Ajaib.co.id – Untuk menunjukkan bukti sah dari kegiatan jual maupun beli, maka dibuatlah sebuah berkas berupa nota. Nota debet adalah salah satu tanda bukti sah dari transaksi jual beli antara penjual dan pembeli yang juga bisa digunakan ketika terjadi ketidaksesuaian barang yang diterima.
Hal ini juga berlaku bagi kamu yang menjalankan bisnis karena nota debet nantinya akan masuk ke dalam laporan keuangan. Nota ini membuktikan adanya transaksi yang dilakukan oleh perusahaan. Oleh karena itu, nota ini nantinya harus disimpan dengan baik yang bisa satu waktu dibutuhkan.
Lalu, seberapa penting keberadaan nota debet dalam transaksi jual beli dan apa bedanya dengan nota kredit? Nah, daripada bingung, yuk simak penjelasan lengkapnya berikut ini.
Pengertian Nota Debet
Pada dasarnya, nota debet adalah dokumen yang ditujukan sebagai bukti dari transaksi pengurangan utang melalui proses jual beli. Di mana, nota ini umumnya digunakan pelanggan saat terjadi ketidaksesuaian maupun kerusakan pada barang yang diterima. Sederhananya, jika kamu membeli barang, maka akan mendapatkan nota jenis ini sebagai tanda bukti transaksi.
Nota akan diserahkan langsung ketika berhasil membeli barang atau secara online, atau akan dikirimkan bersamaan dengan barang. Selain itu, lembaran nota ini akan memiliki dua salinan dengan satu lembar asli diberikan ke penjual dan satu lembar salinannya akan diberikan ke pembeli sebagai bukti catatan ketika ingin mengajukan klaim tertentu.
Fungsi dari Nota Debet
Jika dibahas lebih mendalam, nota ini sendiri tidak hanya sebagai dokumen bukti sah transaksi saja, namun ada fungsi lain saat digunakan. Sejumlah fungsi nota debet seperti berikut:
1. Pengurangan Utang
Pengurangan utang adalah fungsi utama melalui permintaan dari pengurangan jumlah utang ke pihak penjual mengenai barang yang dibeli. Dengan begitu, tagihan dari utang pembeli akan menjadi lebih sedikit dari jumlah kesepakatan sebelumnya.
Akan tetapi, hal ini hanya dilakukan saat barang yang dibeli dengan piutang sehingga penjual wajib untuk mengembalikannya dan terjadilah pengurangan utang.
2. Koreksi untuk Harga Barang
Nota debet adalah dokumen yang juga berfungsi untuk melakukan koreksi atas harga. Misalnya saja, ketika terjadi sesuatu pada pasar yang membuat barang tidak laku maupun hal-hal lain, maka perlu adanya koreksi.
Hal ini bertujuan agar transaksi antara pembeli dan penjual terasa lebih transparan yang sama-sama diuntungkan.
3. Koreksi untuk Jumlah Barang
Melakukan koreksi jumlah barang yang sudah disetujui antara penjual dan pembeli bisa dilakukan dengan adanya nota debet. Seperti contoh ketika ada kekurangan jumlah produk kiriman, nota ini akan menjadi acuan untuk menyatakan penagihan. Di mana, nota debet adalah bukti yang bisa ditunjukkan oleh pembeli dan menuntut kesesuaian barang.
4. Bukti Stock Opname
Selain itu, juga bisa berfungsi sebagai bukti stock opname yang menjadi aktivitas memeriksa maupun melakukan perhitungan persediaan dari stok produk sebelum dijual. Di mana, pihak penjual bisa mengetahui barang masa yang memang memiliki masalah.
Komponen-Komponen di Dalam Nota Debet
Nota debet adalah tanda bukti yang sah jika berisi sejumlah komponen utama di dalamnya. Di mana, nota debet pembuatannya akan disesuaikan dengan pihak penjual yang mengeluarkannya.
Akan tetapi, jika mengacu pada umum ada sejumlah komponen yang sering kali digunakan dalam nota ini. Adapun rincian dari komponen-komponen yang dimaksud, di antaranya:
- Nama PKP pelanggan atau pembeli.
