Dalam bekerja, kita pasti pernh membutuhkan informasi atau data dari pihak atau lembaga tertentu. Untuk bisa memperoleh izin terhadap akses informasi tersebut, biasanya kita perlu membuat dan mengirimkan surat resmi yang biasa dinamakan dengan inquiry letter atau Surat Permintaan Informasi.
Secara umum, inquiry letter merupakan bentuk komunikasi tertulis yang dibuat dengan tujuan meminta informasi dari penerima. Surat ini dapat disampaikan dalam format surat bisnis resmi atau melalui surel. Sebelum mengirimkan surat permintaan, kita perlu memastikan bahwa informasi yang diminta tidak dapat ditemukan melalui sumber lain seperti situs web perusahaan.
Jenis-Jenis Inquiry Letter
Jenis-jenis inquiry letter atau surat permintaan informasi dapat dikelompokkan menjadi tiga kategori utama:
A. Permintaan Status: Biasanya dikirim untuk meminta referensi atau rekomendasi dari pihak terkait.
B. Permintaan Rutin: Surat ini dikirim kepada individu atau perusahaan dengan tujuan mengumpulkan informasi tertentu yang dibutuhkan.
C. Permintaan Terkait Penjualan: Diperuntukkan kepada perusahaan atau individu dengan maksud mendapatkan informasi mengenai produk atau layanan, mungkin sebagai langkah awal dalam pengumpulan data untuk keperluan laporan atau evaluasi.
Dengan begitu, inquiry letter tidak hanya untuk pengumpulan informasi saja. Dalam konteks bisnis, surat ini sering kali menjadi langkah pertama untuk membangun kerja sama dengan pihak lain, seperti mitra bisnis atau pemasok.
Tidak hanya sebagai alat untuk memperoleh data, surat ini juga berguna dalam klarifikasi atau konfirmasi informasi. Kadang kala, informasi yang tersedia mungkin belum sepenuhnya jelas atau memerlukan penjelasan lebih lanjut, dan di sinilah peran inquiry letter.
Selain itu, surat ini dapat digunakan sebagai sarana untuk menyampaikan minat terhadap suatu produk atau layanan tertentu. Dengan cara ini, inquiry letter tidak hanya menjadi alat pasif untuk meminta informasi, tetapi juga menjadi saluran komunikasi proaktif untuk mengekspresikan ketertarikan dan memulai pembicaraan lebih lanjut.
Komponen Inquiry Letter
1. Pendahuluan
- Perkenalkan diri dan asal kamu.
- Sampaikan tujuan surat.
- Sertakan pujian halus, jika sesuai, terutama jika tujuan bukan terkait penjualan.
2. Tubuh Surat
- Jelaskan dengan jelas permintaan kamu.
- Misalnya, dalam permintaan penjualan, sertakan detail produk seperti dimensi, kualitas, harga, ketersediaan, dan informasi relevan lainnya.
- Jika permintaan informasi, batasi pertanyaan menjadi tidak lebih dari lima.
3. Kesimpulan
- Ucapkan terima kasih atas waktu dan pertimbangan.
- Sertakan izin untuk mengutip informasi (jika berlaku).
- Cantumkan informasi kontak kamu untuk respons lebih lanjut.
Contoh Inquiry Letter
Berikut adalah contoh Inquiry Letter sebagai salah satu referensi:
Haris Susanto
Kepala Divisi Penjualan
PT Berkah Sejahtera
Jalan Nasional 1, No 2
Jakarta Barat
22 Februari 2024
—
Sandra Wijaya
Kepala Divisi Penjualan
PT Nusantara 1
Jalan Perjuangan 1, No 1
Jakarta
Dear Ibu Sandra Wijaya
Subjek: Permintaan Informasi Mengenai Produk dan Layanan Anda
Saya harap surat ini menemui Anda dalam keadaan baik. Nama saya adalah Haris Susanto dan saya menghubungi Anda atas nama Kepala Divisi Penjualan, PT Nusantara 1.
Perusahaan kami sedang dalam proses mengevaluasi calon pemasok untuk produk kain tekstil organik, dan kami tertarik untuk mengumpulkan informasi lebih lanjut tentang apa yang perusahaan Anda tawarkan dalam hal ini.
Kami telah mendengar hal-hal yang memuji reputasi perusahaan Anda terkait kualitas dan inovasi atas produk tersebut, dan kami percaya bahwa produk/layanan Anda mungkin sejalan dengan kebutuhan kami.
Untuk memfasilitasi proses pengambilan keputusan kami, kami dengan hormat meminta informasi mengenai hal berikut:
1. Spesifikasi Produk/Layanan: Rincian mengenai spesifikasi, fitur, dan opsi yang tersedia.
2. Struktur Harga: Informasi mengenai model harga Anda, termasuk diskon atau harga khusus untuk pembelian besar.
3. Syarat Layanan: Rincian relevan mengenai syarat layanan, waktu pengiriman, dan dukungan purna jual.
Jika memungkinkan, mohon berikan katalog produk atau brosur lengkap bersama dengan informasi harga yang diperlukan. Selain itu, kami akan menghargai wawasan apa pun mengenai pendekatan perusahaan Anda terhadap keberlanjutan dan layanan pelanggan.
Respons cepat Anda akan sangat dihargai, karena ini akan berdampak signifikan pada proses pengambilan keputusan kami. Kami bertujuan untuk menyelesaikan pemilihan pemasok kami pada timeline yang diinginkan.
Terima kasih atas waktu dan perhatiannya. Kami berharap untuk dapat menjalin kemitraan yang saling menguntungkan dengan perusahaan Anda.
Jika Anda memiliki pertanyaan atau memerlukan klarifikasi lebih lanjut, jangan ragu untuk menghubungi saya di Harissusanto@gmail.com atau 088123456789
Hormat Kami,
Haris Susanto
Kepala Divisi Penjualan
PT Berkah Sejahtera
Jalan Nasional 1, No 2
Sebagai penutup, Inquiry Letter tidak hanya sekadar alat untuk memperoleh informasi, tetapi juga sebagai wahana membangun hubungan positif dengan pihak yang dituju. Dengan merangkai kata-kata penutup yang sopan dan ramah, surat ini bisa menciptakan kesan baik dan meningkatkan peluang mendapatkan respons yang diharapkan.
Kesigapan untuk bekerja sama, ekspresi terima kasih, dan penyertakan informasi kontak adalah elemen-elemen penting dalam penutup Inquiry Letter. Dengan demikian, komunikasi yang efektif dan hubungan bisnis yang potensial dapat terus tumbuh dan berkembang.
Mulai Investasi di Ajaib Sekuritas Sekarang!
Masa depan kamu tentu akan menjadi lebih terjamin dan aman secara finansial bila kamu berinvestasi bukan? Ajaib Sekuritas hadir untuk memberikan pengalaman investasi yang lebih aman dan tepercaya. Mulai perjalanan investasimu bersama Ajaib Sekuritas sekarang, karena proses pendaftarannya yang mudah dan 100% online, tanpa memerlukan modal yang besar.
Berbagai layanan dan indeks saham juga tersedia dalam rangka mendukung investasimu agar semakin maksimal! Mulai dari saham, reksa dana, margin trading, day trading, dan layanan bagi nasabah premium, Ajaib Prime, bisa kamu temukan di aplikasi Ajaib Sekuritas.
Jadi, tunggu apalagi? Yuk, download aplikasi Ajaib Sekuritas sekarang!
