Ajaib.co.id – Setiap perusahaan tentunya menggunakan penjurnalan untuk mencatat transaksi yang telah dilakukan. Pembagiannya biasanya berupa jurnal umum dan jurnal khusus. Manfaat jurnal tersebut sebagai catatan atas transaksi yang ada, sehingga dapat mengurangi risiko kesalahan dalam sistem akuntansi.
Akuntansi adalah hal yang esensial dalam menjalankan bisnis. Tujuannya sebagai satu buku besar yang mencatat semua aktivitas ekonomi yang terjadi dan merekam data yang dibutuhkan. Misalnya saja digunakan untuk mencatat pembelian barang dagangan, penerimaan uang tunai, kas keluar secara berkala dan berbagai transaksi untuk perusahaan lainnya.
Jenis transaksi inilah yang membuat jurnal yang digunakan untuk akuntansi berbeda. Misalnya saja jurnal khusus pembelian, jurnal khusus penjualan dan jenis jurnal lainnya. Namun secara umum pembagiannya menjadi dua yakni jurnal umum dan jurnal khusus.
Kalau kamu sedang belajar akuntansi sederhana atau akan melaksanakan pembukuan sendiri untuk bisnismu maka ada baiknya kamu belajar lebih jauh soal berbagai jurnal ini.
Apa Perbedaan Antara Jurnal Umum dan Jurnal Khusus?
Satu jurnal merupakan suatu pencatatan yang sistematis berdasarkan kronologis dari transaksi transaksi finansial perusahaan. Setiap transaksi perusahaan harus di jurnal terlebih dahulu sebelum masuk ke buku besar. Pendataan ini lalu dibadi menjadid jurnal khusus dan jurnal umum.
Jurnal umum adalah jurnal yang digunakan sebagai tempat pencatatan segala jenis bukti transaksi keuangan yang muncul akibat terjadinya transaksi keuangan perusahaan dalam suatu periode tertentu. Umumnya, jurnal ini digunakan dalam akuntansi perusahaan jasa dengan prinsip transaksi yang dapat dicatat secara kronologis sedangkan pada akuntansi perusahaan dagang dan maufaktur lebih efektif menggunakan jurnal khusus.
Jurnal Khusus digunakan untuk membantu pencatatan jurnal umum dimana transaksi yang akan diproses sering terjadi, lebih komplit dan berulang-ulang. Karena kalau hanya menggunakan jurnal umum perusahaan akan kewalahan dalam mengidentifikasi jumlah dari transaksi sejenis (seperti transaksi penjualan dan pembelian) ataupun untuk nge-trace transaksi yang intensitasnya tinggi.
Selain itu, jurnal umum bisa memudahkan operasional perusahaan untuk melakukan identifikasi, penilaian, dan pencatatan dalam sebuah transaksi. Dengan demikian, bisnismu akan berjalan dengan lancar, karena kamu melakukan evaluasi dari data yang tercatat di jurnal umum.
Dengan adanya Jurnal Umum, perusahaan dapat melakukan identifikasi, melakukan penilaian, dan melakukan pencatatan dampak ekonomi dari transaksi perusahaan. Selain itu, Jurnal Umum juga mempermudah proses pemindahan dampak transaksi yang terjadi ke dalam sebuah akun sesuai transaksi.
Format Dasar untuk Membuat Jurnal Umum
Untuk menentukan format jurnal umum, kamu harus memerhatikan efisiensi dan kebutuhan dari perusahaan atau bisnis yang dijalani. Dengan cara ini, kamu bisa mengetahui format dan informasi yang harus ditulis dalam jurnal umum.
Secara garis besar, jurnal umum berisi empat poin informasi, yaitu tanggal, pengaruh, kode referensi, serta kolom debit dan kredit untuk mencatat transaksi atas kas berkurang atau kas bertambah yang telah dilakukan dalam satu periode. Kamu juga bisa menambahkan poin informasi yang penting dalam membaca alur transaksi yang terjadi dalam bisnismu. Di bawah ini adalah contoh kolom pencatatan dalam jurnal umum.
| Nama Akun | Debit | Kredit | Saldo Normal |
| Aset (harta/aktiva) | + | – | Debit |
| Utang (kewajiban) | – | + | Kredit |
| Modal | – | + | Kredit |
| Pendapatan | – | + | Kredit |
| Beban | + | – | Debit |
Contoh jurnal umum di atas hanya berisi informasi dasar saja. Namun, jurnal umum bisa memiliki poin informasi yang lebih banyak lagi dibanding format jurnal umum di atas. Sebelum membuat jurnal umum, pahami dulu apa saja informasi penting yang perlu ditulis. Hal itu dilakukan agar proses evaluasi transaksi bisa dilakukan secara rinci atau detail.
