Ajaib.co.id – Kamu mungkin pernah mendengar istilah invoice dalam keseharian kamu sebagai pekerja. Lalu secara sekilas, kamu mengerti bahwa invoice adalah penagihan. Lalu apa sebenarnya arti invoice? Invoice adalah sebuah dokumen penagihan yang berisi detail produk. Bisa dimaknai juga bahwa sebagai sebuah faktur yang berasal dari perusahaan dagang ataupun jasa sebagai bukti penagihan resmi dalam jejaring bisnis.
Dari penjelasan di atas, dapat disimpulkan juga bahwa invoice adalah penagihan yang berisikan detail produk / barang yang dibeli, harga per item, total produk yang dibelidan nominal total harga yang perlu dibayarkan.
Invoice umumnya memiliki tiga rangkap, dimana lembar pertama diberikan kepada pembeli jika sudah membayar dan melunasi tagihan. Lembar kedua akan menjadi arsip bagian penjualan dan lembar ketiga untuk laporan bagian keuangan perusahaan.
Pengertian Invoice Menurut Ahli
Nah, beberapa ahli juga memiliki pandangannya masing-masing dalam mengartikan invoice. Simak ulasan berikut:
1. Sugeng Hariyanto
Menurut Sugeng Hariyanto, invoice adalah sebuah catatan yang menunjukkan barang-barang yang dikirim kepada pembeli beserta dengan rincian harga masing-masing barang tersebut. Catatan dibuat oleh penjual dan dikirim kepada pembeli untuk dimintai pembayaran atau hanya sebagai informasi tagihan pembayaran dengan sistematika kredit.
2. Andrian Sutedi
Menurut Andrian Sutedi, invoice adalah sebuah bentuk faktur yang cukup penting dalam jual beli karena melalui data yang dijabarkan dapat diketahui berapa nilai yang akan ditarik dan seluruh biaya yang dibebankan kepada pembeli.
3. Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI)
Menurut KBBI, invoice adalah sebuah daftar barang kiriman dilengkapi catatan berupa nama barang, jumlah barang, harga barang dan total yang dikeluarkan oleh penjual dan wajib dilunasi oleh pembeli.
Dari beberapa pengertian di atas, invoice sering kali digunakan sebagai alat tagihan antara penjual kepada pembeli. Di mana, tenggat waktu yang dibutuhkan untuk melakukan pembayaran yang tertera dalam invoice akan disesuaikan dengan kesepakatan pada purchase order.
Beda Invoice dengan Kuitansi & Nota
Banyak orang yang seringkali menyamakan invoice dengan kuitansi maupun nota. Padahal ketiganya merupakan hal yang berbeda. Di mana, invoice adalah dokumen transaksi yang berisi perhitungan penjualan dengan pembayaran di kemudian hari yang dikirimkan penjual kepada pembeli. Umumnya, pembeli sudah bisa menerima invoice setelah pemesanan.
Sedangkan, kuitansi merupakan tanda bukti yang diserahkan penjual kepada pembeli setelah pembayaran dilakukan dan dibubuhi tanda tangan penerima uang. Sehingga, kuitansi akan diberikan setelah adanya penyerahan sejumlah uang. Sementara nota hampir sama dengan kuitansi. Ketika harga barang yang ditulis di invoice adalah dikenakan pajak, tidak demikian halnya dengan nota.
Cara Pembuatan Invoice
Umumnya, pembuatan invoice dilakukan sebanyak tiga rangkap, pertama untuk pembeli, yang kedua disimpan oleh penjual sebagai lampiran penagihan, dan yang ketiga disimpan di dalam buku faktur. Tidak ada format baku dalam pembuatan invoice, namun ada beberapa komponen yang harus dicantumkan di dalam sebuah invoice. Apa saja itu?
a. Nama pelanggan sebagai tujuan penagihan
b. Identitas penjual
c. Nomor invoice
d. Daftar barang yang dibeli, termasuk nama dan jumlah harga yang harus dibayar, serta pajaknya.
f. Diskon dan biaya pengiriman (bila ada)
g. Sistem pembayaran. Apabila pembayaran dilakukan secara transfer rekening bank, sebagai penjual kamu perlu mencantumkan nomor rekening perusahaan.
h. Nomor NPWP untuk kebutuhan perpajakan.
i. Tanggal pengiriman barang.