- Nama PKP pemilik usaha atau penjual.
- Nomor nota kredit.
- Keterangan mengenai jenis produk yang didebet.
- Keterangan harga produk per item.
- Keterangan mengenai jumlah produk yang didebet.
- Keterangan jumlah harga produk yang didebet.
- Tanggal dari pembuatan nota.
- Nama dan tanda tangan pelanggan atau pembeli.
Perbedaan Nota Debet dan Nota Kredit
Jika ada istilah debet, maka juga ada istilah kredit yang juga diterapkan dalam nota. Di mana, nota debet dan nota kredit sendiri memiliki pengertian serta fungsi yang berbeda. Selain itu, sistem penggunaannya menjadi salah satu perbedaan utama dari kedua nota tersebut.
Note debet adalah bukti dokumen yang dikirim oleh pihak pembeli sebagai pernyataan dari pengurangan utang pemilik usaha, lalu nota akan diberikan bersamaan dengan pembelian karena adanya ketidaksesuaian.
Sedangkan untuk nota kredit memiliki sebaliknya yaitu bukti berupa dokumen yang dikirimkan oleh pihak penjual atau pemilik usaha sebagai pernyataan dari penerimaan kembali barang oleh pembeli. Di mana, nota kredit berisi pengurangan harga piutang dikarenakan adanya kerusakan pada barang dagangan yang dimaksud.
Oleh karena itu, di antara kedua jenis nota ini memiliki perbedaan dari sisi penggunaannya.
Bagaimana Cara Membuat Nota Debet
Seperti yang sebelumnya disebutkan bahwa nota debet mengacu pada pihak penjual yang mengeluarkannya, namun harus ada sejumlah komponen utama di dalamnya seperti tanggal, nama penjual, dan nomor nota. Adapun langkah-langkah yang harus dilakukan untuk membuatnya antara lain:
- Kepada Yth yang diisi dengan alamat pemilik usaha maupun penjual dituju.
- Tanggal yang diisi tanggal nota debet dibuat.
- Nomor nota yang diisi sesuai dengan nomor urut nota.
- Tanggal dokumen yang diisi dengan tanggal transaksi pembelian barang dilakukan.
- No Dokumen yang diisi dengan nomor dokumen produk terkait.
- No yang diisi dengan nomor urut dari pengembalian barang.
- Keterangan yang diisi dengan nama produk dan penjelasan lainnya.
- Total yang diisi dengan jumlah harga produk akan dikembalikan.
- Jumlah yang diisi dengan total harga produk.
Berdasarkan pengertian dan fungsi dari nota debet sendiri, dapat diketahui bahwa nota adalah hal penting untuk disimpan ketika membeli barang karena sebagai bukti transaksi bagi pembeli maupun pembukuan keuangan bagi penjual. Jika tidak ada pencatatan yang jelas seperti ini, maka akan sangat sulit dalam mendapatkan detail harga maupun bukti pembayaran secara valid.
Ditambah dengan nota debet adalah dokumen yang memiliki banyak fungsi lainnya untuk kebutuhan transaksi penjualan. Nota debet bagi kamu sebagai pembeli juga bisa dijadikan acuan dalam mengatur keuangan. Di mana, kamu bisa mencatatkan nota ini ke dalam pengeluaran setiap bulannya. Dengan begitu, kamu dapat melakukan penghematan karena sudah membeli barang tertentu.
Selain itu, hasil penghematan bisa kamu alokasikan untuk berinvestasi di sejumlah instrumen salah satunya adalah saham. Apalagi kamu bisa berinvestasi saham secara online melalui smartphone dengan menggunakan aplikasi Ajaib Sekuritas.
Media investasi online yang satu ini bisa membantu kamu berinvestasi di instrumen saham secara aman dan mudah. Di mana, pembuatan rekening saham dilakukan secara online melalui aplikasinya. Oleh karena itu, yuk mulai investasi saham pertamamu dengan download aplikasi Ajaib Sekuritas di smartphone untuk hasilkan keuntungan sekarang.