Format Dasar Untuk Menyusun Jurnal Khusus
Jurnal khusus juga bisa digunakan sebagai kontrol jurnal umum dan bukti transaksi , untuk menghindari adanya transaksi fiktif dan transaksi yang luput dicatat. Adapun, jenis jenis jurnal khusus antara lain:
- Jurnal penerimaan kas
- Jurnal pengeluaran kas
- Jurnal pembelian (transaksi pembelian yang bersifat kredit)
- Untuk transaksi retur pembelian tidak diinput dijurnal khusus
- Jurnal penjualan (transaksi penjualan yang bersifat kredit)
- Untuk transaksi retur pembelian tidak diinput dijurnal khusus
Format untuk jurnal khusus sendiri tidaklah terikat. Pasalnya setiap perusahaan memiliki kebutuhannya sendiri. Karena itu,setiap perusahaan dapat merancang jurnal khusus sesuai dengan kebutuhan perusahaannya.
Oleh karena itu, jurnal dalam suatu perusahaan akan berbeda dengan perusahaan yang lain. Akan tetapi, jika perusahaan tersebut sejenis ada kemungkinan jurnal yang dirancang mempunyai bentuk yang sama.
Manfaat Penyusunan Jurnal Khusus
- Kemudahan Pencatatan secara Sistematis
Pengelompokan pencatatan transaksi dalam jurnal khusus membuat proses pembuatan laporan keuangan menjadi lebih sistematis. Kemudahan ini juga membuat proses pencatatan dalam buku besar menjadi lebih efisien.
- Mempercepat Proses Data Transaksi
Dengan adanya pengelompokan data, maka pemrosesanlaporan keuangan bisa lebih cepat terjadi. Sebagai contoh, jika ada 50 kali transaksi sejenis, pada jurnal umum akan tetap dicatat dan dikelompokan sebanyak 50 kali juga. Sedangkan, dalam jurnal khusus hanya perlu mengelompokan datanya satu kali saja, berdasarkan jenis akun.
- Mempermudah Proses Pemostingan ke Buku Besar
Dengan adanya jurnal ini, pemostingan data ke buku besar dapat dilakukan secara berkala dengan lebih praktis dan mudah, karena dalam jurnal khusus semua transaksi yang sejenis dibukukan dengan akun yang sama. Sehingga pemostingan beberapa transaksi keuangan pun dapat dilakukan secara bersamaan berdasarkan jenis akunnya.
- Memudahkan Pemeriksaan Secara Berkala
Pemeriksaan kembali biasa terjadi secara berkala dalam sebuah perusahaan, baik secara internal maupun eksternal oleh auditor publik. Dengan adanya jurnal khusus, transaksi keuangan sejenis yang telah banyak tercatat dalam perusahaan akan dibukukan secara ringkas dan praktis pada satu jurnal sehingga memberikan kemudahan bagi auditor internal maupun eksternal untuk melakukan pemeriksaan.
- Mengurangi Resiko Pengubahan Data
Jurnal khusus membuat data harian dicatat secara kronologis dan terperinci. Proses transaksi yang dicatat setiap hari serta lengkap akan mengurangi resiko pengubahan data dan penipuan oleh pihak tertentu di waktu yang akan datang. Kemungkinan pembuatan laporan palsu dalam akun pun akan berkurang karena ada pihak yang bertanggung jawab atas kebenarannya.
- Adanya Spesialisasi Pekerjaan
Pembagian jurnal khusus ke dalam empat jenis transaksi membuat adanya spesialisasi dalam pencatatan sehingga hasil yang didapatkan lebih baik.
- Mengontrol Adanya Fraud
Kemungkinan perubahan laporan palsu atau tindakan fraudlainnya dalam akun akan terpantau dan sulit untuk dilakukan karena transaksi jurnal dicatat secara kronologis dan pihak tertentu bertanggung jawab atas kebenarannya.
Prinsip Dasar dari Jurnal Umum
Informasi dari jurnal umum tergantung dari kebutuhan setiap perusahaan atau bisnis. Kamu bisa menentukan informasi yang perlu ditulis dalam jurnal umum dengan mengetahui prinsip dasarnya terlebih dahulu. Ada beberapa prinsip dasar yang bisa menjadi acuan kamu dalam membuat jurnal umum, yaitu:
a. Identifikasi
Prinsip dasar pertama untuk membuat jurnal umum adalah identifikasi. Dengan adanya jurnal umum, kamu bisa mengidentifikasi bukti dari transaksi keuangan yang telah dilakukan. Bukti transaksi tersebut berbentuk nota, kuitansi, faktur, bon, dan lainnya.
b. Memilih Akun
Kamu juga bisa memilih akun atau aspek pada bisnismu yang dipengaruhi oleh kegiatan transaksi. Dalam satu kegiatan transaksi, sedikitnya ada dua akun. Maka dari itu, pastikan kamu telah meneliti seluruh akun yang mungkin mendapatkan pengaruh dari kegiatan transaksi yang telah dilakukan.
c. Penambahan atau Pengurangan Akun
Prinsip dasar selanjutnya adalah menentukan penambahan dan pengurangan dari akun yang berkaitan dengan kegiatan transaksi. Hal tersebut merupakan bentuk evaluasi dari transaksi yang telah dilakukan.
d. Menentukan Transaksi
Terakhir, kamu bisa menentukan transaksi sebagai kredit atau debit. Hal ini bisa kamu lakukan dengan cara melihat akun yang berkaitan dengan transaksi yang terjadi.