Bagi sebagian orang, invoice sama dengan kuitansi. Padahal, keduanya memiliki fungsi yang berbeda. Di mana, invoice merupakan dokumen transaksi yang berisi perhitungan penjualan dengan pembayaran di kemudian hari . Sedangkan kuitansi merupakan tanda bukti yang diserahkan penjual kepada pembeli setelah pembayaran dilakukan dan dibubuhi tanda tangan penerima uang.
Fungsi Invoice
Ada beberapa fungsi invoice yang bisa kamu terima. Apa saja itu? Simak selengkapnya di bawah ini.
a. Bentuk rincian informasi mengenai barang atau jasa yang dibeli.
b. Informasi besaran tagihan atau jangka waktu pembayaran yang harus dilakukan.
c. Sebagai legal sebuah barang atau jasa yang akan dijual lagi.
d. Untuk membukukan transaksi dalam jurnal keuangan.
e. Dalam kasus tertentu invoice bisa digunakan sebagai rujukan yang bersifat legal untuk kebutuhan faktur pajak.
f. Sebagai bukti bila mana terdapat terjadi kesalahan dalam pengiriman permintaan barang atau perhitungan total penagihan.
Jenis-Jenis Invoice
1. Invoice Biasa
Invooice biasa adalah jenis invoice sangat sering dan umum untuk digunakan saat melakukan transaksi sederhana. Isi invoice juga standar yang terdiri dari rincian item produk, jumlah, hartga masing-masing produk dan total harganya.
2. Invoice Proforma
Penagihan jenis ini adalah invoice yang bersifat sementara untuk pembeli sebelum penjual mengirim semua pesanan. Invoice ini diberikan sebagai pengganti jika barang dikirimkan secara bertahap. Namun jika seluruh barang sudah diterima, penjual selanjutnya mengirimkan invoice biasa sebagai ganti invoice performa.
3. Invoice Konsuler
Invoice konsuler merupakan invoice khusus yang digunakan untuk tagihan bersifat internasional. Misalkan saja kegiatan ekspor-impor yang mewajibkan pengesahan dan persetujuan dari wakil negara yang mengimpor atau disebut dengan atase perdagangan, perusahaan konsuler atau kedutaan besar negara pengimpor yang bertugas di negara pengekspor.
Pentingnya Invoice untuk Bisnis
Dengan adanya invoice, perusahaan bisa lebih mudah menghitung transaksi penjualan yang terjadi sekaligus bisa menjadi bukti seluruh transaksi pada pembukuan.
Invoice juga bisa digunakan sebagai kuitansi bagi pembeli dan sebagai dokumen akutansi sebuah perusahaan. Untuk lebih jelasnya, di bawah ini adalah beberapa manfaat invoice bagi bisnis.
1. Sebagai bukti pembayaran
Bagi pelanggan, invoice bisa menjadi bukti pembayaran ketika membeli barang atau produk di suatu perusahaan. Bukti pembayaran inilah yang akan digunakan sebagai dokumen instruksional yang membantu pembayaran atas pembelian barang atau penggunaan jasa yang telah dilakukan sebelumnya.
Invoice ini dibuat karena adanya tagihan atau pembayaran yang cukup besar sehingga dibutuhka bukti pembayarannya. Jika sewaktu-waktu terjadi hal yang tidak diinginkan, invoice inilah yang akan menjadi buktinya.
2. Sebagai dokumen perusahaan
Bagi perusahaan, invoice juga bisa mempermudah pembukuan akutansi juga sebagai bukti dokumen dari penjualan barang atau jasa. Perusahaan yang bagus dan kredibel tentu akan selalu menyimpan bukti arsip keuangan yang rinci sehingga jika suatu saat dibutuhkan akan ditemukan dengan mudah. Selain sebagai arsip, dokumen ini juga mempermudah dalam pembuatan laporan keuangan.
3. Sebagai bukti untuk laporan pajak
Setiap perusahaan pasti akan membayar pajak setiap tahunnya. Nah, dengan invoice ini juga bisa digunakan sebagai bukti laporan pajak.
4. Sebagai bukti jika terjadi kesalahan
Invoice juga bermanfaat ketika terjadi kesalahan dalam pembayaran atau pengiriman. Misalnya saja saat pengiriman barang tidak sampai tujuan, invoice ini berguna untuk mengecek barang pengiriman dan jumlah tagihan yang di berikan.
