dilihat dengan jelas, maka surat penawaran tersebut dinyatakan sulit untuk dimengerti.
4. Periode Penawaran
Setiap contoh surat penawaran yang dikirimkan memiliki masa berlaku. Untuk penetapan periode masa berlaku surat, perusahaan sebagai pihak yang memberi penawaran harus memperhitungkan bahwa ketika penunjukan barang dan jasa sudah dalam kondisi siap untuk didistribusikan.
Dengan menetapkan masa berlaku surat, maka harga yang ditawarkan tidak akan mengalami kenaikan saat di pasar. Oleh karena itu, idealnya pihak penyedia harus mencantumkan sampai kapan masa berlaku penawaran tersebut berlangsung.
5. Pihak yang Dituju Beserta Alamatnya
Kepada siapa kamu akan mengirimkan menawarkan barang atau jasa milikmu?
Pada bagian ini, kamu wajib mencantumkan nama lengkap dan alamat singkat dari pihak yang ingin kamu tawarkan barang atau layananmu. Alamat lengkapnya sebaiknya dituliskan pada bagian sampul surat.
6. Tanda Tangan Surat
Surat penawaran barang dan jasa wajib ditandatangani oleh orang yang berwenang. Dalam peraturan pemerintah tentang pengadaan barang atau jasa, orang-orang yang memiliki untuk menandatangani surat tersebut yaitu:
· Pimpinan perusahaan atau Direktur Utama
· Penerima kuasa dari pimpinan perusahaan yang nama penerima surat kuasanya tercantum pada akte pendirian perusahaan
· Kepala cabang yang diangkat oleh head office
· Pejabat terkait yang menurut perjanjian kerja sama berhak untuk mewakili perusahaan yang bekerja sama
· Khusus bagi perseorangan tidak bisa diwakilkan
Contoh Surat Penawaran
1. Surat Penawaran Barang
Contoh surat penawaran pertama yakni penawaran barang berupa peralatan dan mesin kantor kepada perusahaan yang membutuhkan. Untuk bagian pembuka surat, kamu dapat memulai dengan pernyataan yang mendasar, yaitu apa alasan surat itu dibuat.
Kemudian jangan lupa untuk mencantumkan logo, alamat, dan identitas lain agar lebih memperkuat kredibilitas perusahaan milikmu. Surat harus dibuat dengan format yang lengkap untuk bisa meyakinkan calon klien.
2. Surat Penawaran Harga
Contoh surat penawaran ini berfokus pada penawaran soal harga. Contoh surat berikut ini merupakan penawaran harga konstruksi untuk sebuah SPBU lengkap beserta jumlah nominalnya supaya dapat segera dipertimbangkan perusahaan kamu.
Jenis surat yang satu ini membutuhkan lampiran lengkap, seperti nama barang ataupun harga serta perihal yang ingin disampaikan agar pihak yang menerima surat bisa memahami isi surat.
3. Surat Penawaran Barang Elektronik
Contoh surat penawaran di bawah ini adalah penawaran barang elektronik untuk sebuah perusahaan. Sama seperti contoh-contoh yang sudah ada, surat ini harus dirincikan dengan jelas lengkap dengan nama masing-masing barang dan harganya.
Kamu pun bisa menambahkan metode pembayaran barangnya agar pihak yang ditawarkan punya opsi untuk pembayarannya.
4. Surat Penawaran Jasa
Berikutnya adalah contoh surat penawaran jasa bagi kamu yang berbisnis di bidang tours & travel. Jenis surat ini kamu wajib mencantumkan dengan detail apa saja paket layanan yang ditawarkan beserta fasilitas yang akan didapatkan pihak penerima.
Jangan lupa untuk mencantumkan alamat dan nomor kontak lengkap yang bisa dihubungi.
Demikianlah beberapa contoh surat penawaran lengkap dengan apa saja isi dalam surat yang harus dicantumkan.
Dalam penulisan surat penawaran barang dan jasa pemilihan kata yang baik dan jelas harus tetap diperhatikan supaya perusahaan yang kamu tawarkan bisa dengan mudah memahami isi surat dan tertarik.
