Ajaib.co.id – Tak hanya bagi perusahaan, pencatatan transaksi keuangan juga penting bagi individu yang menjalankan usaha. Transaksi keuangan yang tercatat diperlukan untuk dimasukkan ke laporan keuangan, termasuk bukti transaksi. Bukti transaksi terdiri dari berbagai macam. Bukti apa sajakah yang berlaku?
Transaksi adalah suatu kegiatan yang dilakukan oleh individu yang menimbulkan perubahan terhadap harta atau keuangan dalam lingkup perusahaan, organisasi, atau individu itu sendiri. Dalam transaksi, terdapat sebuah administrasi transaksi.
Dalam konteks ini, administrasi bermakna suatu kegiatan yang bertujuan mencatat perubahan keuangan. Pencatatan tersebut harus dilakukan secara teliti serta menggunakan suatu metode tertentu. Sebagai pendukung pencatatan itu, diperlukan bukti transaksi.
bukti transaksi merupakan komponen penting yang harus dimiliki setiap pelaku bisnis. Dokumen-dokumen ini ada berbagai bentuk, manual maupun elektronik.
Sebagian perusahaan atau pelaku bisnis mulai memanfaatkan biaya, yaitu berupa software atau platform berbasis digital untuk keperluan pencatatan transaksi. Penggunaan software atau platform tersebut mampu menjaga kerapian dan keamanan data hingga hitungan tahun.
Bukti transaksi digunakan untuk mendata seluruh transaksi yang terjadi. Data ini dapat disimpan oleh perusahaan atau individu sebagai salah satu materi penyusunan laporan keuangan.
Di bawah ini adalah beberapa manfaat bukti transaksi:
- Mengetahui bagian atau pihak mana yang bertanggung jawab terhadap terjadinya suatu transaksi keuangan
- Mengetahui nominal suatu transaksi keuangan
- Sebagai dasar pencatatan akuntansi
- Meminimalisir kesalahan pencatatan laporan keuangan
- Menghindari duplikasi pada suatu transaksi keuangan
- Membantu proses audit yang dilakukan di dalam perusahaan atau organisasi
Terdapat berbagai macam bukti transaksi yang saat ini masih berlaku dan digunakan oleh perusahaan maupun individu. Namun, sebelum membahas satu per satu, mari kenali jenis transaksi terlebih dahulu. Jenis bukti transaksi terbagi menjadi dua apabila dibedakan berdasarkan sumbernya, di antaranya:
Bukti Internal
Bukti internal dibuat oleh perusahaan atau organisasi. Bukti transaksi ini hanya diperuntukkan keperluan internal perusahaan atau organisasi tersebut. Jenis bukti transaksi transaksi internal antara lain:
- Bukti kas masuk, yakni bukti bahwa perusahaan atau organisasi telah menerima sejumlah uang. Bukti kas masuk nantinya bisa berguna dalam proses penyusunan jurnal kas masuk atau jurnal penerimaan kas.
- Bukti kas keluar, yakni bukti bahwa perusahaan atau organisasi telah mengeluarkan sejumlah uang, misalnya untuk membayar gaji, utang dan lain-lain. Bukti kas keluar dapat berguna untuk penyusunan jurnal pengeluaran kas.
- Memorandum, yaitu bukti tertulis yang diterbitkan oleh pimpinan perusahaan atau seseorang yang diberikan wewenang dalam perusahaan. Memorandum atau memo bisa dijadikan bukti transaksi untuk peristiwa yang terjadi dalam internal perusahaan, misalnya pencatatan gaji yang masih harus dibayar pada akhir periode.
- Struk belanja, yakni bukti transaksi pembelian untuk berbagai kegiatan operasional maupun penunjangnya, misalnya struk makan di restoran oleh karyawan perusahaan yang sedang dinas di luar kota. Struk belanja ini juga bisa dijadikan bukti bagi karyawan sebagai reimbursement.
Bukti Eksternal
Bukti eksternal berkaitan dengan pihak di luar perusahaan. Jenis bukti eksternal antara lain:
- Faktur (invoice), yakni surat bukti adanya transaksi pembelian atau penjualan. Biasanya, faktur dibuat rangkap dua. Pertama asli dan kedua salinan (copy). Keberadaan faktur makin penting jika terjadi retur pembelian maupun retur penjualan. Faktur dapat dibedakan menjadi dua macam, yakni faktur penjualan dan faktur pembelian (purchase order). Baik pada faktur penjualan maupun pembelian umumnya tercantum nama dan alamat penjual; nama dan alamat pembeli; nomor faktur; tanggal pemesanan; jenis barang/jasa; kuantitas barang/jasa; keterangan barang/jasa; syarat pembayaran; dan harga barang/jasa.
- Kuitansi, yaitu bukti penerimaan uang atas pembayaran sesuatu. Kuitansi dibubuhi tanda tangan kedua belah pihak, baik pihak yang menerima uang maupun pihak yang sudah melakukan pembayaran. Biasanya, kuitansi berisikan tanggal transaksi; nama pemberi uang; tujuan pembayaran; jumlah uang; dan tanda tangan yang disertai dengan meterai bila dibutuhkan.
- Nota kontan, yakni bukti transaksi dari penjual kepada pembeli. Nota ini akan disimpan oleh penjual sebagai bukti telah terjadi penjualan secara tunai.
- Nota debit, yaitu bukti transaksi sebagai permintaan pengurangan harga kepada pihak penjual karena ada suatu barang atau jasa yang tidak sesuai dengan pesanan. Oleh sebab itu, nota debit dikeluarkan oleh pembeli.
- Nota kredit, yakni bukti pengembalian atau penerimaan kembali barang yang telah dijual. Nota kredit berguna sebagai alat persetujuan penjual terhadap permohonan pengurangan harga dari pembeli.
- Cek, yakni surat perintah dari pihak yang mempunyai rekening di bank. Bank tersebut diminta oleh pemilik rekening bank untuk membayar sejumlah uang kepada pihak yang disebutkan dalam cek.
- Bilyet giro, yaitu surat perintah dari nasabah bank kepada bank. Perintah tersebut berisikan pemindahbukuan sejumlah uang dari rekening nasabah ke rekening penerima yang namanya tercantum dalam bilyet giro. Nama penerima bisa berasal dari bank yang sama atau bank yang lain.
- Rekening koran, yakni bukti mutasi kas di bank. Rekening koran disusun oleh bank untuk para nasabahnya. Rekening koran digunakan sebagai dasar penyesuaian pencatatan antara saldo kas menurut perusahaan dan saldo kas menurut pihak bank.
- Setoran bank, yaitu catatan transaksi yang disediakan oleh pihak bank. Setoran bank bisa digunakan ketika melakukan setoran uang ke bank. Penting untuk menyimpan bukti yang satu ini dengan baik. Hal itu karena bukti setoran bank sangat dibutuhkan bila terjadi kesalahan saat akan membuat rekonsiliasi bank.
Sumber: Kenali Ragam Bukti Transaksi yang Berlaku di Indonesia dan Pentingnya Bukti Transaksi dalam Pencatatan Keuangan, dengan perubahan seperlunya.