Tahapan Membuat Jurnal Umum
1. Pahami Persamaan Akuntansi
Untuk bisa membuat jurnal umum yang benar, kamu perlu memahami dulu persamaan dasar dari akuntansi dan kelompok akun di dalam jurnal tersebut, yaitu:
Aset = Utang + Modal
yang kemudian diperluas menjadi
Aset = Utang + Modal + (Pendapatan – Beban)
Persamaan dasar akuntansi tersebut berkaitan dengan kelompok akun yang ada di dalam jurnal umum seperti:
a. piutang usaha masuk ke dalam kelompok aset
b. persediaan masuk dalam aset, dan lain sebagainya.
Selain persamaan tersebut, kamu juga harus memahami saldo normal dari setiap akun. Dengan begitu saat menemui transaksi, kamu bisa secara otomatis dapat langsung mengelompokkan.
2. Kumpulkan Bukti Transaksi
Langkah kedua yang harus kamu lakukan adalah mengumpulkan bukti transaksi. Sehingga, kamu bisa menuliskan transaksi pada jurnal dengan mudah dan juga memiliki buktinya. Bukti transaksi merupakan dasar yang penting untuk pencatatan sebuah transaksi dalam pembuatan jurnal umum, karena tanpa bukti. transaksi tidak dapat dicatat pada jurnal. Jadi, pastikan kamu memiliki bukti transaksi yang akan dicatat dalam jurnal umum.
3. Identifikasi Transaksi
Setelah itu, kamu bisa mulai dengan mengidentifikasi transaksi. Hal ini karena tidak semua transaksi dapat dicatat, dan hanya transaksi yang mengakibatkan perubahan posisi keuangan dan dapat dinilai dengan satuan moneter lah yang boleh dicatat. Sehingga penting bagi kamu melakukan identifikasi transaksi sebelum melakukan pencatatan sehingga hasil pencatatan nantinya benar.
Setelah itu, tentukan pengaruh terhadap posisi keuangan. Untuk mempermudah, gunakan lah persamaan dasar akuntansi di bawah ini.
Aset = Utang + Modal
4. Pencatatan Jurnal Umum
Setelah ketiga proses di atas kamu lalui, barulah kamu masuk ke dalam proses pencatatan dalam jurnal. Proses pencatatan ini di sebut penjurnalan. Sistem pencatatan yang dipakai yaitu double-entry system, di mana setiap transaksi yang dicatat akan berdampak pada dua posisi keuangan debit dan kredit dalam jumlah yang sama.
Contoh Jurnal Umum
PT Merah Merdeka
Jurnal Umum
Per 31 Januari 2020
| Tanggal | Keterangan | Ref. | Debit | Kredit |
| 5 Jan | Kas Modal Awal | 500.000.000 – | – 500.000.000 | |
| 11 Jan | Sewa dibayar dimuka Kas | 20.000.000 – | – 20.000.000 | |
| 15 Jan | Peralatan Perlengkapan Kas | 10.000.000 5.000.000 – | – – 15.000.000 | |
| 20 Jan | Kas Pendapatan | 10.000.000 – | – 10.000.000 | |
| 25 Jan | Beban gaji Kas | 25.000.000 – | – 25.000.000 | |
| TOTAL | 570.000.000 | 570.000.000 |
Penulisan jurnal umum harus disesuaikan dengan kebutuhan dari masing-masing perusahaan atau bisnis. Pada kolom tanggal, ada yang menulis tanggalnya tanpa bulan dan tahun. Ada juga yang menulis nomor referensi dengan menggunakan nomor dan huruf saja. Gaya penulisan jurnal umum bisa disesuaikan dengan keperluan masing-masing perusahaan.
Gunakan Jurnal Umum untuk Meningkatkan Kinerja Bisnis
Jurnal umum memang memiliki peran yang penting dalam mencatat kegiatan transaksi yang dilakukan. Selain memberikan informasi transaksi, jurnal umum juga bisa membantu kamu untuk menganalisa keuangan bisnismu.
Ajaib merupakan aplikasi investasi reksa dana online yang telah mendapat izin dari OJK, dan didukung oleh SoftBank. Investasi reksa dana bisa memiliki tingkat pengembalian hingga berkali-kali lipat dibanding dengan tabungan bank, dan merupakan instrumen investasi yang tepat bagi pemula. Bebas setor-tarik kapan saja, Ajaib memungkinkan penggunanya untuk berinvestasi sesuai dengan tujuan finansial mereka. Download Ajaib sekarang.
