Ajaib.co.id – Kondisi keuangan suatu perusahaan atau pelaku usaha sangat penting untuk diketahui. Hal ini karena buku kas digunakan untuk mengetahui perkembangan keuangan yang perusahaan atau pelaku usaha miliki. Melalui buku kas, manajemen perusahaan atau pelaku usaha dapat menentukan keputusan penting ke depannya.
Pada hakikatnya, penulisan buku kas atau cash book relatif sederhana. Meski sederhana, buku kas krusial dalam pengelolaan laporan keuangan. Lebih spesifik, buku kas memiliki berbagai manfaat seperti di bawah ini.
Menganalisis Sumber Penghasilan Usaha
Perusahaan atau pelaku usaha bisa menganalisis sumber-sumber penerimaan atau uang masuk. Bila tidak ada catatan buku kas, perusahaan atau pelaku usaha hanya mengandalkan asumsi dari mana sumber penghasilan usahanya.
Seorang pelaku usaha yang belum memiliki cash book, misalnya, berasumsi omzet usahanya naik minggu lalu karena uang yang masuk kepadanya bertambah. Padahal, yang sebenarnya terjadi ialah uang masuk tersebut berasal dari penjualan peralatan yang tak terpakai.
Memonitor Ke Mana Uang Mengalir
Selain uang masuk, perusahaan atau pelaku usaha juga bisa mengetahui ke mana aliran uang yang keluar melalui buku kas. Hal ini juga berarti dapat menghindarkan perusahaan atau pelaku usaha dari pengulangan pembayaran, kelebihan bayar, bahkan tindak korupsi di lingkungan internalnya.
Mengetahui Perkembangan Usaha
Perkembangan usaha secara garis besar juga bisa diketahui melalui buku kas. Seorang pelaku usaha, misalnya, mendapati di catatan cash book bahwa pendapatannya menurun dua bulan lalu. Namun, sebulan berikutnya meroket.
Ternyata, pada bulan lalu tercatat pembayaran utang dari distributor pelaku usaha tersebut. Dengan begitu, ia bisa menilai apakah bulan lalu usahanya benar-benar berkembang, stagnan, atau justru mengalami kemunduran.
Pengambilan Keputusan Usaha yang Lebih Baik
Buku kas dapat menjadi sumber informasi keuangan yang pertama. Keputusan usaha yang baik diambil berdasarkan data akurat dan valid yang tertera pada buku kas.
Analisis dan kajian mendalam dari data tersebut dapat menjadi materi dalam pengambilan keputusan ke depan. Selain itu, manajemen perusahaan atau pelaku usaha juga bisa mempelajari kekurangan yang dilakukan sehingga berpengaruh terhadap kondisi keuangan usaha.
Dengan begitu, manajemen perusahaan atau pelaku usaha dapat menyusun rencana perbaikan di masa mendatang.
Meningkatkan Citra
Dalam menjalankan kegiatan operasional atau mengembangkan usahanya, perusahaan atau pelaku usaha dapat menerima pembiayaan atau pinjaman dari lembaga keuangan bank maupun non bank.
Biasanya, Lembaga keuangan seperti ini meminta catatan keuangan usaha sebagai salah satu syarat pinjaman. Dengan menyelenggarakan pencatatan keuangan yang baik, minimal cash book, citra perusahaan atau pelaku usaha bertambah di mata para pemberi kredit.
Tak hanya itu, untuk kepentingan perpajakan, cash book adalah salah satu dokumen pertanggungjawaban penghitungan pajak. Tanpa cash book atau catatan keuangan, bisa saja pihak pajak mengenakan tagihan pajak yang keliru dan merugikan usaha perusahaan atau pelaku usaha.
Sederhana dan Mudah
Penulisan cash book tidak harus dilakukan oleh akuntan atau orang yang ahli di bidang keuangan. Terminologi yang terdapat pada cash book mayoritas masih dapat dipahami oleh orang awam. Alih-alih keahlian khusus, kedisiplinan lebih diperlukan dalam penulisan cash book.
Cara Menulis Buku Kas
Setiap perusahaan atau pelaku usaha dapat menulis cash book dengan berbagai cara. Namun, umumnya dikenal tiga cara umum dalam menulis cash book, yakni:
Folio satu Halaman
Folio satu halaman biasanya adalah cara menulis cash book oleh perusahaan-perusahaan kecil karena praktis. Keterangan pemasukan dan pengeluaran pada folio satu halaman berada di halaman yang sama.
Selain praktis, cara folio satu halaman juga memudahkan serta tidak memakan waktu bagi pembaca. Meski hanya satu halaman, penulisan cash book dengan cara ini harus memuat:
- Kolom pertama berisi tanggal
- Kolom kedua mencantumkan keterangan masuk-keluarnya arus dana kas
- Kolom ketiga berisi nomor urut bukti kas, baik pemasukan maupun pengeluaran
- Kolom keempat adalah jumlah saldo kas yang ada
- Kolom kelima berisi jumlah pengeluaran dana kas
Folio dwi halaman (scontro)
Buku kas dwi halaman terdiri dari dua muka halaman. Kedua halaman tersebut berupa halaman debit dan halaman kredit. Halaman debit berisikan catatan pemasukan atau penambahan uang kas serta sumber uangnya. Halaman debit disusun dalam empat kolom, yaitu.
- Kolom pertama adalah tanggal uang masuk
- Kolom kedua ialah keterangan singkat tentang pemasukan tersebut
- Kolom ketiga berisikan nomor urut bukti uang masuk sehingga terjadi penambahan kas
- Kolom keempat merupakan jumlah uang masuk
Sementara itu, halaman kredit berisikan catatan pengeluaran uang. Sama seperti halaman debit, halaman kredit juga memiliki empat kolom, yaitu
- Kolom pertama berisi tanggal
- Kolom kedua memuat keterangan pengeluaran, termasuk tujuan dan ke mana dana pengeluaran itu ditujukan
- Kolom ketiga merupakan nomor urut pengeluaran dana
- Kolom keempat berisi jumlah pengeluaran uang
Tabelaris
Cara ketiga menulis cash book adalah tabelaris. Tabelaris terdiri dari lajur-lajur atau golongan-golongan yang berisi keperluan perusahaan. Tak berbeda jauh dengan penulisan cash book secara folio, halaman kiri tabelaris merupakan debit serta yang kanan adalah kredit.
Meski memiliki sejumlah manfaat, masih cukup banyak kalangan pelaku usaha yang mengabaikan penggunaan buku kas sebagai bagian manajemen keuangannya. Mereka menilai pencatatan cash book merepotkan, terlalu birokratis, atau hanya menjadi beban pekerjaan yang tidak perlu.
Padahal, kini pencatatan cash book tak mesti dilakukan di atas halaman-halaman pada buku khusus. Keberadaan perangkat lunak (software) komputer, seperti Microsoft Excel, makin memudahkan pengguna mencatat cash book secara manual. Selain software, sejumlah aplikasi berbasis Android maupun IoS juga menawarkan pencatatan buku kas secara digital.
Sumber: Manfaat Buku Kas Bagi UKM, Ini Contoh Buku Kas Umum yang Biasa Digunakan!, Buku Kas: Memahami Pengertian, Jenis & Cara Membuatnya, dan Apa Itu Buku Kas?, dengan perubahan seperlunya.