Tips Membuat Invoice Profesional
Agar bukti transaksi atau invoice yang dibuat lebih efektif, yuk simak beberapa tips membuat invoice profesional di bawah ini.
- Profesional
Bukti transaksi yang dibuat harus terlihat profesional. Pastikan kamu mencantumkan nama perusahaan yang jelas, nomor bukti transaksi, serta tanggal transaksinya. - Informatif dan faktual
Invoice adalah bukti transaksi yang harus informatif dan faktual. Pastikan seluruh data transaksi sudah tercantum dan sesuai fakta yang ada. - Aktual/Tepat waktu
Bukti transaksi yang dibuat juga harus tepat waktu. Misalnya, ketika transaksi terjadi pada tanggal 1 Januari 2021, maka buktinya harus tersedia pada hari itu juga. Hal ini penting agar tidak ada yang terlupa dan semuanya terekam.
Tips Invoice Berjalan Lancar
Ketika kamu menjalankan bisnis dan melakukan penagihan yang sering tertunda, ini akan berakibat bisnis yang merugi bahkan bangkrut. Di bawah ini Ajaib akan memberikan tips yang bisa kamu lakukan untuk membantu kelancaran pembayaran invoice.
1. Reward & Punishment
Ini bisa kamu terapkan ke pelanggan untuk mendapatkan pembayaran yang lancar. Misalnya, pada saar transaksi tulislah dalam faktur atau bisa disampaikan secara langsung, bahwa perusahaan akan memberikan reward ketika pelanggan membayar tagihan tepat waktu atau lebih cepat dari waktu yang disepakati. Namun, ketika pelanggan tidak membayar tagihan tepat waktunya, kamu bisa memberikan pelanggan Punishment seperti denda atau bunga yang besar.
2. Siapkan Alternatif Pembayaran
Biasanya salah satu alasan pelanggan telat membayar adalah tidak adanya metode pembayaran yang sesuai. Misalnya, pelanggan A suka membayar transfer, namun perusahaan hanya menerima cash. Maka, kamu harus bisa menyiapkan berbagai metode pembayaran agar mudah dijangkau oleh pelanggan.
3. Kirimkan Invoice Sebelum Jatuh Tempo
Untuk memberikan waktu bagi pelanggan mengatur pembayaran, kamu bisa mengirim invoice paling lambat 1 minggu atau 2 minggu sebelum jatuh tempo. Perhatikan juga waktu pengiriman, jika memakan waktu lebih dari 1 hari, pastikan invoice sampai di pelanggan tepat 1 minggu sebelum waktu pembayaran. Ini bisa menjadi salah satu cara mengingatkan pelanggan untuk melunasi utang mereka.
4. Format yang Jelas
Ketika kamu membuat invoice, pastikan invoice tersebut berisi informasi yang jelas, baik itu barang yang dipesan maupun tenggat waktu yang sudah disepakati. Bisa jadi keterlambatan pembayaran yang dilakukan pelanggan karena detail invoice perusahaan membingungkan pelanggan.
Jadi, pastikan invoice yang kamu berikan harus detail, simpel dan mudah di baca. Kamu bisa memberikan format bold pada tanggal jatuh tempo, sebagai pertanda kolom yang harus diperhatikan lebih.
5. Minta DP ke Pelanggan
Dalam setiap transaksi, mintalah down payment atau uang muka kepada pelanggan kamu. Tentukan berapa persen uang muka yang harus dibayarkan dari total jumlah barang yang mereka pesan.
Dengan meminta DP, maka bisa membantu perputaran barang yang dijual dan juga membantu perputaran kas perusahaan. Untuk pembayaran berikutnya, kamu bisa coba menggunakan sistem cicilan. Misalnya pembayaran uang muka 30% dari jumlah, pembayaran ke 2 sebesar 30% di minggu ke 2, dan sisanya 40% di minggu ke 4. Sistem ini juga membantu pelanggan agar tidak merasa mengeluarkan uang sekaligus dalam jumlah besar.
Itulah beberapa penjelasan tentang invoice yang perlu kamu ketahui. Dengan mengetahui fungsinya dengan benar, kamu bisa lebih mudah menjalankan bisnis dan melakukan penagihan dengan lebih mudah.
